Os 6 melhores gerenciadores de documentos

Ana Sophia

2023-08-01 14:16:58 • Arquivado para: Dicas sobre Negócio • Soluções comprovadas

À medida que o tempo avança e as demandas tecnológicas continuam a crescer, as empresas enfrentam cada vez mais uma variedade de necessidades relacionadas ao gerenciamento de documentos. No mundo empresarial, há uma busca contínua por um gerenciador de documentos inteligente que apresente uma ampla gama de recursos distintos e variados. Ao utilizar um gerenciador de documentos eficiente e adaptável, as empresas podem centralizar todas as informações importantes em um só lugar, proporcionando economia de tempo e redução de despesas operacionais. Após uma extensa pesquisa e análise, selecionamos cuidadosamente os melhores gerenciadores de documentação para diferentes tipos de negócios.

Os 6 melhores gerenciadores de documentos que você precisa ter

1. eFileCabinet

Compatível com empresas de diversos segmentos, como contabilidade, serviços financeiros, manufatura, varejo e saúde, esse sistema de gerenciamento de documentos, o eFileCabinet, pode ser implantado de maneira flexível. Ele oferece opções de hospedagem na nuvem, como um serviço de software (SaaS), ou na rede local da empresa, adaptando-se às necessidades e preferências do usuário. Além disso, a integração com o Salesforce amplia a funcionalidade para clientes que operam na web.

Os usuários têm a facilidade de arrastar e soltar arquivos, o que simplifica o gerenciamento de documentos em qualquer sistema utilizado. Com os aplicativos móveis do eFileCabinet, os usuários podem acessar a versão online do sistema em seus smartphones ou tablets. Com o recurso de captura de fotos integrado, os usuários podem tirar fotos de documentos usando o aplicativo e fazer o upload diretamente. No entanto, vale ressaltar que o preço desse sistema pode ser considerado alto para usuários comuns. Apesar disso, este sistema é altamente confiável.

2. Content Central

O Content Central é uma plataforma de gerenciamento de documentos que funciona diretamente no navegador. Além disso, ele também oferece a opção de ser acessado através da nuvem. Ele pode capturar documentos de copiadoras multifuncionais, scanners de mesa e dispositivos de fax, facilitando o processo de digitalização e importação de documentos. Você pode fazer a conversão de suas imagens digitalizadas em arquivos PDF completamente pesquisáveis, e palavras-chave de conteúdo podem ser usadas para recuperar todos os documentos e outras informações de índice com base no tipo de documento.

O Content Central possui um recurso integrado de ferramentas de e-mail e fax, o que significa que você pode enviar e receber documentos sem a necessidade de usar software externo, tornando o processo mais eficiente para você e sua equipe. Com o mecanismo de fluxo de trabalho do Content Central, você pode automatizar processos e reduzir a necessidade de intervenção manual. Uma das vantagens do Content Central é sua capacidade de se integrar perfeitamente a diversos programas populares, como aplicativos de gerenciamento de projetos, software de contabilidade e Microsoft Office.

3. Box

Uma plataforma de gerenciamento de conteúdo abrangente, projetada para atender às necessidades de empresas de todos os tamanhos e setores, oferecendo recursos avançados de compartilhamento e colaboração, além de garantir a segurança dos dados. O box permite que os usuários colaborem de maneira segura e eficiente em dados, independentemente de sua localização geográfica, facilitando a colaboração global.

O gerenciador de documentos oferece recursos de segurança avançados, como permissões de acesso, governança de dados e marca d'água, permitindo que os usuários permaneçam em conformidade com regulamentações como FINRA, HIPAA e FedRAMP.

Com recursos avançados de colaboração, o Box permite que os usuários trabalhem juntos em diferentes formatos de arquivo, não importa onde estejam no mundo e qual dispositivo estejam usando. Além disso, os usuários têm controle total sobre o armazenamento de dados, criptografia e podem definir fluxos de trabalho personalizados com base em metadados para otimizar processos de conteúdo. O Box oferece integração perfeita com várias soluções líderes do mercado, como Microsoft Office, Google Apps, Adobe e muitas outras. Uma desvantagem do Box é a falta de opções para ter várias contas com o mesmo endereço de e-mail. Além disso, a versão gratuita tem um espaço de armazenamento restrito.

4. PDFelement for Business

Com o PDFelement for Business, você pode contar com uma solução abrangente que atende a todas as suas necessidades de edição e modificação de documentos. O PDFelement for Business oferece uma variedade de recursos poderosos que permitem que você crie, edite, modifique, assine, criptografe, compartilhe, colabore e publique seus documentos de forma rápida e fácil.

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Além disso, o PDFelement for Business oferece um recurso de OCR que permite a conversão de imagens digitalizadas em texto editável.
Com apenas alguns cliques, você pode fazer o upload de todos os seus documentos importantes na nuvem, garantindo sua segurança e acessibilidade a qualquer momento e de qualquer lugar.
O PDFelement for Business possui um recurso de conversão de documentos que permite transformar seus arquivos em vários formatos, proporcionando flexibilidade para usá-los em diferentes plataformas e dispositivos.

5. HP Document Manager

O HP Document Manager possui diversos recursos e benefícios. Ele oferece suporte a todos os produtos HP no gerenciamento de documentos e também conta com soluções de captura de documentos. Os produtos HP podem ser facilmente integrados ao gerenciador de documentos, permitindo que você utilize o software como um driver para acessar e gerenciar seus documentos de forma conveniente. As soluções de gerenciamento de documentos oferecidas são compatíveis com impressoras HP, permitindo que você encaminhe documentos diretamente para esses dispositivos. O gerenciador de documentos oferece suporte a uma ampla gama de recursos, incluindo fluxos de trabalho otimizados, redução de custos e riscos, digitalização de documentos e suporte a software MFP. Oferece entrega segura de documentos. Com um desempenho ágil e confiável, essa ferramenta é especialmente otimizada para dispositivos e scanners digitais HP. Além disso, esse recurso é compatível com vários softwares de terceiros, como ImageNow, Omtool e ReadSoft. Com o HP Document Manager, é possível compartilhar seus documentos instantaneamente em todo o mundo. Ao utilizar esta ferramenta, você pode reduzir significativamente os custos associados ao processamento e armazenamento de documentos.

6. PinPoint

O PinPoint é um gerenciador de documentos baseado na Web altamente personalizável e escalável, oferecendo uma solução poderosa para empresas. Com ele, você tem a opção de implantar e hospedar a plataforma diretamente em seus próprios servidores da web. Uma vez que o software PinPoint esteja implantado, você pode acessá-lo remotamente a partir de qualquer dispositivo conectado à Internet.

O PinPoint pode ser personalizado de acordo com os fluxos de trabalho e as operações diárias de cada empresa, tornando-o altamente adaptável às necessidades específicas de negócios e organizações. No PinPoint, os usuários têm a capacidade de personalizar os tipos de documentos de acordo com as necessidades de sua organização, garantindo que o sistema esteja alinhado com seus processos internos. Além de gerenciar documentos, o PinPoint possui um CRM integrado que permite o rastreamento e gerenciamento eficiente de contatos, além de recursos de mala direta para criação de e-mails em massa, arquivamento automático e impressão. A empresa de gerenciamento de documentos pode ter a percepção de oferecer um pacote completo que atende a todas as necessidades dos clientes, o que resulta em preços mais altos e pode fazer com que os clientes hesitem antes de fazer uma compra.

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