Como incorporar um PDF no corpo do e-mail

A forma preferida de comunicação no mundo corporativo são os e-mails. Pelo menos 2,6 bilhões de pessoas no mundo usam suas contas de e-mail para enviar e receber mensagens, das 4,3 bilhões de contas totais. A maioria dos provedores de e-mail são gratuitos, fáceis de usar e rápidos. Anexar e incorporar arquivos, como PDFs, no corpo do e-mail e compartilhá-los é uma vantagem de usar esta comunicação.

Vamos supor que você esteja se candidatando a um emprego em uma determinada empresa. Nesse caso, o RH pode solicitar suas credenciais no e-mail, ao se candidatar a esta vaga. Se seu chefe solicitou uma foto do relatório mensal, você também poderá mandar por e-mail. Existem muitas maneiras de incorporar um PDF. Vamos explorá-las.

Método 1: Inserir PDF no e-mail Outlook como um objeto

Adicionar o PDF como um anexo é uma das formas mais comuns de enviar um PDF por e-mail. Você também pode incorporar seu PDF no corpo do e-mail, especialmente se for um documento com várias páginas.

Esse método também economiza o tempo de vasculhar seu armazenamento interno, procurando o arquivo correto para anexar, além de ajudar atrair a atenção do destinatário para seus e-mails.

Veja o passo a passo de como inserir um PDF no corpo de um e-mail, se você estiver usando o Outlook.

Passo 1 Abra o Outlook, crie um novo e-mail e toque na guia "Inserir", na parte superior da página.

Passo 2 No menu suspenso, navegue até o botão "Objeto". A menos que você esteja no corpo do e-mail que deseja escrever, em branco, esta guia não será ativada.

Passo 3 Uma janela aparecerá, onde você vai selecionar o tipo de objeto. Escolha "Documento Adobe Acrobat".

Passo 4 Depois de selecionar o tipo de objeto, localize no seu armazenamento interno o PDF que deseja inserir no corpo do seu e-mail. Clique em "Abrir".

Passo 5 Feche o visualizador de PDF e, antes de enviá-lo ao destinatário, escreva o resto do seu e-mail.

Método 2: Inserir PDF no e-mail como uma imagem

Converter o PDF em uma imagem é outro hack que você pode usar para inserir um PDF em seu e-mail. Este método pode apresentar alguns desafios, principalmente quando falamos de qualidade. Afinal, você não quer converter um PDF em uma imagem borrada ou pixelada.

Você deseja preservar a qualidade original do seu PDF na imagem que vai enviar.

Use uma boa ferramenta de edição de PDF, para evitar problemas de qualidade e realizar uma conversão em imagem sem perdas.

Um editor de PDF que pode te ajudar a converter seu documento em imagens, sem perder a qualidade, é o PDFelement. Assim que o processo de conversão estiver concluído, você terá uma imagem semelhante e o destinatário não terá problemas ao tentar acessar o conteúdo.

Veja o passo a passo de como converter um PDF em uma imagem usando o PDFelement:

Passo 1 Faça o download, instale e abra o PDFelement no seu dispositivo. Selecione "Abrir PDF" na janela inicial, e escolha no seu armazenamento interno o PDF que deseja converter. Depois de localizar o arquivo, selecione "Abrir".

Passo 2 Na parte superior da página, vá na guia "Converter", onde aparecerá uma barra de ferramentas de formato de saída. Para indicar que deseja converter o PDF em uma imagem, clique em "Para a imagem".

Passo 3 Uma janela aparecerá, para selecionar o formato de saída preferido, .jpg, .png, .bmp, .tiff, entre outros. Para iniciar o processo de conversão, escolha o formato de imagem desejado e clique em "Salvar". 

Depois que sua imagem estiver pronta, você poderá inseri-la em seu e-mail, verificar o e-mail do destinatário e "Enviar" seu e-mail. Você está pronto!

Para ajudá-lo a fazer as alterações necessárias em seu documento PDF antes de convertê-lo em uma imagem, o PDFelement possui outros recursos atraentes.

Com os recursos de edição, você pode adicionar imagens, gráficos e formas ao seu PDF. É uma ótima maneira de aprimorar a mensagem do seu PDF. Você também pode alterar o tamanho e a cor da fonte, inserir links ou marca d'água no documento. Pode até adicionar notas, realçar texto, sublinhar ou riscar partes específicas do PDF.

