O gerenciamento eletrônico de documentos é definido como a organização eficiente de documentos digitais para mantê-los seguros e melhorar a colaboração entre os servidores do local de trabalho. O usuário pode salvar seus arquivos em um único servidor, tornando-o acessível a todos no trabalho. Assegura que o tratamento dos ficheiros dos gabinetes será assegurado.
Além disso, este sistema de gerenciamento de documentos economiza dinheiro compartilhando arquivos, enviando faturas ou faturas por meio de múltiplas aplicações e software. Por conseguinte, a importância desta tendência não pode ser comprometida. O artigo define com sucesso as características oferecidas por documentos eletrônicos, usa cenários de caso e como gerenciar ficheiros PDF de uma forma ultra-moderna.
Wondershare PDFelement
Simplifique como as pessoas interagem e se comunicam com documentos PDF usando ferramentas PDF poderosas e intuitivas.
Parte 1: Documento Eletrônico - Uma Tendência de Alta
Como os sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos se tornaram uma tendência ascendente por vários anos? As pequenas e médias empresas e grandes empresas estão a transferir seus dados físicos e documentos para documentos PDF digitais. Esta tendência crescente tem uma lista exaustiva de benefícios, e é por isso que o sistema de gerenciamento de documentos se tornou algo agora mesmo.
As seguintes subsecções deste artigo mencionam algumas características promissoras deste sistema e explicam o seu factor de uso em diferentes segmentos da sociedade.
1.1. Principais recursos dos documentos eletrônicos
Os documentos digitais têm as seguintes características e traços que levaram as pessoas a virar as costas à organização tradicional e gestão de documentos.
Facilidade de Uso
Manter dados em um serviço com base na nuvem específico traz uso sem esforço para todos os funcionários da empresa ou estudantes em uma universidade. Com os dados acessíveis 24 horas, o sistema de gerenciamento de documentos não cria formatação não importa o que dispositivo e software estejam em uso.
Invoca-se uma colaboração eficaz em que mais de duas pessoas podem trabalhar num documento. Torna o processo livre de stress e poupa tempo.
Equipamento compatível
O processo digital de gerenciamento de documentos é compatível com equipamentos. Os documentos podem ser abertos através de smartphones, laptops, tablets e computadores e todos os elementos visuais estão intactos. Significa que o usuário pode estar localizado em qualquer coordenada do mundo e ele pode aceder facilmente ao documento e brincar com eles como quiser.
Editabilidade
A edição é uma das características mais significativas do sistema eletrônico de gerenciamento de documentos. O sistema dá a liberdade do usuário de editar o documento PDF como desejar. É possível adicionar ou remover páginas, inserir ou excluir texto, reproduzir com imagens e organizar o layout do documento. Esta liberdade nunca é assegurada através de cópias físicas.
Segurança
Os documentos digitais oferecem segurança e protecção aos dados sem colocar stress ao usuário. Um servidor já estabeleceu muitas vezes que isso constitui uma informação sensível da empresa. Os funcionários autorizados podem acessar os dados a qualquer momento sem terem de estar presentes em um determinado local. Com isso, os documentos são criptografados e as senhas abertas podem ser ativadas neles.
Os dados são salvos através de serviços com base na nuvem e ninguém pode ter acesso aos mesmos com a intenção de violação e manipulação de dados. Em comparação com documentos de capa dura, qualquer funcionário pode acessar os dados, duplicar ou vazar.
Custo e Tempo Eficaz
Com todos os dados relevantes são salvos electronicamente em um servidor e salvos no serviço em nuvem, a necessidade de recursos humanos é restrita. Protege os custos que ocorrem nas empresas. A partilha de documentos digitais é assegurada por e-mail, o que salva o preço da publicação e da impressão. O serviço de atendimento ao cliente também é eficaz, uma vez que as solicitações estão atendidas a tempo.
Poupe o tempo para postar faturas e faturas do cliente. Portanto, este gerenciamento de documentos tem sua maneira de entregar o controle aos jogadores.
1.2. Use cenários de caso de documentos eletrônicos
O uso de sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos não é somente restrito a grandes empresas e locais de trabalho. Com base na sua lista infinita de benefícios e de facilidade, o caso de utilização deste sistema milagroso não conhece limites. A subseção inclui o domínio possível onde um sistema de gerenciamento de documentos é incorporado.
Documentos Pessoais
O sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos desempenha um papel crucial no manuseio e gerenciamento de documentos pessoais. Com todos os arquivos médicos e baseados em pessoas protegidos em um único local, o usuário pode acessá-los a qualquer momento de qualquer lugar do mundo.
Significa que as partes interessadas nunca estão afastadas de documentos importantes e cumprem as normas e regulamentos do Estado ou do país. O usuário pode configurar um álbum digital de fotos e atualizá-lo sempre que uma nova imagem for lançada.
