Como gerenciar os arquivos PDF para melhor utilização

Os PDFs são usados no nosso dia a dia, e por muito tempo vão se acumulando em nossos computadores por conta do uso frequente. Devemos aprender como gerenciar os PDFs para que os encontremos com facilidade e economizemos espaço de armazenamento.

Parte 1. Como devemos gerenciar os PDFs?

PDF é um dos mais convenientes formatos de arquivo que usamos diariamente. Usamos os arquivos PDF o dia inteiro para fazer gráficos, relatórios, atribuições, ou guardar documentos, livros, etc. E como trabalhar em casa tem ganhado mais popularidade a cada dia, o uso de PDFs aumentou rapidamente. Compartilhamos inúmeros PDFs com nossos professores, colegas e clientes todos os dias.

Com a maior utilização dos PDFs, o número de arquivos aumentou, e chegará o tempo em que você não saberá o conteúdo de um arquivo específico. Então, você perderá muito tempo procurando o PDF de que precisa. Essa é a razão pela qual você precisa gerenciar os PDFs adequadamente para encontrá-los facilmente.

Há, também, um problema de espaço de armazenamento. Alguns PDFs podem ser muito grandes para enviar por e-mail ou WhatsApp. Além disso, você pode ter dificuldade em gravar grandes arquivos de PDF no seu disco rígido ou na nuvem. Então, você precisa aprender, também, como compactar seus arquivos e otimizá-los para que não consumam muito espaço.

Parte 2. Como gerenciar seus PDFs adequadamente?

Método 1. Integrar os documentos em PDFs fragmentados

Seu computador deve ter muitos trabalhos, assuntos similares ou relatórios de tipos similares. Você baixou um e-book da internet, mas precisa baixar cada capítulo separadamente. Nesses casos, o seu Explorer pode parecer uma bagunça e você terá um trabalho difícil para encontrar o arquivo de que precisa. A melhor maneira de lidar com esse problema é combinar os PDFs. Se combinar os PDFs de assuntos similares em um único arquivo, a confusão no seu Explorer será diminuída, e você poderá navegar por eles facilmente.

O Wondershare PDFelement é uma ferramenta poderosa e fácil de usar que combina os arquivos PDF em único arquivo. Veja abaixo três maneiras de fazer isso:

Se você tiver os arquivos em diferentes locais

Paso 1 Instale o Wondershare PDFElement e abra-o. Clique na opção Combinar PDF na tela incial.

Passo 2: Uma janela de pop-up abrirá. Você pode tanto arrastar e soltar os arquivos desejados ou selecioná-los no diretório.

Passo 3: Na parte inferior da janela do pop-up, você pode selecionar o diretório salvar o novo arquivo PDF combinado. Depois de ter selecionado onde quer salvar, clique em Próximo. Um nome de arquivo Combinado abrirá contendo o arquivo PDF combinado.

Se tiver os arquivos em um único local

Se tiver todos os arquivos que deseja combinar em um único local, então o processo se torna ainda mais fácil.

Passo 1: Selecione os arquivos que você quer combinar do arquivo Explorer.

Passo 2:Pressione com o lado direito do mouse sobre eles e selecione Combinar para PDF. O PDFElement abrirá, e você poderá clicar em Próximo para fundir os dois arquivos em um.

Se quiser fundir páginas específicas

Poderá usar esse processo de fundir PDFs se quiser fundir somente páginas específicas de um mesmo PDF com outro.

Passo 1: Abra os arquivos que você quer manter como um todo.

Passo 2: Vá para a aba Página localizada na barra de menu. Clique em Inserir>do PDF. Selecione o PDF que quer fundir na janela de pop-up.

Passo 3: Outra janela de pop-up aparecerá, de onde você poderá configurar alguns parâmetros, como intervalo, número da página, se quer posicioná-lo antes ou depois do primeiro PDF, e assim por diante. Quando terminar, clique em OK.

Passo 4: Você pode fazer alguns ajustes, como realocar páginas. Quando terminar, salve o arquivo.

Método 2. Extraia o conteúdo de que precisa

Extrair o conteúdo presente em qualquer PDF é uma grande maneira de administrá-lo, pois pode editar esses conteúdos quando quiser. Você, também, pode copiar qualquer texto ou imagem presente em um arquivo e inseri-lo em outro. Veja a seguir como extrair os conteúdos de um arquivo PDF.

Passo 1: Abra o PDFElement e selecione o PDF do qual quer extrair o texto.

Passo 2: Clicar na aba Editar localizada na barra de menu. Logo abaixo da barra, você encontrará um ícone Editar na direção do lado direito da janela.

Agora você pode editar o texto presente no PDF. Se quiser, você pode até copiar o texto e colá-lo em outro PDF. Quando terminar, salve o PDF onde preferir.