Para converter o documento de e para qualquer formato popular, caso seja necessário, também pode usar o recurso de conversão. Por exemplo, converter PDF em um documento Word ou Excel para facilitar o manuseio.

Há também recursos para dividir, mesclar ou excluir páginas nos documentos PDF. Você pode inclusive reduzir o arquivo, se estiver muito grande. Também pode usar o recurso OCR, que reconhece texto de imagens e PDFs digitalizados ou tornar seu PDF digitalizável para qualquer pessoa que o receba.

Basta editar o PDF ao seu gosto antes de convertê-lo em uma imagem e incorporá-lo ao seu e-mail!

Método 3: Incorporar PDF no e-mail como um link

Às vezes, dá muito trabalho adicionar um PDF como anexo. O arquivo pode ser muito grande para ser enviado por e-mail. Você pode não querer converter o PDF em uma imagem antes de enviá-lo. Use a ferramenta PDFelement para incorporar um PDF como um link no e-mail, que também te ajuda a converter arquivos.

Aqui está um pequeno tutorial, usando o Wondershare PDFelement, de como inserir um PDF no corpo do e-mail com hiperlinks.

Passo 1 Caso ainda não o tenha feito, você precisará baixar e instalar a plataforma em seu dispositivo.

Passo 2 Abra o PDF com PDFelement e, na barra de menu superior, clique no botão "Compartilhar". O PDFelement fornecerá um link para você compartilhar facilmente com outras pessoas.

Passo 4 Copie e cole o link no corpo do e-mail e envie-o ao destinatário.

Usando este método para incorporar o PDF no e-mail, você protegerá seus arquivos pessoais e comerciais. Neste caso, só o documento dentro do link estará acessível ao destinatário, ele não poderá visualizar nenhum outro documento do seu Wondershare Document Cloud.

Saber como criar um link que leve o destinatário ao documento exato que ele deve abrir é a ressalva ao compartilhar links para documentos PDF em um e-mail. Além disso, ao compartilhar links em seu e-mail, fique de olho na segurança de seus arquivos.

Método 4: Incorporar PDF no e-mail como um GIF

Converter o PDF em um GIF é outra maneira de incorporar o documento no e-mail. Se o destinatário preferir um documento animado, em vez de um estático, esse método vai funcionar melhor. Além disso, os GIFs são uma excelente maneira de chamar a atenção e convencê-los a explorar seu conteúdo.

Veja como incorporar em um e-mail do Gmail um PDF convertido em GIF:

Passo 1 Abra seu navegador e selecione "Compor".

Passo 2 Clique no ícone Inserir foto.

Passo 3 Escolha o GIF que deseja enviar e ele será colado no corpo do e-mail.

Passo 4 Clique no GIF e arraste o cursor para a esquerda, até que ele fique azul.

Passo 5 Na parte inferior da página, selecione "Inserir link" e aguarde o aparecimento de uma pequena janela. Clique na opção "Mudar".

Passo 6 Digite o endereço do flipbook que você deseja usar e selecione “OK”.

Passo 7 Escreva o resto do seu e-mail e clique em "Enviar".

Método 5: Enviar PDF como anexo no e-mail

Você pode usar o método convencional e adicionar o PDF ao seu e-mail como um anexo, se os outros métodos não funcionarem. Este processo é fácil com o PDFelement, e só são necessários alguns passos.

Passo 1 No PDFelement, importe o PDF.

Passo 2 No menu superior, clique em "E-mail".

Passo 3 Você será direcionado para um e-mail do Outlook, onde o PDF já estará anexado. Escreva a mensagem, clique em "Enviar" e seu e-mail, junto com o anexo em PDF, será entregue com sucesso ao destinatário.

Conclusão

Os e-mails já existem há algum tempo e vieram para ficar, especialmente com tendências como trabalho remoto. Se quiser aumentar sua produtividade e melhorar a maneira como colabora em seu local de trabalho, você deve aprender os métodos rápidos que pode usar para inserir e enviar arquivos em seu e-mail. Não se esqueça de proteger suas informações confidenciais e manter a privacidade ao compartilhar e receber documentos PDF por e-mail.