O que são informações confidenciais e como protegê-las - Atualizado

Ana Sophia

2023-07-11 09:35:59 • Arquivado para: Dicas sobre Negócio • Soluções comprovadas

Sabendo que a falha em proteger as informações confidenciais do seu negócio pode lhe custar alguns de seus clientes, é de extrema importância que você saiba como e o que deve fazer. Uma empresa possui informações confidenciais em diversos setores e, como proprietário de uma empresa, é necessário garantir que essas informações não caiam em mãos erradas.

Caso falhe em fazer isso, poderá colocar em risco a segurança não apenas de seus clientes, mas também acabará quebrando a confiança de seus funcionários em você. As informações confidenciais de um negócio geralmente podem ser classificadas em três categorias. Olharemos com mais detalhes para cada uma delas.

Três tipos de informações confidenciais

1. Informações dos funcionários

As informações dos funcionários contêm muitos dados confidenciais, que incluem a identificação pessoal, como o número do CPF ou RG, e outras informações como endereço residencial, número de telefone e e-mail. Esse tipo de informação nunca deve cair em mãos erradas. A própria lei exige que certas informações dos funcionários, incluindo também registros médicos, sejam protegidas.

2. Informações Gerenciais

Provavelmente, você também possui informações confidenciais referentes à gestão do seu negócio. As informações confidenciais de gerenciamento podem incluir informações a respeito de funcionários, investigações sobre má conduta de funcionários, rescisões ou demissões e qualquer contrato de trabalho que tiver.

3. Informações Comerciais

As informações confidenciais também podem ser de natureza comercial. Incluem informações proprietárias, planos de negócios, processos e métodos de fabricação, dados financeiros, orçamentos e até mesmo procedimentos de compilação de dados e programas.

O melhor software para proteger informações confidenciais

Todas essas informações confidenciais devem ser protegidas a todo custo, e o melhor software para manter essas informações seguras, caso você as tenha em formato PDF, é o PDFelement for Business. Este programa foi projetado para tornar o gerenciamento de um documento PDF muito mais fácil, oferecendo diversas maneiras de manter as informações nos arquivos seguras e longe de usuários não autorizados.

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A seguir mostraremos alguns motivos pelos quais você deve considerar investir no PDFelement for Business.

Permite editar todos os aspectos de um documento PDF, incluindo texto e imagens. Também permite rotacionar e editar as páginas.
Muito útil para fazer anotações em documentos PDF. Você pode adicionar comentários, notas e até carimbos personalizados ao documento.
Você pode criptografar o documento PDF de diversas maneiras, seja adicionando uma senha para proteger o documento ou até mesmo para restringir certas ações no documento.
O programa também oferece recursos de redação que permite redigir certas partes do documento que são muito confidenciais para serem vistas.
Permite criar e adicionar assinaturas a documentos PDF.

Como proteger informações confidenciais em documentos? Instale o programa em seu computador e siga estes passos simples para proteger seus documentos com senha.

Passo 1: Abra o documento PDF

Execute o PDFelement e clique em "Abrir". Isso permitirá que você busque em seu computador o documento PDF que quer proteger.

Passo 2: Adicione uma senha ao PDF

Para adicionar uma senha ao documento, clique em "Proteger" no menu principal e selecione "Senha". Aparecerá uma caixa de diálogo. Selecione "Pedir senha ao abrir o documento". Digite a senha que deseja usar e clique em "OK" para finalizar. Assim, o documento estará protegido por senha.

Dicas para proteger informações confidenciais

Existem várias ações que podem ajudar a proteger documentos que contenham informações confidenciais, mesmo que não estejam no formato PDF. A seguir damos algumas boas dicas.

Documentos confidenciais devem ser armazenados em gabinetes trancados e em salas que somente o pessoal autorizado tenha acesso.
Os funcionários devem ser alertados que não podem deixar informações confidenciais à vista nos monitores de seus computadores quando não estiverem em suas estações de trabalho.
Quando necessário, todas as informações confidenciais devem ser descartadas adequadamente. Por exemplo, um documento confidencial deve ser retalhado ou destruído antes de ser jogado fora.
Os funcionários precisam saber que não devem falar sobre informações confidenciais da empresa em locais públicos, e devem evitar usar seu e-mail pessoal para enviar e receber informações confidenciais.
A menos que seja necessário, limite e reduza a quantidade de informações pessoais sobre os seus funcionários de que você precisa. Como exemplo, a menos que você precise de suas informações bancárias, não as peça. Isso significará menos papelada e menos informações confidenciais para proteger.
Todos os documentos confidenciais, sejam estes físicos ou eletrônicos, devem ser marcados como confidenciais. Assim, evitará confusões sobre quais informações são confidenciais e quais não são.
Invista em firewalls e software de criptografia para assegurar suas informações confidenciais.

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