Extrair Conteúdo de Imagens

Há alguns PDFs em que todo o conteúdo é formado por imagens, especialmente quando você escaneia o documento e o converte em PDF. Nesses casos, os editores comuns de PDF não funcionarão. Wondershare PDFElement tem o recurso chamado OCR, o qual pode ser usado para extrair o texto presente nas imagens no PDF também. Não é legal?

Para usar o OCR você precisa baixar alguns arquivos dentro do PDFELement. Quando tiver terminado de carregar o arquivo PDF e clicar no OCR pela primeira vez, você será capaz de baixar os arquivos necessários. Você só precisa de uma conexão de internet ativa. Você só precisa baixar os arquivos uma única vez.

Segue os passos para extrair os conteúdos de uma imagem usando o OCR.

Passo 1: Abrir o PDF que contém imagem.

Passo 2: O programa detecta se o documento que você abriu é um documento escaneado e lhe mostrará uma mensagem. Clique em Executar OCR, selecione a linguagem e clique em OK. Se a mensagem não estiver aparecendo, ou se tiver carregado um arquivo que não tenha sido escaneado, vá para o passo 3.

Passo 3: Vá para a aba de ferramenta localizada na barra de menu. Clique em Executar OCR. Uma janela de pop-up abrirá, onde você precisa selecionar a língua. Estará configurado em inglês de fábrica, mas você pode alterar isso.

Passo 4: Você tem uma opção extra para selecionar páginas onde você quer executar o OCR. Quando terminar, clique OK. Pode levar algum tempo para executar OCR no PDF, especialmente se for grande.

Passo 5: Você agora pode editar os conteúdos presentes no PDF com base no texto. Se quiser ter acesso à melhores ferramentas para editar texto, como o MS Word, você pode converter o documento no formato .docx e editá-lo onde quiser.

Método 3. Compactar arquivos PDF

Ter um arquivo de PDF grande pode ser um problema, especialmente se o estiver carregando na nuvem ou o enviando para alguém em plataformas como o WhatsApp. Nesses casos, você precisará compactar os PDFs de forma que o tamanho não seja mais um problema. Você pode fazer três coisas para compactar PDFs - remover áreas redundantes, otimizar as imagens, e compactar o documento. Vamos ver como podemos fazer com cada um dos itens.

Cortar áreas redundantes

Se cortar as partes em branco de uma página, ou conteúdos indesejados do PDF, você poderá reduzir muito o tamanho do PDF. Use o recurso Cortar do Wondershare PDFElement para cortar as áreas indesejadas de cada página. Veja o que mais você pode fazer.

Passo 1: Abrir o arquivo PDF que você quer cortar.

Passo 2: Clique na aba Editar localizada na barra de menu. Clique no ícone Cortar localizado bem abaixo dela.

Passo 3: Na janela de pop-up que aparece, selecione o quanto da página quer cortar. Entre o número da página na caixa de texto de intervalo. Use a caixa seletora para entrar com os valores das partes indesejadas a serem cortadas de cada página.

Passo 4: Pressione OK para cortar a área redundante. Quando completar, não se esqueça de salvar o arquivo.

Otimizar imagens reconstituídas

As imagens presentes nos PDFs são as responsáveis por aumentar o tamanho deles. Em alguns casos, algumas imagens são copiadas múltiplas vezes. Se pudermos otimizar essas imagens ou apagar as indesejadas, podemos diminuir muito o tamanho do PDF.

O processo de otimizar as imagens reconstituídas é realmente fácil. Abra o arquivo PDF no Wondershare PDFElement. Vá para a aba Editar e clique ok no ícone Editar localizado abaixo da barra do menu. Agora você pode redimensionar as imagens ou apagar as indesejadas.

Você pode usar, também, o modo OCR para otimizar as imagens presentes nos documentos ou nos arquivos PDFs escaneados.

Compactar o conteúdo do documento

Se cortou todas as partes desnecessárias e otimizou as imagens, mas ainda assim o arquivo está muito grande, você pode compactar o arquivo inteiro. Por sorte, o PDFElement tem três diferentes níveis de compactação, e você pode escolher entre eles. Veja o que mais você pode fazer.

Passo 1: Abra o PDF que quer compactar.

Passo 2: Vá para a aba Ferramenta localizada na barra do menu. Clique em Otimizar.

Passo 3: Na janela seguinte, selecione como você quer compactar. Há três opções - baixa, média e alta. O tamanho final do documento será mostrado, também, nessa janela. Escolha a que for apropriada a você e pressione Otimizar.

Passo 4: Selecione o local onde quer salvar o documento compactado.

Comentários finais

E é isso. Agora você já sabe como gerenciar os arquivos PDF facilmente usando o Wondershare PDFElement. Isso poupará você de muitos problemas porque agora você pode encontrar os documentos facilmente e salvar os arquivos sem se preocupar com limites de tamanho. Há outras alternativas que podem executar esses serviços, mas o PDFELement tem todas essas ferramentas no mesmo programa, e a maioria delas são fáceis de usar e livres de pagamento. Então, verifique e gerencie todos os seus PDFs como um profissional.