Doze dicas e truques úteis para arquivos PDF

O PDF é um dos formatos de arquivo mais usados e versáteis do mundo. Ele foi criado originalmente para funcionar em qualquer dispositivo. Isso significa que é renderizado da mesma maneira, independentemente do dispositivo em que você o usa. Também funciona independentemente do sistema operacional, então você pode visualizá-lo no Windows, Mac, distribuições Linux, ChromeOS e praticamente qualquer outro sistema operacional. Como exigem um editor de PDF para manipulá-los adequadamente, arquivos PDFs podem ser difíceis de trabalhar. No melhor dos casos, o melhor que você pode fazer é uma manipulação superficial, como conversão, anotações etc.

Para editar e controlar todos os elementos de um arquivo PDF, você precisa de uma ferramenta como o PDFelement. Neste artigo, mostraremos 12 dicas e truques úteis que você pode experimentar ao trabalhar com arquivos PDFusando o poderoso o PDFelement para Windows, Mac e iOS.

Doze dicas e truques úteis para arquivos PDF

1. Editar PDFs

Ao editar um arquivo PDF, é ótimo ter visibilidade do que está editando. O PDFelement mostra uma visualização em tempo real de todas as alterações feitas para que você possa ver como ficará o resultado final. O principal benefício é a economia de tempo, evitando a duplicação de trabalho. Com ele, você faz a edição certa na primeira vez, para que não precise fazer tudo de novo. As alterações feitas em um arquivo PDF ficam visíveis na tela imediatamente, economizando tempo e energia a longo prazo.

Existem outras vantagens na edição de arquivos PDF. Por exemplo, se você precisar ocultar algumas informações confidenciais em um arquivo antes de enviá-lo para outras pessoas, poderá usar a função Redigir PDF para encobrir essas partes. Esse processo é irreversível. Portanto, use uma cópia do arquivo que você está compartilhando. Não faça alterações no arquivo original. Você também pode adicionar marcas d'água para avisar as pessoas de que um arquivo é confidencial ou que o material está protegido por direitos autorais.

2. Mesclar e dividir PDFs online

Embora o PDFelement tenha poderosas funções para mesclar e dividir PDFs, se você não estiver em casa ou no computador do escritório, pode ser uma tarefa difícil de concluir. Por exemplo, se você precisar usar um computador público ou o laptop de outra pessoa, em vez de instalar um software de PDF, poderá usar um serviço online como Kapwing ou Zamzar para mesclar e dividir o PDF no seu navegador. Tudo o que você precisa são os arquivos de origem.

Isso pode economizar muito tempo e você pode terminar o trabalho com rapidez, independentemente do sistema que está usando. No entanto, na sua própria área de trabalho, a maneira mais simples seria usar os recursos do PDFelement, pois eles oferecem muitos recursos extras que você não encontrará em um serviço online, como a capacidade de criar uma primeira página que lista os arquivos mesclados ou a capacidade de criar um portfólio em PDF.

3. Fazer anotações em PDFs online

Se você não tiver acesso ao seu próprio sistema e precisar fazer anotações rapidamente em um arquivo PDF, existem vários sites que permitem fazer isso online, como SmallPDF ou LightPDF. Com eles, você pode escrever em um arquivo PDF. Quando terminar, você só precisa baixar o arquivo alterado no computador. A maior vantagem é a mobilidade, pois você não fica restrito a um determinado computador.

É importante lembrar que nos serviços online suas informações não estão totalmente seguras o tempo todo. Mesmo que o site seja seguro, você está usando a internet para enviar os arquivos. Se você não estiver usando arquivos criptografados, sempre existe o perigo de os dados serem interceptados por hackers. Isso é algo que deve ser levado em conta se os arquivos contiverem dados sensíveis ou confidenciais.

4. Editar como PDF em vez de converter

Muitas empresas criam documentos em outros formatos e os convertem em PDF para proteger o layout, as fontes e outros aspectos. Mas quando esses PDFs precisam ser modificados, não ter acesso a um editor de PDF significa ter que converter os arquivos no formato nativo deles para edição. Por outro lado, se você tiver uma ferramenta como o PDFelement ao seu alcance, editar um PDF é muito fácil. Tudo que você precisa fazer é abrir o arquivo no aplicativo. Será possível controlar todo e qualquer elemento que o arquivo contém, incluindo texto, imagens, links, objetos, tabelas, gráficos, rodapés, cabeçalhos, marcas d'água, numeração de páginas etc.

