[Bonus] How to Create a Fillable Form in Google Docs -74

Em qualquer cenário profissional, a documentação é uma tarefa importante para os funcionários. No entanto, esta parte da tarefa pode se tornar muito estressante, especialmente quando você distribui constantemente vários formulários para coisas diferentes. Ter consciência do detalhamento e, ao mesmo tempo, colocar informações precisas pode se tornar um desafio.

Nesta nota, criar um formulário preenchível no Google Docs é muito útil, pois você obterá um formulário formatado predefinido para preenchimento e distribuição de forma rápida. O pacote de produtos do Google Drive oferece várias composições prontas em diferentes estilos, de pesquisas a questionários. Além disso, permite acesso multiusuário e uma função de compartilhamento simples, para que você possa compartilhá-los facilmente com parceiros de negócios, clientes potenciais e clientes.

Não sabe como usar e como criar um formulário preenchível no Google Docs? Veja este guia que detalha dicas essenciais sobre o assunto.

Parte 1. O que é o Google Docs? Uma breve introdução ao Google Workspace

Para começar, o que exatamente é um Google Doc?

Este é um tipo de produto, recurso ou aplicativo disponível no Google Workspace feito para processos de composição, gerenciamento e documentação mais diretos de uma plataforma on-line. Embora os usuários possam criar diretamente um novo arquivo e começar a digitar, recursos integrados como o Smart Compose fazem isso instantaneamente, com sugestões intuitivas, tradução e outros benefícios.

Por exemplo, quando você escreve um formulário preenchível que o Google Docs oferece, você verá correções/sugestões de gramática e ortografia. Além disso, você altera a formatação do arquivo, adiciona elementos personalizados, verifica a contagem de palavras e até colabora com outros usuários. A digitação por voz é um recurso disponível além da capacidade de adicionar comentários como editor/visualizar como leitor, respondê-los via Gmail, compartilhar por meio do Google Meet, armazenar no Google Drive e incorporar gráficos do Google Sheets.

Além do Google Docs, o Google Workspace é uma verdadeira biblioteca de diversas versões de documentação de alta qualidade e úteis no ambiente corporativo. Isso inclui outros aplicativos como:

• Google Sheets-Crie um formulário preenchível em formato de planilha Excel, com inúmeras linhas e colunas. Ele é útil para situações como a criação de planilhas de dados financeiros, registros de trabalho e outras listas. Os usuários podem facilmente copiar e colar informações em várias células, fazer cálculos e permitir o acesso a outros usuários.
• Google Forms- Como o formulário preenchível do Google Doc, você pode acessar diretamente o aplicativo Google Forms para criar formulários de pesquisa/questionário simples a avançados com planilhas predefinidas. Você pode até adicionar todas as informações em planilhas e sincronizá-las com o Google Sheets. O Google Forms vem com um recurso de arrastar e soltar para melhor organização, um formato de várias perguntas para personalizar seus questionários etc. Depois, compartilhe diretamente com outros usuários.
• Google Slides-Precisa criar uma apresentação de slides para a próxima reunião? Você também pode fazer isso com o Google Slides, adicionando slides sincronizados com edição em tempo real e opções de efeito de transição. Atribua diferentes itens de ação, adicione comentários, legendas ao vivo, etc. Além disso, você pode compartilhar diretamente a apresentação de slides por meio de videochamadas no Google Meet.

Ao todo, com o Google Workspace, você terá todo tipo de documentação, apresentação e organização de dados nas diversas ferramentas, tudo no lugar. Agora vamos voltar a como criar formulários preenchíveis no Google Docs.

Parte 2. Como criar um formulário preenchível no Google Docs

Preparar Formulários Preenchíveis via Google Docs é simples, principalmente com os formatos prontos. Você pode acessá-los por meio do aplicativo Google Docs ou do Google Drive.

Como fazer?

Passo 1 Faça login na sua Conta do Google ou Gmail.

Passo 2 Clique no link do Drive na parte superior da tela.

Passo 3 Clique no ícone "Criar" na coluna do lado esquerdo > Escolher formulário. Você verá o novo modelo de formulário aparecer.

Passo 4 Clique em Título e adicione um título. Escolha um modelo > OK.

Passo 5 Clique no título da pergunta e digite uma pergunta. Adicione informações extras ou dicas na seção "Texto de ajuda".

Passo 6 Clique em Tipo de Pergunta - escolha um formato de pergunta, por exemplo, Texto do parágrafo. Insira as opções de Hora/Data para que os leitores possam adicioná-las como respostas.

Passo 7 Defina o formato de resposta, por exemplo, Escolha em uma lista ou caixas de seleção. Adicione respostas predefinidas, se necessário.

Passo 8 Ative o recurso Resposta Obrigatória para tornar obrigatório o preenchimento de todos os campos pelos visitantes.

Passo 9 Pressione Concluído e veja a visualização do formulário. Para edição posterior, pressione o ícone semelhante a um lápis.

Passo 10 Toque em "Adicionar item" para inserir mais perguntas.

Siga a sequência de configuração do passo da primeira pergunta para personalizar os conjuntos de perguntas e respostas.

Passo 11 No menu superior, pressione Inserir > Cabeçalho da seção. Adicione o título e a descrição e clique em Concluído.

Passo 12 Destaque o texto padrão da Mensagem de Confirmação e personalize-o com o seu.

Passo 13 Veja a parte superior do Formulário de envio para revisar todas as três opções disponíveis para os visitantes escolherem sua ação. Ver todas as respostas do formulário/Editar respostas.

Passo 14 Verifique o formulário final preenchível do Google Docs depois de pressionar em Exibir formulário ao vivo. Adicione suas respostas para verificar se tudo funciona e, em seguida, clique em Respostas > Excluir todas as respostas.

