Compreendendo e arquivando os formulários de relatório da ACA 1094 C e 1095 C

Então, você descobriu que precisa preparar um formulário 1095-C, pois sua empresa alcançou pela primeira vez o número de 50 funcionários. É natural não saber como prepará-lo se for a sua primeira vez lidando com essa situação. Então, você descobriu que também precisa preencher o Formulário 1094-C, o que pode deixá-lo confuso e sobrecarregado. Não se preocupe. Estamos aqui para guiá-lo.

Para que servem? Ambos os formulários são utilizados por Grandes Empregadores Aplicáveis (ALEs) para comunicar suas ofertas de cobertura de saúde aos funcionários em tempo integral. Este artigo ensinará como preencher esses formulários, revisar seus envios e imprimi-los. Para isso, usaremos o Wondershare PDFelement, a melhor ferramenta de PDF para essa tarefa.

Parte 1. Diferenciando 1094 C e 1095 C: O que é um formulário 1094 C?

Os formulários 1094-C e 1095-C são documentos fiscais do IRS que algumas empresas devem emitir anualmente. Esses formulários são obrigatórios apenas para empresas com pelo menos 50 funcionários em tempo integral, conhecidas como Grandes Empregadores Aplicáveis (ALEs).

Para uma visão geral, o Formulário 1094-C é um formulário de transmissão utilizado para resumir e enviar o Formulário 1095-C ao Internal Revenue Service (IRS). Ele relata informações sobre a cobertura de seguro saúde oferecida aos funcionários.

O formulário inclui as seguintes informações:

• Compreende informações referentes ao empregador, como o nome, endereço, número de identificação do empregador (EIN) e dados de contato
• Além disso, apresenta o número de funcionários em tempo integral e o total de empregados
• Detalha a cobertura de seguro saúde oferecida aos funcionários, acompanhada de quaisquer códigos relevantes para especificar a cobertura fornecida

Parte 2. Diferenciando 1094 C e 1095 C: O que é um formulário 1095 C?

O Formulário 1095-C é o registro enviado ao IRS pelas ALEs, bem como entregue aos seus colaboradores. Toda ALE tem a responsabilidade de disponibilizar este formulário a cada um de seus funcionários em tempo integral. É necessário que contenha detalhes referentes à cobertura do plano de saúde oferecida ao funcionário e seu status de inscrição nessa cobertura. O Formulário 1095-C deve ser fornecido aos funcionários, mesmo que não estejam inscritos na cobertura de seguro saúde oferecida.

As informações que um Formulário 1095 C contém incluem:

• As informações do empregador
• As informações do funcionário
• A cobertura de seguro saúde oferecida
• Ele deve detalhar os meses de cobertura oferecida e quaisquer códigos aplicáveis para indicar a cobertura fornecida.

Parte 3: Quais são os requisitos de relatório dos formulários 1094 C e 1095 C?

Vamos atualizar e fornecer mais informações sobre os formulários 1094-C e 1095-C.

Quem deve arquivá-los? Eles são aplicáveis a grandes empregadores, ou seja, aqueles com 50 ou mais funcionários em tempo integral. Quando eles precisam arquivá-lo? Se você estiver enviando eletronicamente, o prazo é 31 de março do ano seguinte ao ano fiscal. Observe que os empregadores com pelo menos 250 formulários 1094-C e 1095-C são obrigados a enviá-los eletronicamente. Para arquivamento em papel, os ALEs devem apresentar os formulários 1094-C e 1095-C até 28 de fevereiro. 28 de fevereiro também é o prazo final para a emissão do Formulário 1095-C aos seus funcionários.

Para onde um ALE deve enviar os formulários? A resposta varia.

Suponha que você decidiu enviar os formulários em papel. Verifique o endereço de correspondência do IRS correspondente à sua localização, pois ele varia de um lugar para outro. Por exemplo, o endereço postal para Nova Jersey é: Department of the Treasury, Internal Revenue Service Center, Austin, TX 73301. Enquanto isso, os residentes de Indiana devem enviá-lo para o seguinte endereço: Department of the Treasury, Internal Revenue Service Center, P.O. Box 219256, Kansas City, MO 64121-9256.

Para preencher os formulários 1094-C e 1095-C eletronicamente, você pode utilizar qualquer serviço de arquivamento eletrônico aprovado pelo IRS.

Parte 4: Imprima e proteja formulários 1094 C/1095 C usando PDFelement

O que fazer depois de preencher os Formulários 1094 C e 1095 C? Alguns passariam para outra tarefa. No entanto, é altamente recomendável revisar cuidadosamente o arquivo enviado para garantir que não haja informações incorretas. Se houver erros, você pode enviar rapidamente um formulário corrigido.

