Como Você Pode Compartilhar PDFs com Senha

Transferir documentos PDF é uma atividade normal feita milhares de vezes todos os dias. Porém, isso não significa que não há riscos. Lembre-se que mais de 90% dos malwares são enviados por e-mail. É sempre uma boa ideia proteger os seus arquivos antes de os enviar. Se você trabalha com PDFs contendo conteúdos sensíveis, aprender a proteger os seus documentos com senha é um conhecimento vital para você.

De acordo com dados facultados por empresas especializadas em cibersegurança, existem 2.244 ciberataques por dia, e são reportados 164 cibercrimes todos os dias. É essencial reconhecer que as ferramentas digitais trouxeram enormes vantagens em termos de produtividade, mas também geraram muitas falhas de segurança que podem colocar os utilizadores em risco, e é necessário tomar medidas de precaução.

Como Você Pode Proteger um PDF antes de o Compartilhar?

Você deve saber que não existe uma forma segura de transferir arquivos, mas existem formas de impedir que outras pessoas tenham acesso à sua informação, por exemplo, protegendo os seus arquivos com uma senha.

Existem imensas formas de se proteger arquivos com senhas, mas a forma mais eficaz de o fazer são as tecnologias de criptografia.

A criptografia de dados consiste em gerar uma chave criptográfica de 128 bits utilizando uma senha definida pelo utilizador como referência. Subsequentemente, a chave criptográfica é utilizada para criar um algoritmo complexo que segmenta, substitui e reorganiza todo o conteúdo do documento de modo a o tornar totalmente irreconhecível.

Estes sistemas de segurança são considerados os mais seguros uma vez que, se a senha utilizada para encriptar o documento for desconhecida, é praticamente impossível de a decifrar.

Embora a tecnologia de encriptação seja altamente complexa, há muitos aplicativos e ferramentas para criptografar os seus arquivos facilmente.

Aqui mostrarei diversos métodos de compartilhar os seus arquivos de forma que seja necessária uma senha para os acessar.

Parte 1. Como Você Pode Criptografar Documentos no Word

O Microsoft Word é um dos programas incluídos na suíte Microsoft Office e foi especialmente feito para gerir processos de edição de arquivos de texto.

Se você utilizar o Word como programa principal para criar conteúdo de texto, você pode criptografar os seus documentos utilizando uma senha. É um processo simples e, abaixo, mostrarei como você o pode fazer passo a passo:

Passo 1: Ir à Aba "Arquivo"

Abra o seu arquivo Word e clique na aba "Arquivo" no canto superior esquerdo da tela.

Passo 2: Abrir a Ferramenta de Criptografia

Clique em "Informação" na barra da esquerda, depois clique em "Proteger Documento", e aí selecione "Criptografar com Senha".

Passo 3: Definir Senha

O Word mostrará uma caixa de diálogo; insira a senha que deseja e clique em "OK".

Passo 4: Confirmar Senha

Novamente, insira a mesma senha para confirmar, e depois clique em "OK".

Passo 5: Confirmar que o Seu Documento Está Protegido por Senha

Se você fez tudo certo, surgirá uma caixa amarela ao redor de "Proteger Documento". O seu arquivo protegido estará pronto para ser enviado.

Estes cinco passos são mais do que suficientes para proteger o seu documento, o que significa que a sua senha será necessária para acessar o conteúdo. No entanto, isto é exclusivo do programa Word, por isso, se precisar de efetuar a conversão para PDF, não será possível manter a sua senha.

A solução para isto é converter o seu arquivo Word para PDF e depois adicionar a senha. Existem diversas alternativas para o fazer que mostrarei depois.

Parte 2. Como Você Pode Compartilhar Arquivos Protegidos por Senha no Windows

O Windows tem a sua ferramenta nativa para criptografar os seus arquivos. Embora seja uma função primária, irá garantir-lhe a segurança necessária aos seus documentos para evitar que pessoas indesejadas os abram. Para fazer a encriptação, você necessita fazer o seguinte:

Passo 1: Ir às Propriedades do Arquivo

Procure o arquivo que você deseja proteger. Clique com o botão direito, e no menu, clique em "Propriedades".

Passo 2: Abrir as Opções Avançadas

Vá às opções avançadas, e clique no botão "Avançados...".

Passo 3: Ativar a Criptografia

Ative a opção "Criptografar o conteúdo para proteger os dados", depois clique em "OK" e a caixa de diálogo desaparecerá.

Passo 4: Aplicar Alterações

Você voltará à janela de propriedades onde você precisa clicar em "Aplicar".

Passo 5: Selecionar o Tipo de Criptografia

Você pode acabar vendo um aviso de criptografia, escolha entre criptografar o arquivo e a pasta ou apenas o arquivo, e depois clique em "OK" para confirmar.

Passo 6: Verificar o Arquivo Criptografado

Se você fez tudo certo, você verá uma marca de trancado no ícone do seu arquivo, confirmando que ele está criptografado.

