PDF e PDF/A: Comparação de Usos e Distinções

O PDF é amplamente utilizado para criar, compartilhar e armazenar documentos com um layout estático, a menos que haja alguma alteração. Sabia que existem diversas variantes de PDFs? Exatamente, há o PDF/A, uma versão alternativa otimizada para preservação a longo prazo. Qual é a diferença em relação ao PDF? E quando você deveria questionar: "PDF vs. PDF/A,qual devo usar?"

Abordaremos esse tópico no decorrer deste artigo. Apresentamos todas as informações essenciais sobre PDF, PDF/A (incluindo suas variantes), as distinções entre eles e como gerar um documento desse tipo.

Parte 1. Desvendando o Formato PDF

Contratos, formulários comerciais, trabalhos de tese e muitos outros documentos são frequentemente encontrados no formato PDF. Você tem alguma ideia de por que isso acontece?

Portabilidade

O PDF é amplamente reconhecido por sua capacidade Exatamente, ele "fixa" o layout do documento quando você o salva nesse formato. Vamos supor que você tenha criado um documento usando Wondershare PDFelement em um PC com Windows. Em seguida, você abre o PDF com um visualizador de PDF diferente, mesmo em uma plataforma alternativa, como o Mac. O documento manterá a mesma aparência. Enquanto isso, um arquivo DOCX poderia ter tido sua formatação modificada.

Devido a essa característica, o PDF é a escolha evidente para documentos que necessitam manter constantemente uma aparência profissional e cuidada. Os contratos e formulários comerciais mencionados anteriormente são os exemplos mais proeminentes.

Recursos de segurança

Certamente, a portabilidade não é o único atributo pelo qual os PDFs são reconhecidos. Além disso, o PDF também apresenta recursos de segurança. Você pode proteger os documentos usando uma senha. Da mesma forma, é possível aplicar criptografia a um PDF. Se você desejar assegurar a autenticidade do documento, é possível acrescentar uma assinatura digital certificada.

Reconhecimento Ótico de Caracteres

O PDF também é amplamente escolhido para documentos digitalizados devido à sua funcionalidade de OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres). Documentos digitalizados são essencialmente imagens do conteúdo original. Consequentemente, o conteúdo deles não pode ser editado diretamente. Essa função possibilita isso. Ele converte o texto contido na imagem em texto editável. O texto convertido torna-se pesquisável e editável.

Parte 2. PDF/A: O Poder Arquivístico do Formato PDF

Então, o que é PDF/A? O que ele tem que o PDF comum não tem?

O "a" em PDF/A significa arquivamento. O PDF/A é uma versão do formato PDF certificada pela ISO, destinada à preservação de documentos eletrônicos para o longo prazo. O PDF/A proíbe recursos não adequados para essa finalidade, como criptografia e vinculação de fontes.

O objetivo do PDF/A é garantir que os documentos armazenados nesse formato possam ser visualizados e utilizados no futuro. Alterações em versões futuras de tecnologia ou software não devem impactar o documento. Simplificando, o PDF/A torna um documento pronto para o futuro.

Características Principais

Aqui estão as características distintivas do PDF/A.

Autônomo

Um documento destinado ao futuro não deve possuir dependências externas, pois isso o torna vulnerável a alterações. Dessa forma, todos os elementos de um PDF/A são embutidos no arquivo.

Preservação de conteúdo

O PDF/A estabelece regulamentos rigorosos para preservar a integridade do conteúdo e a aparência visual do documento. Elementos como multimídia, JavaScript e criptografia, que poderiam comprometer a preservação de longo prazo, são proibidos ou estritamente regulados no PDF/A.

Fontes e Espaços de Cores

O PDF/A requer a utilização de fontes incorporadas e espaços de cores padronizados. Isso previne potenciais problemas de visualização devido à ausência de fontes ou perfis de cores.

Metadata

Em um documento PDF/A, a inclusão de metadados não é opcional; ela é obrigatória. Isso implica que informações vitais, como título, autor e data de criação, devem ser inseridas. Essa prática auxilia na identificação e organização dos documentos.

Compressão

O PDF/A viabiliza o uso de compactação sem perda para diminuir o tamanho do arquivo sem prejudicar a qualidade ou os dados do documento.

Finalidade

O PDF/A é especialmente vantajoso em setores que demandam a preservação e o arquivamento de documentos ao longo de prazos prolongados. Museus, bibliotecas, agências governamentais e entidades jurídicas colhem benefícios ao empregar esse formato. Isso assegura que seus documentos eletrônicos permaneçam acessíveis, legíveis e funcionais por longos períodos. Consequentemente, a preservação de informações valiosas e registros históricos é assegurada.

Parte 3. PDF vs PDF/A: Cenários de Uso e Aplicações

PDF e PDF/A são formatos semelhantes, porém têm finalidades distintas. A principal diferença é que o PDF é para compartilhamento, enquanto o PDF/A é para armazenamento. Vamos realizar uma comparação, identificando os cenários em que cada um deles se destaca.

