Os 5 principais sistemas de gerenciamento de documentos de código aberto
2023-03-14 14:02:10 • Arquivado para: Dicas sobre Negócio • Soluções comprovadas
Não importa o tamanho do seu negócio, você terá um fluxo de documentação para criar, gerenciar e organizar para que tudo corra bem. Os sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) tornaram-se uma parte essencial do inventário de software comercial, mas a maioria dos programas é cara para adquirir e executar. É aqui que sistema de gerenciamento de documentos de código aberto entra. Este software on-line de baixo custo (geralmente gratuito) está prontamente disponível e é uma ótima solução para a maioria das práticas comerciais. Mas escolher o programa certo pode ser uma tarefa longa e árdua.
Siga nosso guia para encontrar o melhor software de código aberto de sistema de gerenciamento de documentos para sua empresa.
Os 5 principais softwares DMS de código aberto
1. OpenDocMan
Criado para atender aos requisitos de gerenciamento de documentos da ISO 17025, o OpenDocMan é simples de instalar e usar e é conhecido por estar entre os melhores sistemas de gerenciamento de documentos de código aberto disponíveis. Ele é usado por um número crescente de empresas da Fortune 500, pequenas empresas, provedores de educação, agências governamentais e indivíduos para suas necessidades de gerenciamento de documentos. Também está disponível em 10 idiomas.
O OpenManDoc é totalmente flexível para suas necessidades, suportando vários sistemas operacionais (incluindo Linux, Unix, Mac Os X, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003, Windows Vista, Windows 7) e tipos de arquivo. Como um aplicativo totalmente baseado na web, ele oferece acesso de qualquer local e funcionalidade simples de backup baseado na web.
O software foi criado tendo em mente o usuário individual e o fluxo de trabalho departamental. Ele inclui controle de acesso controlável para cada arquivo e um processo automatizado de revisão de documentos para que os revisores possam aprovar ou rejeitar novos documentos ou arquivos alterados. As empresas podem definir notificações por e-mail antes e depois de uma revisão para manter o fluxo de trabalho eficaz.
A função de pesquisa intuitiva permite uma navegação rápida por departamento, autor ou categoria e uma pesquisa completa que também inclui metadados e comentários. Esta função torna a localização de seus arquivos simples e eficiente.
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2. Alfresco Community Edition
Este software divide o Alfresco Enterprise Edition (software de gerenciamento de conteúdo e arquivo) para empresas com capacidade de autossuficiência e que desejam a capacidade de pesquisar e adotar desenvolvimentos para seus próprios requisitos. Gratuito e amplamente disponível, o Alfresco Community Edition é flexível para desenvolvedores que desejam trabalhar com os recursos mais recentes do Alfresco em ambientes não críticos. Este é o melhor repositório de documentos de código aberto para desenvolver novos aspectos para o seu negócio.
O Alfresco vem com elementos robustos de usuário e fluxo de trabalho com recursos de fácil acesso que tornam o trabalho no local e remoto perfeito por meio de aplicativos móveis e acesso offline. Ele também vem com uma gama completa de ferramentas de colaboração, como sites de equipe, listas de tarefas e rastreamento de versão.
Por meio de várias APIs abertas e muitas outras opções de implantação, é fácil integrar e estender o software Alfresco para suas necessidades.
Com qualquer funcionalidade de desenvolvimento, a segurança pode ser uma preocupação, mas o Alfresco vem com governança de informações e segurança de nível empresarial para manter sua empresa no lado certo dos requisitos legais e de segurança.
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3. LogicalDoc Community Edition
Muito parecido com o software Alfresco acima, esta é a versão gratuita e de código aberto de gerenciamento de documentos do software LogicalDOC, suportada por desenvolvedores. Esta versão de código aberto, o LogicalDoc Community Edition, não vem com todas as funcionalidades das edições comerciais pagas, mas oferece muitas das funcionalidades básicas necessárias para obter o máximo do software.
O LogicalDoc Community Edition oferece muito para o seu fluxo de trabalho de documentos com uma interface de área de trabalho multilíngue e recursos fáceis de usar, como indexação de texto completo multilíngue, controle de versão completo, gerenciador de tarefas, importação de arquivos zip e pesquisa de documentos para manter o controle de seus documentos.
