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Os Benefícios do PDF para Fluxo de Trabalho de Documentos Jurídicos

Existem muitas opções de formato de arquivo para o fluxo de trabalho documento legal, mas por que o PDF é o melhor? Na indústria jurídica, é essencial que o documento cumpra os requisitos exigidos pelo Tribunal. Para fins jurídicos, o formato escolhido deve ser suficientemente assegurado. Neste guia, temos alguns dos principais benefícios dos documentos PDF no domínio jurídico.

Parte 1. Os Benefícios do PDF para Fluxo de Trabalho de Documentos Jurídicos

Pdf é um dos formatos de arquivo mais econômicos e práticos. É eficaz para satisfazer os requisitos de um documento jurídico. Trata-se de um formato que não pode ser modificado sem deixar um rastro eletrônica. Bem, aqui estão mais benefícios dos PDFs para o fluxo de trabalho dos documentos legais.

Segurança em Nível de Documento

Compartilhar um documento várias vezes na internet certamente coloca sua segurança em risco, e você certamente não pode arriscar a segurança de seus documentos legais. No entanto, o formato pdf te dá muita facilidade neste caso. A sua empresa jurídica nunca se importará em relação a alguém que veja ou altere os documentos legais, uma vez que você pode utilizar a opção de segurança das senhas para aumentar a segurança do documento. Um documento de proteção por senha requer senhas de usuários não autorizados antes de permitir que eles visualizem ou alterem o conteúdo. Mesmo que a senha seja violada, você poderá reconhecer a conta que acessou o documento.

Compatibilidade

A melhor parte sobre um arquivo pdf é que pode ser compartilhado um milhão de vezes, sem qualquer estresse de perder o conteúdo real. Foi projetado para criar documentos que podem ser compartilhados várias vezes. Ele pode ser compartilhado em várias plataformas de computador. Não importa o que seja a especificação do dispositivo, se ele suportar arquivo PDF, a representação do documento não será afetada. Irá aparecer o mesmo no PC e em Mac. O layout, o design e todo o resto serão exatamente os mesmos que os definidos pelo autor.

Menos Papel

Os avanços tecnológicos em todo o mundo diminuíram a utilização do papel. Documentos de papel podem ser convertidos em pdfs, e os pdfs podem ser convertidos em documentos de papel. Como tudo está sendo transferido online, os arquivos do PDF são facilmente transferidos de um dispositivo para outro, diminuindo o uso de papel. Você não precisa imprimir um documento e assiná-lo antes de enviá-lo para qualquer pessoa. Você pode usar o recurso da assinatura digital e compartilhar o arquivo pdf com qualquer pessoa a qualquer momento.

Reduzir Tamanho do Arquivo

Não há dúvida de que o armazenamento de dispositivos é um problema grave nesta parte do século. É sempre sugerido diminuir o tamanho do arquivo tanto quanto possível. No entanto, enquanto lida com pdfs, você não precisa se preocupar com a qualidade do documento se estiver planejando diminuir o tamanho do arquivo. Você também pode mesclar vários documentos em um.

Documentos Interativos

Pdfs são documentos altamente interativos se você tiver a ferramenta certa para usar. Você pode adicionar hiperlinks, mídia, áudio, textos e o que não é. Você tem uma quantidade decente de recursos para comentar. Se você trabalha em um escritório, seus colegas podem ver e comentar facilmente os documentos que você compartilhou com eles. Na indústria jurídica, os documentos podem ser revistos convenientemente.

PDF Pesquisável

É com certeza perturbador lidar com longos arquivos PDF. Encontrar uma seção específica fica problemático quando você não tem a opção de busca. O formato PDF permite que você pesquise o documento facilmente. Ele também lhe dá a opção de vincular seções a suas páginas apropriadas no arquivo, como você pode organizar o documento com a ajuda de uma tabela de conteúdo. Os documentos jurídicos podem ser extensos, por vezes, mas se estiverem em formato PDF, não há nada com que se preocupar.

Móvel

O tamanho da tecnologia está ficando menor a cada dia. O mundo foi atingido por uma poderosa mudança tecnológica. O valor da informação está a aumentar a uma velocidade rápida. As pessoas transferiram grande parte da sua carga de trabalho para os celulares. Quase todos os dispositivos têm um leitor de adobe que permite que você veja o arquivo pdf no celular sem quaisquer obstáculos. Você pode acessar arquivos PDF em qualquer dispositivo a qualquer momento.

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Parte 2. Cinco Motivos que Escritórios Jurídicos Escolhem PDF

Eis as cinco razões pelas quais as firmas de advogados escolhem o PDF/A.

Arquivando e-mails como PDF/A

Os progressos realizados nos meios de comunicação electrónicos permitiram cada vez mais correspondência enviada por correio electrónico, e a maior parte é de natureza contratual. Arquivar e-mail para PDF/A é fácil de implementar usando várias ferramentas.

Planos, mapas e desenhos de design

Comprimir desenhos arquitetônicos, mapas digitais, planos de construção e várias outras entidades para pequenos PDF/A não é uma tarefa difícil de fazer. Ao pressionar, você não deve se preocupar com a formatação do documento, pois ele não será perturbado.

Contratos digitais assinados

Uma das utilizações mais eficientes de PDF/A é a assinatura de contratos digitais. À medida que entramos no vasto mundo dos meios de comunicação electrónicos, a percentagem de correspondência comercial enviada eletronicamente está aumentando. Para permitir contratos juridicamente eficazes, é fácil assinar documentos PDF/A. Você não precisa imprimir o documento para assiná-lo, os contratos digitais assinados fizeram avanços em empresas. Cada vez mais empresas se adaptam aos contratos digitais assinados.

Corrigir cores nos documentos da imagem

O documento PDF/A certamente não lhe incomoda em relação às cores. Permite a exibição precisa de cores. Que sejam as alegações de seguro ou os relatórios médicos, a qualidade do conteúdo nunca ficará comprometida. As cores das imagens desempenham um papel significativo na visão geral do documento. Qualquer má gestão das cores de uma imagem pode mudar toda a representação dos documentos.

Arquivos PDF acessíveis

A acessibilidade sempre foi um problema, mas não no caso dos arquivos pdf. Para os membros da sociedade deficientes visuais, a acessibilidade da informação tem desempenhado um papel vital. O PDF/A suporta eficientemente conteúdo estruturado em documentos PDF. Criar um documento pdf acessível é ideal.  

Conclusão

O formato PDF tornou-se uma parte importante do nosso home-office. Este formato foi criado em 1993, mas está a tornar-se mais significativo de dia para dia. Os usuários sempre procuram um formato altamente acessível e compatível. Para fins legais, não há melhor formato do que pdf. Em documentos legais, a segurança nunca pode ser comprometida. O PDF é um dos formatos mais seguros, pois mantém o registro de usuários que acessaram o seu documento. No entanto, é sugerido que utilize todas as características deste formato de forma eficiente.

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