Usos do PDF

• Compartilhamento de documentos - O PDF mantém o layout e é amplamente usado para compartilhar documentos. O PDF garante consistência visual para todos, sendo uma escolha excelente.
• E-Books e publicação - Livros são feitos para compartilhar. E evitar layouts confusos para os leitores é importante. Assim, o PDF, com sua capacidade de preservar layouts, é ideal para e-books e publicações.
• Formulários digitais- O PDF é ideal para formulários interativos preenchíveis eletronicamente pelos usuários. É frequentemente empregado em pesquisas, aplicativos e formulários de feedback.
• Relatórios de negócios: - Assim como nos e-books, a uniformidade visual é crucial em relatórios comerciais. Nesse sentido, o PDF é ideal para criar e compartilhar relatórios comerciais, demonstrações financeiras e apresentações.

Aplicativos PDF/A:

• Arquivamento de documentos - O PDF/A foi criado principalmente como um subtipo de PDF destinado ao arquivamento. Entidades governamentais, escritórios de advocacia e instituições históricas requerem documentos duradouros e acessíveis ao longo de muitos anos. Assim, o PDF/A é amplamente adotado nesses setores.
• Registros digitais - Empresas privadas também podem necessitar preservar registros eletrônicos por extensos períodos. Elas podem contar com o PDF/A para assegurar a autenticidade e utilidade dos documentos ao longo do tempo.
• Conformidade regulamentar.- O PDF/A é um formato ISO padronizado. Portanto, é comum em setores regulamentados nos quais a integridade e a retenção de documentos de longo prazo são vitais. Alguns exemplos incluem os campos da saúde, finanças e direito.
• Bibliotecas e museus - Preservar registros históricos e manuscritos raros é mais crucial do que manter romances e outras publicações. Dessa forma, o PDF/A é superior ao PDF devido à sua capacidade de preservar com maior eficácia o patrimônio cultural.

Parte 4. Quais são os diferentes tipos de PDF/A?

Certamente, os subtipos do PDF/A podem parecer complicados, mas entender essas variações é importante para escolher o mais adequado. Felizmente, não é tão complexo quanto parece. Leia isto para entender o que é cada subtipo e para que serve.

PDF/A-1a

Esse subtipo requer que o conteúdo do documento seja acessível tanto visual quanto textualmente. É necessário marcar todos os elementos, incluindo texto, imagens e metadados, para garantir a acessibilidade. O PDF/A-1a é apropriado para documentos que requerem alta acessibilidade, como materiais governamentais.

PDF/A-1b

O PDF/A-1b assegura a preservação da aparência visual do documento. Contudo, não requer acessibilidade textual. Ele é frequentemente empregado para arquivar documentos simples que contenham texto e imagens digitalizadas.

PDF/A-2

O PDF/A-2 vem em três partes: PDF/A-2a, PDF/A-2b e PDF/A-2u. Ele é baseado no PDF/A-1. A distinção está na sua capacidade de empregar recursos mais avançados, como transparência, camadas e arquivos incorporados.

PDF/A-3

O PDF/A-3 é o nível mais avançado dos três. Ele possibilita a inclusão de diversos formatos de arquivo no PDF/A, tornando-o mais flexível para a incorporação de multimídia. O PDF/A-3 permite a inclusão de arquivos não PDF/A, como XML, planilhas ou arquivos de áudio/vídeo. Isso amplia suas capacidades de armazenamento e compartilhamento. Tudo isso sem comprometer os requisitos essenciais do PDF/A.

Parte 5. Como criar um PDF ou um arquivo PDF/A no PDFelement

Para manipular PDFs e arquivos PDF/A, é necessário utilizar um editor de PDF. O Wondershare PDFelement é definitivamente uma opção que você deve considerar conferir. É uma solução completa para PDF disponível em Windows, Mac e até mesmo em dispositivos móveis! O software oferece tantos recursos que cada centavo gasto na assinatura vale a pena.

Através do Wondershare, é possível criar e editar PDFs de forma fácil, graças à sua extensa seleção de recursos de edição e interface amigável. Além disso, ele também abrange funcionalidades como anotações, conversão e compressão.

Veja a seguir como criar um PDF/A usando esse programa:

1. Inicie o Wondershare PDFelement.
2. Clique Crie PDF e selecione o método de criação de PDF/A que você deseja usar. Você pode criar um PDF em branco, usar um modelo para criar um PDF ou converter um arquivo existente em um PDF. Como alternativa, abra o PDF que você deseja converter para o formato PDF/A.

3. Edite o documento conforme necessário.
4. Se desejar salvar o documento como PDF, clique em Salve no canto superior esquerdo. No entanto, se quiser salvar o documento como PDF/A, prossiga para a passo 5.
5. Clique Converte na barra de ferramentas superior.
6. Clique Para PDF/A. Você pode salvar as modificações feitas no documento antes de convertê-lo para o formato PDF/A.

7. Na caixa de diálogo "Convert" (Converter), clique em OK. E é isso!

Conclusão

Em resumo, PDF e PDF/A são a mesma coisa. Porém, eles têm finalidades diferentes. O PDF é ideal para compartilhar documentos amplamente. Inclui eBooks, relatórios e apresentações. Já o PDF/A é para preservação de documentos a longo prazo. Engloba históricos, governamentais e jurídicos.

Para criar arquivos PDF ou PDF/A, experimente o Wondershare PDFelement. É altamente confiável e de uso simples. O destaque é que essa solução avançada de PDF tem uma avaliação gratuita. Isso possibilita explorar suas funcionalidades.