Além disso, novos pormenores relativos à informação sobre seguros pessoais, às contas fiscais, aos acordos de apólice. documentos de cuidados de saúde e resultados do laboratório podem ser salvos em uma pasta em um local seguro. Organizar páginas PDF para que cópias de certificados de casamento, domicílios, informações de natalidade e passaportes sejam facilmente acessíveis em um documento PDF.
Documentos de trabalho
O sistema de gerenciamento de documentos funciona como um charme quando se trata de documentos de negócios e de trabalho. Uma empresa apenas trabalha na organização e gestão eficientes de informações e dados sensíveis. O processo de gerenciamento de documentos eletrônico oferece um avanço fácil para organizar páginas PDF facilmente.
Podemos transmitir inteligentemente os documentos de trabalho, como folhas de dados mensais e anuais, planos de marketing, estratégias e planos da empresa, portfólio de clientes e listas de contatos dos parceiros. Garante protecção de dados e acessibilidade.
Qualquer informação relacionada com clientes e parceiros pode ser inserida em contratos templates. Um portfólio pode ser emitido com base em truques e materiais de marketing. A lista de informações do cliente também pode ser atualizada com facilidade. Esses casos de uso têm certeza de ajudar o usuário a longo prazo, e nenhum dado é retido para usuários não autorizados.
Documentos de escola
Muitas vezes ignorados, os documentos das escolas também exigem gestão e manipulação essenciais, para que o aluno não perca quaisquer atividades críticas e relatórios de estes. O usuário pode desenvolver novos lançamentos e atualizar os planos de aula ou projetos da forma mais eficaz possível.
Um aluno pode organizar páginas PDF de acordo com sua necessidade e importância. Os papéis, os testes, os relatórios laboratoriais. e a informação escolar pode ser colocada ao abrigo de uma única pasta, a utilizar sempre que ocorra uma nova admissão e é necessária a preparação.
Por outro lado, o gerenciamento de documentos pode ser afetado inserindo todas as atividades individuais em um documento PDF. O usuário pode continuar atualizando o trabalho de grupo e inserir arquivos para ele semanalmente. Tudo isso desempenha um papel essencial no aumento da produtividade do utilizador e na limitação do estresse.
Parte 2: Como Gerenciar Páginas de PDF de Forma Eficiente e Fácil
Empreendedores, professores, estudantes e funcionários governamentais incorporaram o sistema eletrônico de gerenciamento de documentos para organizar páginas PDF de forma eficiente. Os seus benefícios e prós não são novos para ninguém, e as pessoas estão inclinadas para ela.
Wondershare PDFelement é um desses softwares que ajudam a organizar, lidar e gerenciar arquivos PDF como um expert. Oferece segurança do usuário, permitindo assinaturas digitais e senhas. O processo de anotação tornou-se sem atrito através das ferramentas de marcação, e o usuário pode enviar seus trabalhos no Google Drive e no Dropbox sempre que quiser.
Wondershare PDFelement
Simplifique como as pessoas interagem e se comunicam com documentos PDF usando ferramentas PDF poderosas e intuitivas.
Os ponteiros abaixo oferecem uma visão profunda de alguns dos traços desta ferramenta milagrosa relacionada com a organização e o gerenciamento de PDF.
Criando e inserindo
O usuário pode organizar páginas PDF adicionando novas páginas e criando novos documentos. Crie uma nova pasta ou PDF ou use a opção "Verificar" para usar a câmera e desenvolver o documento PDF. As imagens digitalizadas também podem ser inseridas, enquanto imagens na galeria regular também não prejudicam o documento. É possível adicionar páginas em branco para o PDF já construído.
Exclusão de Páginas PDF
Se o usuário tiver adicionado algumas páginas desnecessárias sem intenção, esta ferramenta fantástica permite que elas sejam apagadas com um clique de um botão. Significa que a perspectiva do documento é preservada e que a exposição profissional é apresentada.
Rotação das Páginas
O recurso "Rotação" é o negócio real quando se trata de gerenciamento de documentos. Quando as páginas são escaneadas pela câmera, sua orientação é distorcida. Com este recurso, o usuário pode girar as páginas e corrigir o alinhamento com base nos requisitos do documento.
Rearranjo de páginas PDF
O seguinte recurso do Wondershare PDFelement faz o truque, reorganizando e reorganizando as páginas do PDF conforme o usuário precisa. É possível alterar a ordem do conteúdo do arquivo trazendo as páginas do fim ao fim do arquivo ou vice-versa.
Parte 3: Conclusão
Os sistemas tradicionais de conservação de dados e de partilha tornaram-se obsoletos e novas tendências tomaram o seu lugar. As pessoas estão a mudar a sua atenção para o sistema de gestão de documentos electrónicos, desde as pequenas empresas até às grandes empresas e estudantes até aos professores.
A razão subjacente a esta tendência de sublevação é o facto de este sistema garantir total segurança, com custos e tempo. Além disso, apresenta-se uma utilização fácil, amiga do ambiente e uma edição sem esforço. Além disso, os casos de utilização de documentos digitais envolvem a gestão e organização de documentos PDF no trabalho, escola e casa.
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