[Benefícios e ferramentas] Visão geral da coleta automática de dados

Os dados são o novo petróleo no mundo digital em que vivemos. Se quiser que seu negócio continue à frente, é sensato encontrar maneiras de coletar e interpretar as informações da melhor maneira possível. No entanto, para decifrar informações da mesma forma que os humanos usariam os seus sentidos, o software e os dispositivos tecnológicos deixam a desejar.

Converter arquivos em papel em dados digitais, para o aprendizado de máquina, é a melhor solução para essa situação. Para automatizar a coleta de dados, este artigo discutirá os benefícios e as melhores ferramentas que você pode usar.

O que é coleta automática de dados?

A coleta automática de dados é o processo em que uma máquina ou software de programação com IA lê dados em arquivos físicos e os converte em digitais. Você pode armazenar este documento eletrônico em seu banco de dados ou compartilhá-lo.

Os funcionários inseriam os dados manualmente nos livros de registros da empresa, antes de existir a coleta automática de dados. Como é da nossa natureza cometer erros, a quantidade de erros que esses registros continham é imaginável. Os funcionários recorriam a medidas preventivas extras, o que provavelmente levaria algumas horas extras para concluir a tarefa alocada, como dupla entrada.

Benefícios da coleta automática de dados para as empresas

Vamos ver como a coleta automática de dados pode beneficiar você ou sua empresa, agora que você já sabe o que é.

Reduz erros

Os pesquisadores estudaram métodos manuais de entrada de dados e descobriram que, ao verificar os dados visualmente, os funcionários são mais propensos a cometer erros. A entrada única é tão propensa a erros quanto a verificação visual. Ao inserir dados 100% precisos e atuais, a coleta automática de dados reduz o erro humano. Menos dinheiro você desperdiçará, quanto menos erros você cometer em sua empresa.

Economiza tempo

Para o sucesso de qualquer negócio ou estabelecimento, registros atualizados são cruciais. No entanto, pode ser muito entediante inserir centenas de páginas manualmente. Atualizando seus registros em uma fração do tempo que você gastaria executando a tarefa manualmente, a coleta automatizada de dados economiza tempo e agiliza seu fluxo de trabalho.

Melhora a eficiência

Seus funcionários não terão tempo para se concentrar em outras tarefas cruciais dentro da organização, se passarem horas realizando tarefas de entrada de dados. Liberando-os para se concentrarem em outras áreas, como a satisfação do cliente, que impulsionarão a organização, a entrada automatizada de dados tira a carga de seus ombros.

Economiza dinheiro

Não será necessário contratar um departamento inteiro para ajudá-lo a inserir os dados manualmente ao automatizar a coleta de dados, pois ela te ajuda a economizar suas preciosas moedas nas operações comerciais diárias. A empresa gerará mais receita, pois a coleta automatizada de dados melhora a eficiência. Você pode reinvestir o dinheiro extra em seu negócio ou colocá-lo em um fundo de emergência.

Ajuda a eliminar os papéis

É essencial considerar o impacto no meio ambiente à medida que construímos nossos negócios. A maioria dos arquivos impressos logo estarão em uma lixeira ou aterro sanitário, o que é muito prejudicial ao meio ambiente. A coleta automática de dados ajuda a converter arquivos em papel em documentos digitais compartilháveis ​​que não exigem impressão e reduzir a pegada de carbono. Você evita muita frustração e custos adicionais decorrentes da manutenção de arquivos e documentos em papel organizados, além de ajudar o meio ambiente.

Melhora o retorno

Você pode perder muito tempo em seu negócio esperando que um documento passe de uma hierarquia para outra e seja aprovado. Imagine um cenário em que um gerente esteja sobrecarregado de trabalho e tenha uma enorme pilha de papéis em sua mesa, para leitura e aprovação. Os arquivos eletrônicos podem ser facilmente digitalizados e enviados à gerência para confirmação rápida, ao usar métodos automatizados de coleta de dados.

3 métodos automáticos de coleta de dados diferentes

A coleta automatizada de dados não é uma questão única para todos, por mais fácil que pareça. Para suas necessidades comerciais ou pessoais, você é responsável por determinar que tipo de sistema funcionará melhor. Continue lendo para aprender os três principais métodos de coleta automática de dados que você pode usar.

1. Reconhecimento ótico de caracteres (OCR)

O primeiro método da nossa lista é o reconhecimento ótico de caracteres, popularmente conhecido como OCR. Este processo utiliza tecnologia para ler caracteres manuscritos ou textos impressos em documentos ou imagens digitais.

Por exemplo, você pode usar o OCR para digitalizar um recibo e convertê-lo em um documento de texto. O conteúdo do recibo será então armazenado como dados de texto. Infelizmente, você não pode usar um editor de texto para contar ou editar as palavras no arquivo de imagem.

O uso de OCR é difundido nos setores de saúde, logística e bancário. Não há como negar que o OCR é uma solução econômica que também economiza um tempo precioso, embora o resultado do OCR exija algum tipo de revisão. Alguns recursos principais do OCR incluem digitalização, impressão, correção de erros, revisão e recursos de reconhecimento.

