Como extrair dados de recibos usando OCR

Tudo está se modernizando. De casas a fazendas e empresas, tudo agora usa a tecnologia para melhorar o que existe. Por exemplo, as empresas usam software de gerenciamento de despesas para lidar com tarefas de contabilidade e reservas. Embora sejam úteis, às vezes carecem de alguma função. Então, você adiciona mais tecnologia para atualizá-las. Você pode adicionar ferramentas de OCR para digitalizar recibos.

Uma ferramenta de OCR permite extrair dados de recibos. Isso é uma grande economia de tempo que irá melhorar a produtividade da sua empresa. Isso refletirá na experiência de seus clientes; eles ficarão satisfeitos com o excelente serviço. E assim, eles estarão mais propensos a comprar seus produtos ou serviços.

De fato, a tecnologia OCR é indispensável para o software de gerenciamento de despesas. Esse artigo apresentará a você o melhor scanner de recibos e ferramentas de OCR.

Benefícios da digitalização de recibos

Acesso mais fácil

Recibos digitalizados são mais fáceis de acessar. Você pode permitir que a tecnologia pesquise em sua coleção de recibos armazenados eletronicamente para encontrar o que está procurando. E irá encontrá-lo mais rápido do que você.

Desorganização reduzida

Você terá uma bagunça desordenada com muitos recibos de papel em seu escritório. E com o passar do tempo, essa montanha de recibos continuará crescendo.

E se você armazenar seus recibos em um computador? Nada mudará em seu escritório à medida que você recebe mais recibos, além de seu computador ter menos espaço de armazenamento.

Paz de espírito

Recibos em papel, assim como qualquer outro documento impresso, podem ser perdidos. E se de repente você precisar do recibo que falta?

Recibos armazenados eletronicamente não são tão fáceis de se perder. Você pode até fazer cópias deles para backup, caso alguém exclua os dados acidentalmente.

Segurança aprimorada

Os recibos digitais são mais seguros do que os recibos em papel. Claro, os hackers podem acessá-los. No entanto, desde que você siga as melhores práticas de segurança, isso não deve acontecer.

A digitalização de recibos também reduz os riscos de fraude. Pessoas com intenções maliciosas podem roubar recibos de papel e usá-los para seus próprios interesses. Isso não aconteceria com recibos digitalizados.

Eficiência

Conforme mencionado no início desse artigo, a tecnologia permite que as empresas realizem tarefas tediosas mais rapidamente. Em outras palavras, aumenta a eficiência. Ao digitalizar recibos, muitos processos se tornam mais rápidos. Assim, os funcionários podem se concentrar em outras tarefas que podem ajudar o negócio a crescer mais rapidamente.

Como digitalizar recibos

Existem várias maneiras de digitalizar seus recibos. Aqui estão três métodos de digitalização OCR para converter seus recibos em cópias digitais.

Usando o PDFelement para iOS

O Wondershare PDFelement é uma conhecida ferramenta de PDF com uma versão para iPhones e iPads. É uma ferramenta útil que é obrigatória para muitas pessoas. Um de seus recursos é permitir que os usuários criem arquivos PDF. E permite que você faça isso usando a câmera do seu dispositivo.

Digitalizar recibos com PDFelement é muito simples. Siga essas simples etapas para fazer isso.

• Inicie o PDFelement.
• Toque no ícone '+' (mais) no canto inferior direito da tela.
• No menu pop-up, em Criar novo, selecione Digitalizar. Ele ativará a câmera do seu dispositivo.
• Aponte a câmera para o recibo que deseja digitalizar e tire uma foto.
• O PDFelement converterá automaticamente a imagem em um PDF.
• Salve o arquivo.

Usando o Office Lens

O Microsoft Office Lens é um aplicativo móvel da Microsoft, a empresa de tecnologia que criou o sistema operacional Windows e muitas outras ferramentas digitais. Esse aplicativo permite transformar documentos em cópias digitais. Veja como usar o Office Lens para digitalizar recibos:

• Abra o Microsoft Lens.
• Deslize para a esquerda ou para a direita para selecionar um modo de escaneamento. Para recibos, o modo Documento é a melhor escolha.
• Tire uma foto do recibo. Corte conforme necessário.
• Toque em Concluído.
• Selecione como deseja salvar o arquivo. Você pode salvá-lo como uma imagem, PDF, Word ou Powerpoint. Além disso, você pode armazená-lo diretamente no OneNote ou OneDrive. Toque em Salvar.