Parte 3. Como Você Pode Proteger uma Pasta Zip com Senha

Outra forma de criptografar os seus arquivos PDF é através de uma pasta zip. Este procedimento também é fácil, e você pode fazê-lo rapidamente. Veja o método abaixo:

Passo 1: Enviar o Arquivo para uma Pasta Zipada

Procure o arquivo que você quer proteger com senha, clique com o botão direito nele e clique na opção "Enviar para", e na segunda lista, selecione "Pasta Compactada(zipada)".

Passo 2: Confirmar a Criação da Pasta Zipada

Você verá imediatamente uma pasta zipada.

Passo 3: Adicionar uma Senha com um App de Terceiros

Infelizmente, o Windows não consegue adicionar senha à uma pasta zipada. Mas não se preocupe, há muitos apps disponíveis na web que lhe podem ajudar a adicionar senha a uma pasta zipada.

Esta opção que acabei de compartilhar é bastante recomendada, especialmente se você quer criptografar vários arquivos PDF simultaneamente. Porém, tem desvantagens: se alguém tiver a senha, todos os documentos estarão em risco.

Parte 4. Como Você Pode Proteger um Arquivo PDF com o PDFelement

Se quiser um programa mais sofisticado e profissional para adicionar segurança aos seus arquivos PDF, então, a melhor opção é o PDFelement. Este excelente programa ajudará a bloquear os seus PDFs e dará a proteção de que você necessita para que, quando os compartilhar, não tenha que se preocupar com a vulnerabilidade da sua informação.

Proteger os seus PDFs com PDFelement é uma operação fácil, conforme você pode ver nos passos abaixo:

Passo 1: Abrir o Arquivo PDF

Abra o PDFelement e depois clique no ícone de pasta. Selecione o arquivo a que você deseja adicionar uma senha.

Passo 2: Abrir as Configurações de Senha

Clique em "Definir Senha" para abrir as configurações de senha.

Passo 3: Definir Senha

Selecione "Senha de Abertura" e depois insira a senha que deseja.

Passo 4: Definir Senha de Permissões (Opcional)

Você também pode definir uma senha de permissões, basta defini-la.

Passo 5: Alterar as Permissões de Impressão (Opcional)

Você pode editar opções de permissão de impressão. Selecione uma das três opções.

Passo 6: Alterar as Permissões de Edição (Opcional)

Você também pode editar as permissões de edição. Selecione uma das cinco opções existentes. Assim que terminar, clique no botão "Salvar", que o PDFelement adicionará automaticamente a senha ao seu arquivo PDF.

O PDFelement não é exclusivamente para o Windows, se você tiver um Mac, você também pode bloquear os seus arquivos PDF, este recurso é similar ao último mas com algumas diferenças. Aqui descreverei como o pode fazer:

Também é possível bloquear PDFs no Mac. Lembre-se que a proteção de dados por senha consiste em criptografar o conteúdo dum documento para que este não possa ser visto ou alterado por pessoas não autorizadas. Isto significa que a tecnologia é a mesma independentemente do sistema operacional que você esteja usando, mas nem todas as ferramentas de criptografia disponíveis no Windows funcionam no MacOS.

Parte 5. Como Você Pode Criptografar PDFs no Mac com o Preview

Se você é um utilizador de macOS, não se preocupe. Lembre-se que ainda pode proteger os seus PDFs usando o Word e o PDFelement. Contudo, você precisa saber que há um aplicativo nativo do macOS que o pode ajudar a criptografar e a proteger os seus documentos com senha. O aplicativo chama-se "Preview", é o aplicativo usual para visualizar documentos PDF. A seguir, mostrarei como você pode proteger os seus PDFs com este aplicativo.

Passo 1: Abrir o Seu Arquivo PDF com o Preview

O Preview é o visualizador padrão de PDFs no macOS, e normalmente basta clicar duas vezes num arquivo que o irá abrir no Preview. Se não for o seu caso, você pode clicar com o botão direito no PDF, ir a "Abrir com" e selecionar "Preview".

Passo 2: Ir a Exportar

Assim que o seu documento tenha sido aberto, vá a "Arquivo" e selecione a opção "Exportar...".

Passo 3: Criptografar

Agora será exibida uma janela onde você deverá atribuir um nome ao documento, escolher um formato de exportação e ativar a segurança com senha. Finalmente, insira uma senha e clique em "Salvar".

Conclusão

É essencial não ignorar a segurança, pois estima-se que a cada 39 segundos ocorre um ciberataque no mundo. É difícil, mas necessário compreender que os arquivos digitais são um potencial problema de segurança. Proteger os seus arquivos com senha é bastante simples e pode poupar-lhe imensos problemas. Além disso, existem ferramentas, tais como PDFelement, que ajudam a tornar estas tarefas muito mais simples.