O mesmo se aplica aos destinatários do Formulário 1095-C. Embora as informações do Formulário 1095-C não estejam incluídas nas suas declarações fiscais, é importante corrigir qualquer erro. No entanto, é necessário corrigir esses dados no seu Formulário 1099-A.

Esses formulários geralmente estão em formato PDF.

Com isso em mente, o Wondershare PDFelement se mostra uma ferramenta de grande utilidade. Oferece uma gama de funcionalidades que podem ser bastante proveitosas. Primeiramente, destaca-se como um excelente leitor de PDF. Oferece diferentes opções de layout.

Além disso, ele oferece recursos de criptografia e compartilhamento, aumentando a segurança e a facilidade de uso dos seus documentos. Você pode usar o recurso de Criptografia para definir senhas em seus formulários do IRS. Dessa forma, é possível compartilhá-los com segurança com outras pessoas que precisam visualizá-los.

Por fim, o Wondershare PDFelement oferece novos e aprimorados recursos de impressão. Agora, você pode fazer impressão agrupada com esta ferramenta. Como isso difere da impressão normal? No passado, ao imprimir múltiplas cópias do seu Formulário 1094-C ou 1095-C, o Wondershare PDFelement imprimia a Página 1 repetidamente. Ele só interrompia a impressão da página 1 e prosseguia para a página 2 quando atingia a quantidade desejada de cópias. Isso significa que você precisava separar as páginas e reorganizá-las após a impressão.

Com a impressão agrupada, tudo fica muito mais simples. O Wondershare PDFelement imprime todas as páginas pelo menos uma vez primeiro, facilitando a organização dos documentos. Em seguida, ele imprimirá outra cópia do documento. Embora ainda seja necessário separar as páginas, o trabalho é reduzido, pois não é preciso reorganizá-las.

Parte 4.1. Como visualizar o Formulário 1094 C e o Formulário 1095 C no Wondershare PDFelement

Aqui está um guia sobre como alterar o layout no Wondershare PDFelement.

1. Abra o seu Formulário 1094-C no Wondershare PDFelement.
2. Clique em "Exibir".

3. Em seguida, clique no botão "Tamanho da página". Selecione a configuração de sua preferência.

4. Você também pode modificar a Visualização da página. Clique no botão próximo a "Tamanho da página" e escolha a configuração desejada.

Parte 4.2. Formulário 1094 C protegido por senha usando Wondershare PDFelement

Siga estes passos para criptografar seu Formulário 1094 C ou 1095 C para compartilhamento seguro:

1. Abra seu Formulário 1094-C do IRS usando o Wondershare PDFelement.
2. Clique em "Proteger" e depois em "Criptografar".

3. Marque "Abrir senha" e digite a senha desejada.

4. Verifique a senha de permissão e insira uma senha diferente, se desejar.

5. Ajuste as configurações de permissão conforme necessário.
6. Por fim, clique em "Salvar" para aplicar as alterações.

Parte 4.3. Compartilhe o formulário 1094 C usando Wondershare PDFelement

Veja como você compartilha um Formulário 1094 C com outras pessoas sem sair do Wondershare PDFelement:

1. Enquanto o PDF do Formulário 1094-C estiver aberto, clique em "Compartilhar".

2. Na janela pop-up que aparecerá, selecione a maneira como deseja enviar o Formulário 1094-C. Recomendamos o envio por e-mail.

3. Escolha entre Outlook ou seu e-mail preferido.

4. Redija o e-mail e envie-o.

Parte 4.4. Imprimir múltiplas cópias de 1094 C e 1095 C

Para fazer impressão agrupada com Wondershare PDFelement, siga estes passos:

1. Acesse seu Formulário 1094 C ou Formulário 1095 C usando o Wondershare PDFelement.
2. Pressione o ícone de impressão

3. Selecione sua impressora.

4. Indique o número de cópias que necessita imprimir.
5. Selecione a opção "Agrupar" quando esta estiver disponível.

6. Clique em Imprimir.

Considerações Finais

Os formulários 1094-C e 1095-C são documentos fiscais do IRS concebidos para serem empregados em conjunto. Empresas que contam com 50 ou mais colaboradores em tempo integral, denominadas Grandes Empregadores Aplicáveis (ALEs), têm a obrigação de submetê-los anualmente. Estes registros fornecem uma minuciosa descrição da cobertura de saúde oferecida pelas ALEs aos seus funcionários em tempo integral.

Independentemente se foi o responsável pela preparação dos formulários 1094-C e 1095-C ou se é o destinatário do formulário 1095-C, é crucial realizar uma revisão minuciosa do documento. Durante essa revisão, podem ser identificadas informações que precisam ser ajustadas. Nesse contexto, o Wondershare PDFelement se destaca como uma escolha excepcional, oferecendo uma variedade de opções, como layouts de visualização diversificados, criptografia de PDF e até mesmo a funcionalidade de impressão agrupada.