Os Melhores 6 Sistemas de Gerenciamento de Arquivos - Atualizado

Ana Sophia

2022-07-29 11:51:09 • Arquivado para: Dicas sobre Negócio • Soluções comprovadas

Com a enorme utilização de documentos digitais, vêm pilhas enormes de dados. Então um sistema de gerenciamento de arquivos apropriado é mais uma coisa que as empresas precisam considerar seriamente. Um bom sistema de arquivamento de documentos pode servir a vários propósitos para empresas de pequeno a grande porte. Um software de sistema de arquivamento pode manter os documentos organizados, restringir o acesso a documentos sensíveis, acompanhar o progresso de diferentes documentos e realizar muitas outras funções úteis sem as quais, na nossa opinião, um sistema decente de gerenciamento de arquivos não pode ficar. Vamos dar uma olhada nos 6 melhores sistemas de gerenciamento de arquivos.

Os 6 Melhores Sistemas de Gerenciamento de Arquivos

1. PDFelement para Empresas

O PDFelement para Empresas é único nos quesitos recursos, viabilidade e facilidade de uso. Ele pode ser facilmente considerado como o melhor sistema de gerenciamento de arquivos. Ele tem vários recursos que vão deixar o seu processamento e gerenciamento de documentos empresariais muito mais fácil. Primeiro vem a segurança. Nem todos os documentos numa organização devem ser acessíveis para todos os funcionários. Alguns documentos precisam de acesso restrito e com a ajuda do recurso de proteção, essa tarefa é gerenciada de maneira muito mais conveniente.

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O gerenciamento de alto nível sempre faz parte da equação para fazer negócios de maneira mais eficiente. Com a ajuda do recurso da assinatura eletrônica ou assinatura digital, qualquer tipo de contrato ou acordo que precisa de múltiplas assinaturas é processado facilmente. É só adicionar a sua assinatura, enviar para outras pessoas e esperar por suas assinaturas. Tudo é feito virtualmente. Essas assinaturas têm valor legal, então você não vai se meter em nenhum tipo de problema indesejado.

O OCR torna fácil pesquisar em arquivos PDF baseados em imagem. Ele também pode converter arquivos PDF em Word, Excel ou PowerPoint. Você pode extrair diferentes páginas de diferentes arquivos PDF e mesclá-las num só para uma melhor compreensão ou uma apresentação atraente. O recurso de Criação e Detecção de Formulário ajuda a preencher e criar formulários em PDF. Ele é compatível com vários sistemas operacionais, como Mac, Windows e iOS. De modo geral, ele é uma solução completa para gerenciamento de arquivos corporativos.

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2. Agiloft

O Agiloft é ótimo em termos de gerenciamento de documentos de empresas de grande porte. O recurso do Fluxo de Trabalho Gráfico permite que você crie um modelo passo-a-passo de como um certo documento deve ser processado em cada etapa. Mais informações e menos complicações levam a uma execução eficiente da tarefa. Com o recurso da Trilha de Auditoria, você pode encontrar facilmente quais alterações foram feitas em determinado período e quem foi o responsável. O recurso do Escalonamento Round Robin ajuda a distribuir o trabalho de maneira justa.

Com tantas opções para customizar esta plataforma, às vezes pode haver uma série de complicações e isso pode levar um progresso do trabalho mais lento do que o normal.

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3. Alfresco One

O Alfresco One está disponível nas opções em nuvem e auto-hospedada. A compatibilidade deste sistema de gerenciamento de arquivos com diferentes dispositivos e sistemas operacionais torna fácil para o que usuário visualize, gerencie e altere documentos em qualquer lugar. O repositório de conteúdo seguro e robusto garante que nenhum intruso possa espiar os seus dados sensíveis.

O único problema é que, com a enorme variedade de opções de customização e extensões compatíveis, podem surgir complicações e o aumento da curva de aprendizado para os administradores.

4. Cabinet

Este sistema de gerenciamento de arquivos também está disponível nas opções em nuvem e auto-hospedada. Ele não é um simples sistema de gerenciamento de arquivos, pois ele também possibilita visualizar e gerenciar os seus documentos de qualquer lugar. Ele é compatível com vários softwares de contabilidade e serviços de e-mail. O compartilhamento de documentos é seguro graças à criptografia de padrão industrial. Assinaturas eletrônicas também podem ser inseridas nos documentos. O armazenamento, a pesquisa e recuperação de documentos é fácil e eficiente.

O único problema são os requisitos de Nuvem quando uma empresa grande precisa de velocidades de upload e download mais altas.

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5. Contentverse

Este sistema de gerenciamento de arquivos foi projetado de maneira bem versátil para que ele pudesse se encaixar nos requisitos de qualquer organização, pequena ou grande. O armazenamento, a localização e a recuperação dos arquivos são bem rápidos. Com a ajuda do gerenciamento do fluxo de trabalho, você pode definir marcos e metas para a sua equipe.

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Com a ajuda da compatibilidade multiplataformas. Você pode trabalhar de onde quiser. Todo o conteúdo da sua empresa está protegido graças à segurança digital de última geração que o Contentverse oferece. Trilhas de auditoria podem ajudar a encontrar o que foi alterado, quando e por quem.

6. DigitalDrawer

Este sistema de gerenciamento de arquivos está disponível apenas na opção presencial. Importar um documento é um processo fácil, pois você pode escanear ou fazer o upload de documentos. Todo documento fica protegido e ninguém pode acessar os seus dados sem autorização. A organização dos documentos é eficiente, pois você pode colocar os arquivos numa janela, como uma estrutura hierárquica de pastas. O gerenciamento de documentos é bem eficiente e você pode pesquisar e acessar qualquer arquivo em questão de segundos.