Você já pode ter usado uma simples ferramenta de junção de arquivos PDF ou algum serviço de conversão de PDF online a certa altura. Ou você pode ter alguma experiência com um editor e criador de PDFs, ou até pode ser um profissional em tarefas avançadas de PDF como OCR e extração de dados. Qualquer que seja seu nível de experiência, usar PDFs para seu negócio pode ajudar você de diversas formas. Quer seja para uma digitalização simples de papelada com um criador de PDF ou tarefas de processamento avançado de PDFs em série, usar PDFs no seu negócio traz-lhe imensos benefícios. Vamos ver alguns desses benefícios de usar PDF no seu negócio.
Parte 1. 7 benefícios significativos de usar PDF
#1: Formato de documento fixo
O PDF é universalmente apelativo por ser totalmente compatível entre dispositivos e sistemas operativos. Não importa qual dispositivo esteja usando, ou navegador web, um arquivo PDF será sempre aberto e lido da mesma forma. O mesmo não pode ser dito de outros formatos como TXT, Word, HTML, entre outros. Esta é a principal razão para este formato ser útil para o seu negócio. Sua consistência traduz-se numa distribuição precisa de informações independentemente da plataforma usada.
#2: PDF é ubíquo
Apesar de nos tempos iniciais do PDF termos assistido a uma baixa utilização deste formato, rapidamente foi ganhando popularidade até se tornar no formato padrão dos documentos profissionais. Agora que já passaram quase três décadas desde que este formato nasceu, existem inúmeras ferramentas transferíveis e online para gerir fluxos de trabalho com PDF. Esta é a melhor prova de que o PDF veio para ficar.
#3: Segurança garantida
A segurança dos PDF tornou-se numa parte essencial dos processos laborais modernos e tem evoluído ao longo do tempo. Atualmente, funcionalidades de segurança de nível empresarial como encriptação de senha e ocultação de informações são referências em aplicativos de PDF premium como o Wondershare PDFelement e o Adobe Acrobat DC. Estas ferramentas oferecem uma proteção de dados superior e preservam a confidencialidade dos documentos partilhados fora da sua empresa.
#4: Pequena pegada digital (armazenamento de arquivos)
Os arquivos PDF geralmente têm uma pegada digital reduzida em comparação com documentos similares em Word e outros formatos. A menos que seu arquivo esteja cheio de imagens em alta resolução, apenas ocupa alguns MBs de armazenamento. Claro que normalmente são usados arquivos maiores para tarefas profissionais, como preenchimentos regulatórios, manuais de treinamento, e muito mais. Ainda assim, o PDF tem a pegada digital em termos de tamanho de arquivo. Isto permite que as empresas poupem em despesas com armazenamento físico, armazenamento na cloud e arquivamento que rapidamente podem ficar fora de controle.
#5: Compatível com todos os sistemas operativos
Quer você esteja usando o Windows, Mac, Linux, ChromeOS, Android, iOS, iPadOS, ou qualquer outro sistema operativo, os arquivos PDF são compatíveis. Tudo o que você precisa é de um navegador para ler PDFs ou de um aplicativo dedicado para gerir arquivos PDF. Qualquer que seja a exigência e operação do seu negócio, existe uma solução PDF à sua medida.
#6: Suporta elementos diferentes de texto
A beleza do PDF é que suporta todo o tipo de conteúdos, incluindo mídia embutida. A combinação de funcionalidades de multimídia e multi-elementos, juntamente com o seu tamanho de arquivo reduzido, torna este num formato superior a outros como TXT ou até RTF. Isto faz com que as empresas possam usar PDFs para textos, imagens, gráficos, tabelas, conteúdos embutidos, arquivos em anexo, marcas de água, ocultação, e outros tipos de elementos diferentes de texto. Esta é outra razão para ser altamente recomendado para o seu negócio.
#7: É o futuro no fluxo de trabalho de gestão de documentos
O PDF é altamente versátil e pronto para o futuro. A maioria das empresas já digitalizou seus documentos e os arquivou em formato PDF, pois o futuro pertence ao PDF. Sendo uma solução flexível e robusta para apresentar informações digitalmente, é superior a qualquer outro formato de arquivo que apenas é adequado para uma situação específica. Em claro contraste, o PDF pode ser usado em qualquer lado e tudo o que precisa é de uma ferramenta simples capaz de editar arquivos e realizar outras tarefas.
Parte 2. Qual o programa que posso usar para criar PDFs?
