Todos estamos familiarizados com a criação de planos. As nossas experiências podem ser diferentes, mas o processo é essencialmente o mesmo. No entanto, quando você cria um plano, você tem certeza de que as coisas vão funcionar como você previu ou presumiu? Absolutamente não. É como dizem, até “os melhores planos podem dar errado”. Contudo, é igualmente verdade que ter um plano é infinitamente melhor do que não ter nenhum. Isso é especialmente verdade para as coisas mais importantes das nossas vidas, como as nossas carreiras, relacionamentos e assim por diante. Na verdade, o planejamento é tão essencial em todos os aspectos das nossas vidas que às vezes você precisa de ter um Plano B ou um Plano C para garantir que as coisas saiem do seu jeito.
Mas como você pode criar um plano? Quais são os elementos dum plano sólido com maiores chances de sucesso? Este é um artigo aprofundado sobre a arte do planejamento e acerca de como você pode criar planos que são tão à prova de falhas quanto possível.
Vamos lá começar com o básico.
O que é um Plano?
O Dicionário Oxford define um plano de diferentes maneiras:
Como substantivo, um “plano” pode ser um dos seguintes:
“uma proposta detalhada para fazer ou alcançar algo.”
“uma intenção ou decisão a respeito do que se pretende fazer
“um mapa ou diagrama detalhado”
Como verbo, “planejar” é definido da seguinte forma:
“decidir e organizar com antecedência
“projetar ou criar um plano de (algo que será feito ou construído)”
Usando uma combinação dessas definições, um plano pode ser resumido até à sua essência: uma decisão, sugestão ou ferramenta que permite que você passe dum lugar ou situação para outro que seja mais desejável.
Neste contexto, um plano tipicamente indica uma versão documentada formal duma série de ações, requisitos, instruções ou uma estrutura de critérios que derradeiramente leva ao resultado desejado.
Quais são os Tipos de Planejamento (Tipos de Planos)?
Num sentido mais amplo, o planejamento pode ser categorizado pelo seu escopo ou amplitude, por uma determinada janela de tempo, por especificidade ou por frequência de uso, conforme descrito no diagrama abaixo:
Este panorama amplo afirma que a criação dum plano baseia-se no propósito desse plano ou na forma como ele é executado.
Por exemplo, um plano baseado no tempo pode visar alcançar um objetivo a curto prazo, como encontrar uma rota numa mapa ou vencer uma partida de futebol. Esse mesmo plano pode ter um uso único, mas também poderia ser um plano vigente que é aplicado frequentemente. Por outro lado, um plano de longo prazo opera por um período de tempo mais longo, como um plano de aposentadoria ou um plano de crescimento pessoal de cinco anos.
Se nos aprofundarmos mais nos tipos de planos, nós podemos categorizá-los da seguinte forma:
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Objetivos - Este tipo de plano define as metas duma ação em particular ou dum conjunto de ações. Ele atua como uma planta para que a pessoa ou a equipe execute o plano e defina os objetivos principais.
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Políticas - Estas são essencialmente um conjunto de protocolos que devem ser seguidos numa organização ou por um grupo.
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Regras - Este tipo de plano inclui leis, regulamentações e outros estatutos obrigatórios que as pessoas devem seguir sempre.
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Procedimento - Esta variante envolve delinear o processo ou um conjunto de etapas que devem ser seguidas para alcançar um resultado predefinido.
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Programa - Uma sequência de eventos que geralmente são temporizados e definidos para uma data específica.
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Cronogramas - Um cronograma é um tipo de plano essencial em qualquer discussão tática. Se os objetivos principais são os componentes estratégicos, criar um cronograma é o método de os executar e de alcançar os seus objetivos. Criar uma rotina diária é um exemplo do uso de cronogramas para executar um plano.
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Orçamento - Este é um plano financeiro que define as despesas para itens-chave, incluindo itens essenciais, opcionais e contingências. Ele diz o quanto deve ser gasto e em quê.
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Previsão - Uma área crucial para a maior parte das empresas, a previsão é a ciência de prever o futuro dentro de uma margem de erro razoável. Projeções de vendas, previsão de recrutamento, planejamento de contingência, projeções de requisitos de recursos, etc., são todos exemplos de previsão.