2. Reconhecimento ótico de marcas (OMR)

O reconhecimento ótico de marcas, também conhecido como leitura ótico de marcas, decifra e identifica marcações específicas em um documento. Leitura e digitalização de pesquisas, questionários e avaliação de provas onde os alunos indicam a resposta correta sombreando a caixa apropriada, são exemplos de áreas onde o OMR é aplicável. Um scanner decifra as marcações no papel, através do reflexo da luz do formulário. A área sombreada permitirá que menos luz passe pelo papel, resultando em um contraste perceptível. Os recursos críticos do OMR incluem design, digitalização, impressão, recursos anti-cheat, geração de relatórios e classificação de dados. O OMR pode trabalhar muitas horas e lidar com inúmeros documentos sem fadiga, ao contrário dos seres humanos. Ele também é 99% preciso, o que excede em muito o que um ser humano pode fazer. Podemos apostar que se você tivesse que ler 10.000 questionários, não seria tão rápido ou preciso quanto um scanner OMR.

3. Reconhecimento inteligente de caracteres (ICR)

Por último, o reconhecimento inteligente de caracteres é um método de automação de dados em que um computador traduz texto manuscrito em caracteres que uma máquina pode ler. Alguns recursos que o software ICR possui são leitura, detecção e classificação de textos, integração VMS, painel em tempo real e módulos de relatórios. Para atender às suas necessidades exclusivas, o software ICR pode ser personalizável.

No entanto, não confunda ICR com OCR. Uma diferença significativa é que o OCR não consegue decifrar caligrafias e textos não estruturados. Extraindo dados de estilos de escrita complexos, o processo de aprendizagem aprimorado do ICR melhora significativamente o OCR. Além disso, sempre que decifrar uma caligrafia única, o software adicionará novos caracteres ao banco de dados.

Para levar sua coleta automatizada de dados para o próximo nível, o ICR é uma ferramenta altamente precisa com todas essas melhorias. O ICR é adequado para locais que lidam com vários formulários escritos que exigem entrada no banco de dados da empresa, como por exemplo hospitais, escritórios de advocacia e instituições financeiras.

Wondershare PDFelement - ​​Uma poderosa ferramenta de coleta automática de dados

Considere incorporar a coleta automática de dados em seu estabelecimento, depois de ler os benefícios da coleta automática de dados e aprender mais sobre os três métodos ADC. PDFelement é uma excelente ferramenta que te você a coletar dados automaticamente e obter os benefícios descobertos acima.

Este software possui um recurso OCR que garante qualidade e precisão de alto nível, reconhecendo mais de 20 idiomas. Você pode digitalizar com precisão seus PDFs, arquivos e imagens com um clique e usar seu tempo extra para se concentrar em outras tarefas, graças ao Wondershare PDFlement.

Não precisa se preocupar com o layout e os elementos de formatação de seus documentos, como numeração de páginas, cabeçalhos e rodapés. O Wondershare PDFelement irá preservá-los e reproduzi-los conforme aparecem, fazendo uma cópia digital refinada, pronta para armazenamento ou compartilhamento.

Além disso, para tornar a edição perfeita, você pode sincronizar os textos recém-adicionados e reconhecidos do seu arquivo digitalizado com fontes pré-existentes.

Como coletar dados automaticamente com PDFelement

Esperamos que você esteja animado para experimentar o recurso OCR do Wondershare PDFelement. Veja o guia detalhado de como usar esta plataforma para coletar dados automaticamente.

Passo 1 Abra o Wondershare PDFelement e importe o PDF para realizar o OCR.

Passo 2 No topo da página, clique em OCR.

Passo 3 Para iniciar o processo de OCR, indique os parâmetros desejados antes de clicar em Aplicar, na janela pop-up OCR PDF.

Passo 4 Salve seu trabalho clicando no ícone Salvar, assim que o processo for concluído.

O Wondershare PDFelement possui outras funções para realizar todas as tarefas de PDF, além do recurso OCR. Para saber mais, veja o vídeo abaixo.

Conclusão

A tecnologia realmente teve um impacto significativo em nossas vidas e mudou a forma como fazemos as coisas. A invenção de ferramentas automáticas de recolha de dados que facilitam o nosso trabalho, melhoram a precisão e aumentam a nossa eficiência é um excelente exemplo. Não conseguimos imaginar como as pessoas faziam as coisas antigamente.

É hora de aproveitar essa tecnologia para aumentar suas chances de sucesso, agora que você sabe mais sobre a coleta automática de dados, vários métodos e ferramentas excelentes que pode usar. Além de se destacar de seus rivais no setor, ferramentas automatizadas de coleta de dados podem oferecer uma vantagem competitiva. No entanto, para encontrar o melhor método, é aconselhável fazer uma ampla pesquisa de mercado e usar métodos de tentativa e erro.