Lembre-se de que nem todos os editores de PDF são iguais. Alguns deles, especialmente os online, permitem que você substitua somente os dados existentes. Já um verdadeiro editor de PDF como o PDFelement permite que você controle todos os elementos de um arquivo PDF, seja um rodapé, uma marca d'água, um hiperlink ou um objeto incorporado.

5. Converter PDF para JPG

Se o seu PDF for uma imagem ou um conjunto de imagens, o PDFelement permite convertê-lo em um ou vários arquivos sem perder qualidade. Isso permite carregar a imagem ou as imagens para plataformas de redes sociais, compartilhá-las com outras pessoas ou editá-las com um editor de imagens como o Photoshop. O poderoso mecanismo de conversão do PDFelement garante perda mínima da qualidade, além da escolha de vários formatos de imagem, como JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP e outros.

No campo do design, arquivos de design grandes geralmente são convertidos em PDF antes de serem compartilhados com outras pessoas. Isso ocorre porque os PDFs ocupam menos espaço do que os formatos de imagem. No entanto, se você deseja editar essas imagens em um editor de imagens ou importá-las para uma ferramenta de design diferente, o arquivo deve estar em JPG, PNG ou algum outro formato de imagem. Com o mecanismo de conversão superior do PDFelement, você não precisa se preocupar em converter para PDF e depois voltar para um formato de imagem, o que o torna um recurso muito útil para designers e outros profissionais criativos.

6. Fazer notas personalizadas em PDF

O PDFelement permite que você especifique as dimensões exatas do seu arquivo PDF para impressão. Isso evitará erros de impressão causados por espaçamento aleatório e outros problemas comuns em arquivos PDF. Frequentemente, as impressoras mostram um erro ou imprimem da maneira errada porque as dimensões não correspondem ao papel, gerando muito desperdício. Esse recurso específico impede que isso aconteça.

Além dos tamanhos de papel personalizados, você também pode especificar outros parâmetros ao exportar PDF, como sangrias. Dessa forma, quando estiver sendo impresso ou recortado, o arquivo não terá uma borda branca feia nas imagens. Sangria significa estender uma imagem colorida ou fundo colorido além das bordas da linha de corte ou caixa de corte. Isso garantirá a impressão adequada do PDF depois de convertido do formato de arquivo de design.

7. Converter arquivos Word em PDF

Os arquivos do Word são fáceis de editar. Porém, muitas vezes, ao compartilhá-los por e-mail ou enviá-los para outra pessoa, acontece uma alteração na formatação, tipos de fonte e outros erros. Converter arquivos DOCX e DOC em PDF ajuda a evitar esses problemas porque o formato PDF é inerentemente consistente em qualquer dispositivo, navegador, aplicativo de PDF ou sistema operacional. Não é necessário se preocupar com textos desalinhados, fontes ausentes, layouts distorcidos e muitos outros problemas associados a documentos do Word.

8. Acelerar a leitura de PDF

Pode ser difícil trabalhar com leitores de PDF. Embora sejam projetados para isso, a navegação pode ser complicada e sem a experiência de leitura natural obtida com um livro digital. Mas com uma ferramenta de leitura de PDF eficiente como o PDFelement, a leitura é um prazer. A navegação é realista, é fácil ir para qualquer página de qualquer lugar e toda a experiência de leitura é redefinida com vários modos de leitura.

Nos casos em que o arquivo for muito grande, ele será renderizado muito lentamente no leitor de PDF. Para acelerar o processo, você pode tentar reduzir o tamanho do arquivo ou nivelar o PDF para remover elementos indesejados, como fontes incorporadas e outros. O objetivo é eliminar qualquer conteúdo não imprimível para que o arquivo carregue mais rapidamente e seja mais fácil de rolar.