Exemplos de Planos
Exemplo 1
O plano duma construção diz à equipe de construção como o arquiteto imaginou aquele espaço e o que ele quer como o resultado final. O plano ou planta é como essa comunicação acontece. Adicionalmente, deve haver cronogramas que precisam ser respeitados, instruções de segurança, listas de controle para tarefas complexas e assim por diante. Tudo isto fax parte do “plano” de construção.
Exemplo 2
Outro exemplo seria um plano de jogo ou uma “jogada”, que é uma sequência de ações que uma equipe deve executar para obter uma vantagem sobre o oponente e vencer a partida. Este tipo de planejamento frequentemente é usado em cenários empresariais e corporativos, onde criar planos de ação é integral para ganhar uma vantagem estratégica sobre a concorrência. Na verdade, geralmente nada acontece no mundo dos negócios sem um plano apropriado em vigor, não importa o quanto ele possa ser informal ou formal.
Exemplo 3
Uma coreografia de dança, num certo sentido, é um plano, embora o objetivo não seja derrotar um oponente, mas impressionar a plateia. O plano, neste caso, depende imensamente de elementos como sequência, timing, sincronismo, etc., tudo delineado nos vários componentes coreográficos.
Exemplo 4
Outro exemplo seria um orçamento que define as despesas projetadas para a semana, o mês ou o ano. Essas despesas são balanceadas com os fundos disponíveis, e qualquer gasto excedente pode ser rapidamente rastreado e tratado apenas se houver um orçamento preparado.
Todos esses são planos porque eles agem como uma ponte do Ponto A para o Ponto B, sendo que o Ponto A é a sua posição atual e o Ponto B é o resultado desejado.
Por Que Planejamento é Importante?
A Importância do Planejamento: 22 Motivos Pelos Quais Planos e Planejamentos são Essenciais para Qualquer Empreitada |
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| Maiores chances de sucesso com as suas metas | ||
| A produtividade é imensamente aumentada através do planejamento e execução apropriados | ||
| Traz profissionalismo para o cenário | ||
| Dá satisfação em concluir uma tarefa do modo que ela foi imaginada durante o planejamento | ||
| O arrependimento é eliminado quando um plano apropriado foi preparado para todas as contingências | ||
| O tipo certo de plano ajuda a absorver erros sem impactar o resultado | ||
| Descobre potenciais problemas ao longo do percurso e permite que você fique à frente deles | ||
| Ajuda a alcançar uma sensação de segurança relativamente ao futuro | ||
| Os planos proporcionam motivação para se terminar um trabalho | ||
| As paixões são instigadas quando o plano certo é preparado | ||
| A confiança fica mais forte quando o caminho à frente está traçado | ||
| O planejamento dá opções quando surgem obstáculos (Ex., Plano B) | ||
| Você tem mais controle sobre as coisas – ou pelo menos uma maior sensação de controle | ||
| Permite olhar para o futuro, prever possíveis resultados e criar outros planos | ||
| O seu caminho torna-se mais previsível e claro, e você tem menos chances de ser pego de surpresa por incertezas | ||
| Permite que você monitore o progresso ao longo dum percurso definido | ||
| Permite delegar tarefas porque o objetivo e o método são claros | ||
| Traz maior eficiência para qualquer processo | ||
| O planejamento traz maior clareza para a jornada adiante | ||
| As tarefas grandes podem ser decompostas em subtarefas menores | ||
| Quando um plano de ação está em vigor as prioridades ficam alinhadas com os objetivos | ||
| O planejamento ajuda a realizar as suas metas, os seus sonhos e as suas aspirações | ||
Se você ainda não se convenceu da importância do planejamento, pense em Elon Musk. Como CEO de pelo menos três empresas, ele é uma das pessoas mais ocupadas do planeta. Ele tem um plano? Absolutamente! Veja este vídeo acerca de como Musk planeja o seu tempo.
Timeboxing: Método de Gerenciamento de Tempo do Elon Musk
Os 6 Passos para Criar um Plano
Uma vez tendo decidido começar a sua jornada na criação de planos, é vital que você saiba como lidar com o processo de criação dum plano. No entanto, é igualmente vital entender que o plano por si só não basta para lhe conduzir até às suas metas. Um planejamento eficaz envolve vários outros fatores, que a próxima seção vai resumir.
Passo 1: Escreva as Suas Metas
A primeira coisa a fazer ao planejar algo é escrever os objetivos do plano. Fazer isto permite deixar claro quais são as suas metas e cristalizá-las em palavras no papel. Conforme começa escrevendo as suas metas, você pode aperceber-se que algumas delas são alcançáveis a curto prazo, ao passo que outras podem precisar de uma janela de tempo maior para serem concluídas. É aí que você passa para o próximo passo.