Usando o Adobe Scan

A Adobe é outra empresa de tecnologia conhecida por criar ferramentas de produtividade confiáveis. Um de seus produtos é o Adobe Scan, uma ferramenta de OCR para dispositivos móveis. Você pode usá-lo como um scanner de recibos. Siga essas etapas para fazer isso:

• Abra o Adobe Scan.
• Deslize para a esquerda ou para a direita para selecionar o modo de digitalização.
• O modo Documento é o mais adequado para digitalizar recibos.
• Tire uma foto do recibo.
• Selecione Refazer se não estiver satisfeito com a imagem capturada. Caso contrário, selecione Ajustar e salvar.
• Edite a imagem conforme necessário. Toque em Salvar PDF quando terminar.

Desafios da extração de dados de recibos digitalizados

Digitalizar seus recibos permite que você faça mais do que liberar espaço no escritório. Ele também agiliza a entrada de dados. Você não precisa mais redigitar o conteúdo dos recibos em um sistema. Em vez disso, você pode usar ferramentas de OCR para extrair dados dos recibos. A partir daí é só copiar e colar.

Como extrair dados de recibos

Usando o Python

Python é atualmente uma das linguagens de programação mais populares. Essa linguagem de programação multifuncional de alto nível pode ajudá-lo a extrair dados de recibos. Mais especificamente, a biblioteca de cliente Mindee Python permite extrair dados de faturas e recibos.

O problema é que você precisa de conhecimento de programação para usar essa ferramenta.

Usando a API de OCR

API significa Interface de Programação de Aplicativos. É um software intermediário que permite que dois aplicativos "conversem" entre si. Uma API de OCR conecta um programa de OCR a outra ferramenta para extrair texto de documentos como recibos.

Assim como na extração de texto usando Python, você precisa de algum conhecimento técnico para extrair texto por meio desse método.

Usando o PDFelement

O PDFelement é um software muito versátil cheio de recursos sofisticados. O que foi mencionado anteriormente foi sobre o recurso de digitalização na versão iOS. Agora, falaremos sobre o recurso de extração de dados OCR. Como? Siga esses passos:

Converter texto de imagem de recibo em texto editável

• Inicie o PDFelement.
• Clique em Abrir PDF - se o recibo já estiver em formato PDF. Caso contrário, clique em Criar PDF para converter a imagem em um PDF.
• Clique em Executar OCR ou OCR para converter o PDF digitalizado em um PDF editável.
• Selecione Digitalizar para texto editável nas Opções de digitalização.
• Defina o idioma usado no recibo. Clique em Aplicar.

Extrair dados de recibos

• Clique em Formulário.
• Selecione Extrair dados > Extrair dados com base na seleção > Aplicar.
• Use o cursor para enquadrar os campos que você deseja que o PDFelement extraia.

• Clique em Aplicar.
• Salve o arquivo .csv que o PDFelement irá criar. Você pode abri-lo no Excel ou em aplicativos semelhantes para visualizar os dados extraídos.

As pessoas também perguntam

Como organizar recibos digitalizados?

Recibos em papel podem deixar seu escritório confuso. Da mesma forma, recibos digitalizados podem causar confusão nos arquivos em seu computador. Portanto, é aconselhável combinar recibos semelhantes em um arquivo PDF. Ele reduz o número de arquivos que você verá em sua pasta de recibos. Além disso, torna mais rápida a busca por recibos específicos. O PDFelement tem um recurso que permite combinar PDFs. Você pode utilizar isso.

Quando você precisará digitalizar recibos?

Você precisa começar a digitalizar recibos quando a busca por um específico se torna uma tarefa demorada. Mas você pode fazer isso desde o início, para não precisar reservar tempo para digitalizar recibos antigos. Esse último é recomendado porque, como dito acima, a digitalização de recibos melhora a segurança e a eficiência.

Conclusão

Digitalizar recibos para convertê-los em cópias digitais é altamente recomendado. Isso os torna mais fáceis de encontrar. E quando precisar extrair dados dos recibos digitalizados, você pode usar ferramentas de OCR em vez de digitar os dados.

O Wondershare PDFelement é uma excelente ferramenta para se ter. A versão iOS permite digitalizar recibos e mesclar PDFs para fins de organização. Enquanto isso, a versão para desktop oferece ferramentas mais poderosas, como extrair dados de formulários e recibos.