9. Gerenciar a biblioteca de PDF no iTunes

Embora a Apple tenha abandonado o suporte para arquivos PDF externos no iTunes com a versão 12.7, ainda é possível gerenciar eBooks em PDF e outros arquivos digitais por meio do iTunes, carregando-os no iDrive. Você pode usar a opção Enviar no iDrive para encaminhá-los para o iBooks e abri-los e gerenciá-los no aplicativo ou no próprio iTunes. O processo é um pouco tedioso, mas após armazenar todos os seus e-books dessa maneira, é muito fácil usar o iTunes para gerenciar a biblioteca de PDF. Isso pode ser muito útil para alunos que usam versões digitais de livros didáticos.

10. Salvar uma página da web como PDF

Muitas vezes, você encontra conteúdo valioso na web que deseja salvar em algum lugar para acesso rápido. Marcar a página no navegador é uma ótima ideia, mas não é possível transferir o arquivo para outro dispositivo. Em vez disso, salve-o como um arquivo PDF. Apesar da simplicidade, não use o recurso Arquivo → Salvar como do navegador para isso. Isso permitirá salvá-lo somente como uma página da web ou um arquivo HTML, o que não é muito útil. Use o comando Ctrl+P ou Cmd+P para abrir a função Imprimir do navegador. Você verá uma opção chamada Imprimir em PDF ou Salvar como PDF. Clique em Salvar. Toda a página da web será salva como um arquivo PDF. Agora você pode compartilhar ou enviar como um arquivo normal.

11. Adicionar campos de formulário

Se você deseja que alguém adicione informações específicas a um arquivo PDF, mas não tem certeza se essa pessoa tem acesso a um editor de PDF, pode adicionar campos de formulário como assinatura, título, data etc. Com o PDFelement, você pode criar formulários do zero usando uma ampla variedade de elementos. Após criar esses campos, eles se tornam automaticamente preenchíveis. O destinatário poderá preencher facilmente as informações necessárias, mesmo usando uma ferramenta de PDF simples, como um serviço online ou até mesmo o Adobe Reader, que é um aplicativo gratuito.

12. Reduzir o tamanho de um arquivo PDF

Essa é uma maneira viável de acelerar o leitor de PDF, mas também pode ser usada para otimizar o tamanho de um arquivo para armazenamento ou envio. Geralmente, os clientes usam e-mails com limites de tamanho para anexos. Portanto, se você precisar enviar vários arquivos para alguém e eles excederem esse limite, tente usar o recurso Otimizar PDF no PDFelement para reduzir o tamanho do arquivo em até 80%. Isso significa que você pode quase dobrar o número de arquivos enviados sem ultrapassar o limite rígido definido pelo e-mail do cliente.

Por que é importante ter um editor de PDF robusto

Você já viu muitas dicas e truques para usar com arquivos PDF. Mas com ajuda do PDFelement, há muitos outros benefícios também.

• Conversão precisa de e para PDF: o poderoso mecanismo de conversão mantém a integridade do conteúdo ao converter um arquivo de um formato para outro.
• Digitalização de fluxos de trabalho em papel: digitalize um arquivo diretamente para PDF usando o recurso OCR (reconhecimento óptico de caracteres) do PDFelement, eliminando o papel e tornando-se sustentável.
• Processo em lote para acelerar os fluxos de trabalho: tarefas repetitivas, como conversão de arquivos, extração de dados, adição de marcas d'água etc., podem ser automatizadas com o recurso de Processo em Lote do PDFelement. Economize tempo em tarefas mundanas e concentre-se em seus negócios para se tornar mais produtivo e eficiente.
• Trabalho facilitado em várias plataformas: se você trabalha com Mac, Windows e iOS, pode usar o PDFelement nas três plataformas para que seu trabalho não seja interrompido. Use o Wondershare Document Cloud para salvar seus arquivos na nuvem e acessá-los de qualquer lugar no seu navegador. A combinação de armazenamento em nuvem e plataforma de assinatura eletrônica torna essa opção atraente para qualquer empresa.
• Simplicidade: o objetivo do Wondershare PDFelement é simplificar a experiência do PDF e torná-lo acessível a todos, não apenas aos especialistas.

Usar as dicas e os truques que o PDFelement oferece pode mudar o jogo, seja para um empreendedor individual ou uma das maiores empresas do mundo. O PDFelement é simples, acessível e poderoso o suficiente para agregar valor a qualquer tipo de usuário.