Passo 2: Defina Prazos para as suas Metas
Uma boa forma de definir um prazo para uma determinada meta em particular é imaginar o resultado final e definir uma data até à qual você quer alcançar essa meta. Trabalhe de trás para a frente neste ponto, defina marcos específicos para as conquistas para que a meta seja realista e você seja capaz de a alcançar com os recursos que estão disponíveis para você. Por exemplo: se você deseja perder 5 quilos, defina uma data para conseguir isso. De lá, calcule quanto tempo vai demorar para alcançar a marca de 75%, a marca de 50% e a marca de 25%. Isso também proporciona clareza em relação ao realismo da sua meta. Defina as datas de cada marco para que você possa monitorar o seu progresso.
Passo 3: Defina os parâmetros do sucesso
Tendo definido as metas e os prazos, o próximo passo é entender o que precisa acontecer para que você saiba que você está nos trilhos. Por exemplo, se a sua meta é ganhar 10.000 reais por mês com o seu negócio on-line, o que precisa acontecer para que isso seja alcançado? Você precisa de mais clientes? Você precisa que os seus clientes gastem mais a cada visita? Você precisa duma venda cruzada para aumentar o valor vitalício (LTV) por cliente? Similar aos marcos, essas métricas mostram o quanto você avançou na sua jornada em direção à meta final.
Passo 4: Quantifique os esforços necessários para alcançar as suas metas
Esta etapa traz um entendimento mais profundo do que você precisa fazer para alcançar as metas que você definiu para si, para o seu negócio, o seu departamento, a sua equipe, etc. Se 2 a cada 10 possíveis clientes se tornam clientes de fato, com quantas pessoas você vai precisar falar para adquirir 100 clientes? O número 100 será baseado no que você fez no Passo 3 acima, porque você já conhece o número para alcançar a sua meta final de 10.000 reais por mês.
Por exemplo, se atualmente você ganha 2.000 reais por mês e cada cliente gasta em média 80 reais por mês, você vai precisar de 100 clientes para ganhar os 8.000 reais adicionais por mês. Isso significa que você precisa falar com 100 X 5 = 500 pessoas para adquirir 100 novos clientes (usando uma taxa de conversão de 20% ou 2 de 10.)
Passo 5: Use as listas de ações para criar um cronograma
Tecnicamente falando, este é o seu plano de fato. No entanto, todos estes passos são essenciais para um planejamento eficaz. O seu cronograma define como você aloca o seu tempo, dinheiro e outros recursos visando a execução das ações que vão lhe ajudar a alcançar as suas metas, e ele está intimamente ligado à linha do tempo que você definiu para cada marco.
Passo 6: Execute o plano de acordo com o diagrama
A adesão ao cronograma é crítica, porque ela mantém você nos trilhos e gera resultados previsíveis. Este é todo o ponto da criação dum plano e da sua execução. Contanto que você continue trabalhando de acordo com o cronograma definido para você ou para a sua equipe, você eventualmente alcançará as suas metas. A linha do tempo em si pode diferir do plano original, mas você estará constantemente consciente de qualquer variação ao longo do processo inteiro.
Resumindo, estes são os 6 Passos para um Planejamento Eficaz:
Escreva as suas metas → Defina prazos específicos → Defina os critérios do sucesso → Quantifique os esforços necessários → Defina um cronograma → Mantenha-se no cronograma
Use as Ferramentas Certas para Criar Planos
Planejar requer o uso de ferramentas específicas para os diferentes estágios. Por exemplo, o primeiro ato de escrever as suas metas requer caneta e papel ou um documento eletrônico que você possa salvar e imprimir. Similarmente, um conjunto de tarefas vai precisar duma lista de tarefas ou dum planejador. Conheça alguns recursos e ferramentas incríveis que podem ajudar você a criar planos mais eficazmente e garantir que eles tenham uma taxa de sucesso elevada.
Modelos
Os modelos são muito importantes para todos os estágios do planejamento, desde o delineamento das suas metas ao monitoramento de ações ou atividades específicas. Você pode encontrar uma ampla variedade de modelos úteis no Mercado de Modelos Wondershare. Os usuários da versão Windows do Wondershare PDFelement têm livre acesso a montanhas de modelos úteis, como planejadores, listas de controle e mais.
