Tutorial de como dividir Mail Merge em documentos PDF separados

O Mail Merge, ou mala direta, te permite criar um documento que usará como modelo, com campos personalizados que podem ser preenchidos a partir de uma fonte de dados conectada ao documento. Mas, ele apresenta um desafio. Na maioria dos casos, cartas diferentes aparecerão em um documento contínuo, e você pode querer enviá-las a destinatários individuais. Felizmente, há uma maneira de contornar isso!

Fizemos um guia completo sobre como salvar documentos Mail Merge em PDFs individuais.

Como salvar Mail Merge como PDF individual

Se você precisar enviar mensagens em massa em um formato de documento, como uma carta, o Mail Merge, ou mala direta, é muito útil. Este recurso do MS Word simplifica a forma de enviar mensagens para vários destinatários, de modo que, em vez de criar várias mensagens individuais, você cria uma mensagem geral e insere campos específicos para cada destinatário.

Os campos podem incluir endereço, nome, local, hora e outros, dependendo de sua mensagem por e-mail.

Você pode gerar cartas/mensagens específicas para os seus alvos, com a ajuda de uma lista estruturada ou conjunto de dados. É muito fácil usar o Mail Merge no pacote MS Office. Para você compartilhar facilmente ou personalizar um e-mail individual, o principal desafio é separá-lo em arquivos individuais assim que terminar.

Vamos orientá-lo, com facilidade e rapidez, através de um tutorial sobre como salvar Mail Merge como arquivos PDF individuais:

Passo 1 No seu computador, abra o documento do Word que você deseja mesclar. Clique na guia "Correspondências" e, em seguida, no ícone suspenso "Selecionar destinatário". Aqui, você poderá digitar uma nova lista de destinatários ou usar uma existente.

Basta selecionar a opção e, para adicionar ou criar uma nova lista, seguir as instruções na tela.

Passo 2 Depois de adicionar a lista de destinatários, coloque o mouse no campo de destino e clique em "Inserir campo de mesclagem". Selecione o campo e ele será adicionado automaticamente no lugar que o mouse estiver. Para o resto dos campos, faça o mesmo procedimento.

Passo 3 Clique na guia "Visualizar resultados", depois de adicionar todos os campos, para visualizar seu arquivo. Para ver se todos os campos selecionados foram substituídos de acordo, role para baixo.

Na parte superior da página, você pode adicionar um título. Faça um pequeno e tente usar uma cor que não seja visível.

Passo 4 Selecione "Editar documento individual", no menu suspenso "Concluir e mesclar". O documento do Mail Merge será gerado.

Passo 5 Agora, selecione "Layout de impressão", na guia "Exibir" na barra de ferramentas. Selecione "Contornos" e o ícone "Mostrar documento". No ícone suspenso "Mostrar níveis", escolha "Todos os níveis".

Passo 6 Escolha a opção "Recolher subdocumento", no ícone "Criar". Você verá uma notificação na tela, solicitando a confirmação da ação. Para prosseguir, é só clicar em "OK".

Passo 7 Escolha uma pasta para salvar e edite o nome para atender às suas necessidades, na janela seguinte do explorador de arquivos.

E, para gerar os links dos respectivos documentos individuais, clique no botão "Salvar". Para verificar esses arquivos individuais, no mesmo caminho que você forneceu, clique em "Fechar a visualização do esboço" e prossiga.

Agora, todos os arquivos individuais foram separados do arquivo Mail Merged. Ao colocar o mouse em um arquivo individual, você consegue visualizar, o que facilita a renomeação para refletir o destinatário. Agora, é só editá-los individualmente de acordo com suas preferências.

Passo 8 Depois de extrair o Mail Merge em arquivos separados do Word, você poderá convertê-los em PDF. Com o Wondershare PDFelement, esse processo é muito simples.

Passo 8.1 Caso não tenha o PDFelement instalado, faça o download, instale e abra o programa em seu dispositivo. Depois de aberto, na interface principal, clique na guia "Processo em lote". Nas opções exibidas, selecione "Criar".

Passo 8.2 Clique no botão "Adicionar arquivos" e a janela do explorador de arquivos será exibida. Aqui, navegue e selecione os arquivos Mail Merge do Word que você deseja converter em PDF. Segure a tecla CTRL no teclado enquanto seleciona os arquivos, para selecionar vários arquivos.

Depois de concluído, clique no botão "Abrir" para carregar os arquivos selecionados. Outra opção é arrastar e soltar os respectivos arquivos na interface.

Passo 8.3 Quando os arquivos forem carregados, defina as predefinições de saída. Na parte superior, vá em "Formato de saída" e selecione a pasta de saída desejada. Certifique-se de que é um local seguro e conveniente.

Passo 8.4 Para iniciar a conversão de seus arquivos em PDFs, clique em "Aplicar". Você pode verificar o progresso do status em segundo plano. Aguarde até que todos os arquivos sejam convertidos e vá para a pasta especificada.

[Bônus] PDFelement - Um ótimo editor e conversor de PDF

Para dividir documentos mesclados por e-mail e convertê-los em PDF, o PDFelement é uma ferramenta poderosa, confiável e conveniente. Para lidar com todos os tamanhos e tipos de tarefas de PDF, esta ferramenta de edição de PDF é usada por amadores e profissionais. Com ela, você pode converter de forma fácil e rápida vários arquivos do Word em documentos PDF.

A boa notícia é que você não precisa ficar esperando cada conversão. Converta seus arquivos individuais do Word em PDFs com um único clique. E o recurso de lote os converte simultaneamente! Para lidar com a criação e envio de documentos de correio para seu público-alvo, isso economiza tempo e energia.

Desde documentos e imagens até formatos de arquivo, o PDFelement suporta quase todos os formatos de entrada e saída. Esta ferramenta é compatível com muitos dispositivos e sistemas operacionais, incluindo Windows e Mac. Antes de atualizar para a versão paga ilimitada, você pode baixar a versão de avaliação gratuita e testar alguns de seus recursos.

Para tarefas de manuseio de PDF de nível profissional de qualquer tamanho de equipe, a versão paga é bastante acessível e adequada. A ferramenta é fácil de usar para iniciantes, não requer nenhum aprendizado anterior.

E para permitir que você personalize seu PDF de forma que atenda às suas necessidades, o PDFelement possui muitos recursos. Você pode comprimi-los, editá-los, protegê-los, anotá-los, organizá-los e compartilhá-los com facilidade, depois de converter seus documentos Mail Merge.

Conclusão

Se você souber como usar o MS Office e lidar com PDFs, criar e dividir documentos do Mail Merge em PDFs individuais não será um incômodo. Esperamos que nosso guia tenha facilitado esse processo para você. Para facilitar a edição e o compartilhamento, você pode ir além para converter os arquivos individuais do Word em PDF, depois de terminar.

Para facilitar a conversão em lote de todos os documentos de Mail Merge de uma só vez, use um conversor de Word para PDF de nível empresarial, como o PDFelement. Você certamente economizará muito tempo e aumentará sua produtividade, ao aprender como salvar Mail Merge em documentos individuais e usar o conversor para PDF!