Compor um arquivo PDF do zero ou criar um PDF convertendo um arquivo de outro formato apenas pode ser feito com um serviço online ou software espeecializado nestas tarefas. Um excelente exemplo de um aplicativo confiável é o Wondershare PDFelement .
Que outras funcionalidades oferece o PDFelement?
Converter PDF para outros formatos
O PDFelement consegue converter de forma precisa e rápida arquivos PDF para mais de uma dezena de diferentes formatos como «DOCX, XLSX HTML, RTF, EPUB, JPG, PNG, e muito mais. Os conteúdos são preservados no mesmo formato do arquivo PDF original, mas agora você pode editá-los diretamente no aplicativo nativo.
Proteger PDF
Você pode proteger documentos com senhas de Acesso ou Permissões. Pode também mascarar conteúdos existentes com a ferramenta de ocultação, sendo uma ação permanente para prevenir que informações sensíveis caiam nas mãos erradas.
Anotações
A colaboração torna-se um passeio no parque com as ferramentas simples e robustas para revisar e comentar arquivos PDF partilhados. As novas versões do PDFelement elevam o nível com listas de anotações e outras funcionalidades avançadas.
Gestão de formulários
Você pode facilmente preencher, criar ou converter formulários de outros formatos não preenchíveis para criar PDFs editáveis, com ferramentas intuitivas como o Reconhecimento de Campos de Formulários e Destaques que ajudam no processo. Adicionalmente, você pode aplicar uma assinatura digital válida legalmente ou uma assinatura digital redigida em documentos PDF.
OCR
O PDFelement consegue converter textos em imagens em textos pesquisáveis ou editáveis de mais de 20 idiomas diferentes. A conversão é mais rápida e precisa em comparação com outros módulos de OCR para PDF.
Processamento simultâneo
Em vez de processar arquivos individualmente, você pode converter, adicionar marcas de água, extrair dados, entre outros de uma grande quantidade de arquivos colocando-os todos em fila no PDFelement e deixar o software tratar do resto.
Optimização de arquivos
O tamanho do arquivo pode ser reduzido até 80% ou mais, dependendo do tipo de conteúdo existente. Isto é conseguido através de um processo complexo de backend, mas você apenas precisa de selecionar a qualidade de saída e pressionar no botão Optimizar, sendo muito fácil para qualquer pessoa fazer.
Gestão de arquivos e páginas
Divida ou junte facilmente seus PDFs, organize páginas, remova e adicione conteúdos, renumere PDFs e muito mais, para criar arquivos personalizados.
Usando o PDFelement
Passo 1: Após você instalar e iniciar o produto, verá uma página inicial com várias secções organizadas de forma conveniente e concisa. Selecione a ação desejada e use o menu de Arquivo para abrir seu PDF. Em alternativa, pode simplesmente arrastar e largar um PDF para a interface para abrir automaticamente o arquivo. Pode também abrir um arquivo diretamente com o ícone de Abrir Arquivos na página de boas-vindas.
Passo 2: Após abrir o arquivo, pode executar diferentes tarefas na aba de ferramentas no topo, incluindo editar, converter, preencher formulários, adicionar assinaturas digitais, segurança e mais.
Passo 3: Após selecionar um modo específico, verá todas as ferramentas pertencentes a esse modo, ordenadas convenientemente acima do documento. Ao clicar numa destas opções, revelará mais ferramentas acima da seleção. Aqui pode realizar edições menores como alterar o tipo de letra e tamanho do texto, etc.
Passo 4: Após terminar de editar seu arquivo, acesse a opção do menu de Arquivo para salvá-lo no seu ambiente de trabalho. No novo PDFelement Pro DC para Windows, você pode até salvar um documento diretamente no Wondershare PDFelement Cloud, uma plataforma de armazenamento na cloud e de assinaturas digitais específica que vem integrada no PDFelement.
Observações finais
O PDFelement é para os PDFs o que os PDFs são para a gestão de documentos. Por outras palavras, a flexibilidade e versatilidade que os documentos oferecem ao mundo empresarial são exatamente o que o PDFelement oferece aos documentos PDF. Com o PDFelement, você tem a total liberdade para criar, converter e manipular arquivos PDF exatamente como desejada, sendo uma parte indispensável do seu arsenal de softwares profissionais. É também útil para instituições de ensino, professores, estudantes, profissionais de escritório, equipes criativas, e todos os que procuram a melhor forma para salvar e distribuir de forma segura as informações críticas do seu negócio, quer seja em forma de imagens, anexos de arquivos, hiperigações ou qualquer outro conteúdo.
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