Gerenciamento de Documentos
Ter um local central para compartilhar todos os seus documentos relacionados com um plano, como PDFs, é uma parte importante do processo. Isso permite que você acesse a esses arquivos em qualquer dispositivo, compartilhe com outras pessoas, receba comentários ou feedback e obtenha a assinatura de outras pessoas nos documentos do seu plano. A ferramenta perfeita para isso é a Wondershare Document Cloud, uma solução de armazenamento na nuvem feita para este propósito que vem com o recurso de assinatura eletrônica. Veja o que você pode fazer com a Document Cloud:
Armazenamento em nuvem premium de 100 GB Assinatura Eletrônica de Alta Qualidade Anotação Online Colaborativa Compartilhamento de arquivos fácil e rápido
Wondershare Document Cloud
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Salvar documentos como arquivos PDF
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Baixar em qualquer dispositivo compatível com PDFs
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Compartilhar links seguros com outras pessoas
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Definir prazos de validade para os links – é fácil monitorar as tarefas quando outras pessoas estão envolvidas
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Enviar documentos para várias pessoas assinarem eletronicamente
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Criar e adicionar a sua própria assinatura eletrônica
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Efetuar comentários colaborativos com outros usuários online
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Notas particulares visíveis somente para você
Gerenciamento de Projeto e Tarefas
Ferramentas como Trello e Podio permitem criar planos formais na forma de projetos, tarefas e subtarefas. Ter uma representação visual de como um plano foi elaborado é útil porque dá uma maior visibilidade acerca de como você está progredindo ao longo do percurso até às suas metas definitivas. Veja algumas ferramentas incríveis que você pode considerar:
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Teams - videoconferência, chat, armazenamento de documentos, compartilhamento de arquivos, etc.
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Slack - similar ao Teams, mas com várias integrações disponíveis
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Jira – ferramenta eficaz de gestão e monitoramento de projeto e tarefas
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Toggl Plan – ferramenta de painel de controle para visualizar o estado do projeto/tarefa; integrações de terceiros disponíveis
Comunicação
Embora aplicativos de conversa e de mensagens possam permitir que você se comunique efetivamente com outras pessoas, você pode precisar de ferramentas especializadas para coordenar as ações com os outros membros da sua equipe atribuídos ao seu projeto. Elas ajudam a compartilhar os planos com todos envolvidos e a manter todos nos trilhos:
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Email - Gmail, Outlook, etc. para acompanhar as comunicações oficiais, enviar anexos, etc.
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PDFelement Pro DC - editor de PDF integrado com a Wondershare Document Cloud para uma melhor colaboração, especialmente em situações de trabalho remoto.
Wondershare PDFelement Pro
Simplifique seu fluxo de trabalho com a nuvem de documentos para PDFelement.
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TechSmith SnagIt – ferramenta de captura de tela e gravação de vídeo para capturar dados e informações de várias fontes.
Faça do Planejamento uma Prioridade para Melhorar Todos os Aspectos da sua Vida - Pessoal, Profissional, Social, etc.
No coração do sucesso em qualquer área está a arte de fazer planos e de os executar de acordo com um cronograma predefinido. Sem um plano tudo o que você tem é caos, e a única coisa da qual pode depender é a sorte. Talvez você já tenha ouvido falar dos 7Ps: Planejamento e Preparo Próprios Previnem uma Performance Péssima e Pobre. Este ditado é frequentemente usado no exército, e ele mostra a importância do planejamento. Seguir este conselho não só vai ajudar a fazer crescer a sua carreira de eleição, como também como pessoa e como parte da sociedade como um todo.
Todo mundo tem sonhos e desejos para o futuro, mas a menos que você crie um plano claro para alcançar as metas que levarão você ao seu destino final, você será como um navio à deriva numa tempestade, deslocando-se em qualquer direção que a correnteza e o vento lhe levarem. Não deixe a sua vida ser assim. Tenha um sonho, faça um plano e vá atrás dele com tudo o que tem. Esta é a única maneira testada e comprovada para alcançar o sucesso em seja o que for, e qualquer pessoa que diga o contrário está redondamente enganada!
Então, boa sorte com os seus planos para o futuro e que todos os seus planos gerem frutos para que você possa viver os seus sonhos na realidade, não só na sua imaginação!
Consegue desenhar um fluxograma ou um diagrama visual para esta parte?