Passo 15 Clique em "Enviar formulário" e compartilhe via Gmail ou conta sincronizada de mídia social.

Parte 3. Como criar uma pesquisa usando o Formulários Google

Assim como a criação de um formulário preenchível, os usuários do Google Docs podem optar pelo aplicativo predefinido do Google Forms para preparar as pesquisas e questionários. Para isso, é preciso ter uma conta gratuita no Gmail.

Como fazer?

Passo 1 Faça login no seu endereço do Gmail e clique no ícone de nove pontos no canto superior direito. Clique nele e selecione Formulários Google.

Como alternativa, você pode pesquisar por forms.google.com.

No Google Docs, você pode pressionar Menu> Formulários.

Passo 2 Clique no botão de mais (+). Isso abrirá um formulário em branco.

Passo 3 Adicione a pergunta inicial depois que o prompt aparecer. Escolha um tipo de resposta nas opções. As opções incluem respostas longas, respostas curtas, pergunta de múltipla escolha ou uma escala linear para classificações.

Passo 4 Insira mais perguntas e respostas conforme necessário.

Passo 5 Digite o título do formulário e a descrição na parte superior. Adicione instruções para os leitores.

Passo 6 Formate o arquivo com ajuste de fonte, logotipo, cor, imagens, etc.

Passo 7 Clique em Compartilhar ou Salvar.

[Bônus] 10 dicas sobre como usar o Google Docs que você pode precisar

Se você ainda está preocupado em como criar um formulário preenchível no Google Docs que seja envolvente, aqui estão algumas dicas para ajudá-lo ao longo do caminho.

Dica 1: acesse os erros de digitação anteriores/seguintes

Pressione as teclas Ctrl e + para ver o erro de digitação anterior ou as teclas Ctrl e ' para ver o seguinte erro de digitação. Dessa forma, você pode corrigir vários erros de digitação no Formulário Preenchível, em vez de percorrer todo o documento e verificar cada palavra sublinhada em vermelho. Além disso, vá para Verificação ortográfica em Ferramentas para corrigir erros de ortografia.

Dica 2: Gerencie um dicionário particular

Depois que o Google Docs mostrar uma palavra como erro de digitação, mas é uma palavra precisa, clique com o botão direito nela e escolha "Adicionar ao dicionário pessoal". Vá para Ferramentas > Dicionário Pessoal para fazer alterações.

Dica 3: Inserir/Pesquisar links

Ao criar um formulário preenchível no Google Docs, você pode adicionar um link para o documento com a funcionalidade de pesquisa do Google. Pressione Inserir e, em seguida, pressione Link para pesquisar um link do Google e adicioná-lo instantaneamente.

Dica 4: Trabalhe com a ferramenta de pesquisa

Você pode clicar em Pesquisa no menu Ferramentas para encontrar rapidamente resultados da Web, citações e imagens, diretamente no Google Docs. Em seguida, adicione-o facilmente para fins de citação ou referência.

Dica 5: Use o Web Clipboard para copiar e colar

O Web Clipboard é um recurso do Google Workspace em diferentes aplicativos, como Google Docs e Google Slide. Use-o para clicar em um texto, clique no botão Editar e vá para o Web Clipboard. Em seguida, adicione imagens, texto, desenhos, etc.

Dica 6: colaboração em tempo real

Colabore facilmente com outros usuários ao criar Formulários preenchíveis no Google Docs por meio das opções Arquivo > Compartilhar. Convide outros usuários de seus contatos do Gmail como Editor ou compartilhe o link de compartilhamento gerado especialmente para o documento. Eles podem adicionar comentários, editar partes, etc.

Dica 7: Permita Acessibilidade Off-line

O Google Docs permite que os usuários trabalhem off-line nele, seja para visualização ou edição. Assim, quando a internet voltar, as alterações serão sincronizadas e salvas automaticamente.

Para isso, vá em Configurações > Geral > "Sincronizar seu trabalho com este computador para poder editá-lo off-line".

Dica 8: Controles compactos estão disponíveis

Proprietários de laptops ou PCs menores podem usar os Controles Compactos para obter um menu menor para todas as funções durante a criação de documentos. Para isso, pressione as teclas Ctrl, Shift e F juntas.

Dica 9: Publique documentos facilmente

É simples direcionar documentos públicos através do Google Docs on-line. Para isso, pressione o botão Arquivo e escolha "Publicar na web" como opção. Em seguida, pressione o botão Iniciar e obtenha o link público gerado. Compartilhe-o separadamente com outros usuários.

Dica 10: Instale os complementos disponíveis

Você pode clicar em Ferramentas e pressionar o botão Gerenciar complementos para inserir os complementos baseados em Google Apps Script. Esses complementos vêm em uma ampla variedade de recursos, por exemplo, Thesaurus. Aqui, você pode clicar em opções como "Encontrar sinônimos para a palavra selecionada" para ver todos os sinônimos possíveis.

Conclusão

No geral, o Google Docs oferece uma ampla gama de recursos benéficos para profissionais, sendo a opção Formulário preenchível um deles. Crie esses formulários, questionários ou pesquisas facilmente com formatos predefinidos e incorpore outros produtos do Google Workspace para edição, compartilhamento e demonstração adicionais. Use as dicas mencionadas para otimizar ainda mais seu nível de produtividade.

Depois de criar o Formulário preenchível no Google Docs, você pode até baixá-lo como um PDF para compartilhamento off-line. Aqui, você pode usar outro software confiável como o PDFelement, que também inclui benefícios de criação, edição e compartilhamento de formulários preenchíveis.

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