A colaboração também é um elemento-chave do LogicalDOC e a edição Community fornece algumas ferramentas úteis. Os usuários podem fazer check-in e check-out de arquivos, enviar por e-mail ou baixar tíquetes de revisão e se comunicar com outros usuários por meio de um sistema de mensagens interno. O catálogo de endereços de contatos integrado também permite que você acompanhe os contatos novos e existentes.
A integração também é fundamental com o software que fornece interfaces API SOAP e REST e extensões de integração para WordPress e Joomla. Estatísticas e relatórios básicos também permitem que os usuários acompanhem seus fluxos de trabalho de documentos.
LogicalDOC também é seguro, fornecendo proteção de senha sólida. Com recursos básicos sólidos e capacidade de desenvolvimento, o LogicalDOC Community Edition é uma boa opção dms de código aberto.
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4. Kimios
O Kimios visa otimizar o trabalho com documentos como uma alternativa aos sistemas de gerenciamento corporativo volumosos e superdimensionados. Em grande parte, ele consegue isso simplificando muitas funções para um melhor uso diário.
Uma área em que alcançou essa facilidade de uso é com a funcionalidade de pesquisa. É uma característica chave deste repositório de documentos de código aberto. Tanto o conteúdo quanto os metadados são indexados para cada documento, o que significa que eles podem ser pesquisados com consultas de pesquisa de texto completo ou booleanas. Ao combinar vários critérios de pesquisa, o Kimios se torna um poderoso mecanismo de pesquisa de documentos.
Os recursos colaborativos incluem controle de versão, fluxos de trabalho personalizáveis, comentários junto com marcadores simples e funções de check-in e check-out para tornar o trabalho em conjunto em documentos uma tarefa fácil.
Com base em uma arquitetura totalmente orientada a serviços (SOA), o Kimios é totalmente integrado com terceiros por meio de todos os aplicativos (web client, Kimios Explorer e Kimios for Office) e essa arquitetura oferece forte interoperabilidade que pode ser usada por meio de diferentes APIs em dotNet, Java e dms php de código aberto.
5. OpenKM Community Edition
Nossa sugestão final para os principais sistemas de gerenciamento de documentos de código aberto que vale a pena considerar para sua empresa é o OpenKM Community Edition. Esta é uma solução perfeita e gratuita para pequenos repositórios e dados não críticos.
Apesar de seu status gratuito, o OpenKM Community Edition é flexível na maioria dos ambientes de trabalho. Está disponível em uma ampla variedade de sistemas operacionais (Windows Server, Debian, Ubuntu, Linux Mint, Red Hat, CentOS, Fedora e outros) e bancos de dados (HSQL, H2 e MySQL).
Este software oferece aos desenvolvedores o acesso de que precisam com funcionalidade de API exposta para CMIS, SOAP e Rest.
Os recursos gerais do software permitem um gerenciamento eficaz de documentos. Esses recursos incluem pesquisa básica, integração de antivírus para maior segurança e a capacidade de extrair texto e converter documentos em diferentes tipos de arquivo. A funcionalidade OCR também permite que os usuários convertam imagens em texto de forma simples e eficaz.
Para documentação menos crítica, o OpenKM Community Edition também oferece todas as ferramentas simples de que você precisa.
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Vale a pena pesquisar toda a gama de software dms de código aberto disponível, mas o guia acima fornece cinco que vale a pena considerar, independentemente do tamanho do seu negócio. Explore as opções para selecionar o melhor software de código aberto do sistema de gerenciamento de documentos para suas necessidades.
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Deficiências do sistema de gerenciamento de arquivos de código aberto
A lista acima descreve alguns dos melhores sistemas de gerenciamento de documentos de código aberto do mercado. Algumas deficiências do DMS de código aberto que gostaríamos de observar são:
- Menos recursos – é lógico que o software livre venha com menos recursos do que as versões pagas. Embora alguns dos DMS de código aberto forneçam versões pagas, eles ainda são de qualidade inferior às versões pagas das ferramentas regulares de gerenciamento de documentos de código aberto.
- Falta de suporte técnico – como são ferramentas de código aberto, geralmente você precisa perguntar à comunidade se tiver algum problema com o software.
- Esses programas raramente atendem aos padrões de conformidade de agências governamentais ou setores comerciais.
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Ana Sophia
staff Editor
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