[Benefícios & Ferramentas] Visão Geral de Coleta de Dados Automática

Nesse mundo digital no qual vivemos, dados são o novo petróleo. Seria sábio encontrar maneiras de coletar e interpretar informação da melhor maneira possível se você quer que seu negócio continue na dianteira. Contudo, software e gadgets tecnológicos pecam em toque humano para decifrar informação da maneira que humanos usariam seus sentidos.

A melhor solução para isso é converter arquivos em papel em dados digitais para machine learning. Esse artigo discutirá coleta de dados automática, seus benefícios e as melhores ferramentas que você pode usar para automatizar sua coleta de dados.

O que é Coleta de Dados Automática?

Coleta de dados automática é o processe pelo qual uma maquina ou software de programação de IA lê dados em papel e converte em um e-arquivo. Você pode armazenar esse e-arquivo na sua base de dados ou compartilhar com outros interessados.

Antes da coleta de dados automática existir, funcionários de companhias podiam inserir dados manualmente nos livros de registro das empresas. Como é nossa natureza cometer erros, você pode apenas imaginar o número de erros que esses registros continham. Funcionários recorriam a medidas preventivas extras como a inserção dupla, que tomava o dobro do tempo em horas extras para completar uma tarefa que era designada.

Benefícios da Coleta de Dados Automática nos Negócios

Agora que você sabe o que é coleta de dados automática, vamos ver como isso pode beneficiar você no seu negócio.

Reduzir erros

Pesquisadores estudaram métodos de coleta de dados manuais e descobriram que funcionários eram mais propensos a cometer erros quando estavam checando dados visualmente. Inserção única é igualmente propensa a erros que a checagem visual. Coleta de dados automática reduz erro humano com uma inserção de dados 100% precisa e atualizada. Quanto menos erros que você faz na sua companhia, menos dinheiro você desperdiça.

Isso poupa tempo

Registros atualizados são cruciais para o sucesso de qualquer negócio ou estabelecimento. Contudo, inserir centenas de páginas manualmente pode ser bem tedioso. Coleta de dados automática poupa seu tempo e faz fluir o seu trabalho ao atualizar seus registros em uma fração do tempos que você gastaria fazendo essa tarefa manualmente.

Aumenta a eficiência

Seus funcionários podem gastar muitas horas em tarefas para inserir dados nos seus registros que causa falta de tempo deles para se concentrar em outras tarefas cruciais com a organização. Inserção automática de dados tira peso dos ombros deles, os deixando livres para focar em outras funções, como satisfação dos clientes que impulsionará a organização para frente.

Isso poupa seu dinheiro

Coleta de dados automática ajuda você a poupar seus precioso dinheiro nas operações diárias do seu negócio porque não precisará contratar um departamento inteiro especialmente para fazer registro de dados manualmente. Como a coleta de dados automática aumenta eficiência, seu negócio também vai gerar mais receitas e lucro. Você pode reinvestir o dinheiro extra no seu negócio ou o alocar em um fundo de emergência para um dia ruim.

Isso ajuda você a reduzir o uso de papel

A medida que construimos nossos negócios, é essencial considerar o impacto para o meio ambiente. A maioria do que imprimimos logo irá parar num lixão ou aterro sanitário, que é muito penoso ao meio ambiente. Coleta de dados automática ajuda a reduzir nosso emissão de carbono e converte arquivos em papel em documentos digitais compartilháveis que não precisam ser impressos. Adicionalmente a salvar o meio ambiente, você se poupa de muita da frustração e custos adicionais que vêm com manter com arquivos e documentos de papel organizado.

Aumenta a rotatividade

Você pode estar perdendo bastante tempo na sua empresa esperando um documento sair de um lugar para outro e ser aprovado. Imagine um cenários onde um gerente está atolado com trabalho e tem uma grande pilha de papeis na mesa, todos precisando de análise e aprovação. Quando você usa métodos de coleta de dados automática, os e-arquivos podem facilmente ser enviados para o gerente para confirmação rápida.

Diferentes Métodos de Coleta de Dados Automática

Por mais fácil que coleta de dados automática pareça, não é uma solução que se encaixa em qualquer preocupação. Você é responsável por determinar que tipo de sistema servirá melhor para seu negócio ou necessidades pessoais. Fique ligado para aprender três métodos principais de coleta de dados automática que você pode usar.

1. Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR)

O primeiro método de CDA na nossa lista é o reconhecimento ótico de caracteres, também conhecido como OCR. Esse processo usa tecnologia para ler caracteres escritos ou textos impressos em documentos digitais ou imagens.

Por exemplo, você pode usar OCR para escanear uma receita e a converter em um documento de texto. Os conteúdos da receita vão ser guardados como dados de texto. Infelizmente, você não pode usar um editor de texto para contar ou editar as palavras num arquivo de imagem.

O uso de OCR é disseminado nos cuidados com saúde e indústria bancária. Mesmo que o resultado de OCR necessite de algum nível de revisão humana e verificação, não há como negar que OCR é uma solução custo-eficaz que também poupa seu precioso tempo. Alguns recurso chave do OCR incluem escanear, imprimir, correção de erros, verificação e reconhecimento capacidades.

2. Reconhecimento Ótico de Marcas (OMR)

Reconhecimento ótico de marcas, também conhecido como leitura ótica de marcas, usa tecnologia para decifrar e identificar marcações específicas em um documento. Exemplos de áreas onde OMR é aplicável incluem leitura e digitalização de questionários e provas que alunos indicam a resposta correta marcando a caixa de maneira apropriada. Um scanner decifra as marcações no papel checando como a luz reflete nele. A área escuro vai permitir que menos luz passe pelo papel, levando a um contraste notável. Recurso críticos do OMR incluem distinção, ecaneamento, impressão, recurso anti-trapaça, geração de relatórios e ordenamento de dados. Diferente de seres humanos, OMR pode trabalhar por muitas horas e lidar com inúmeros documentos sem se cansar. OMR também é 99% preciso, que excede o que um humano pode fazer. Se você tem que ler 10.000 questionários, nós podemos apostar que você não será tão rápido ou preciso quanto um scanner OMR.

3. Reconhecimento Inteligente de Caracteres (ICR)

Por fim, reconhecimento inteligente de caracteres é um método de automação de dados em que um computador traduz escrita a mão e texto manualmente inserido em caracteres que uma máquina pode ler. Alguns recursos que você pode esperar com um software ICR incluem leitura, detecção e classificação de textos, integração VMS, painel de controle em tempo real e módulos de relatório. Software ICR é também pode ser customizado para se adequar as suas necessidades únicas.

Contudo, não será de ajuda se você confundir ICR com OCR. Uma diferença significante é que OCR não pode decifrar diversos estilos de escrita a mão e textos não estruturados. O processo de aprendizado do ICR aumenta significantemente OCR por meio da extração de dados de estilos de escrita complexos. Adicionalmente, o software adiciona novos caracteres a base de dados toda vez que encontra escritas únicas.

Com essas melhorias, você pode ter certeza que ICR é altamente mais preciso e leva sua coleta de dados automática ao próximo nível. ICR é adequado para hospitais, firmas de advocacia e estabelecimentos financeiros que lidam com inúmeros formulários e requerimentos entrando na base de dados da companhia.

Wondershare PDFelement - Uma Ferramenta de Coleta de Dados Automática Poderosa

Tendo ciência dos benefícios da coleta de datos automática e sabendo mais sobre métodos de dela, você pode considerar incorporar coleta de dados automática no seu estabelecimento. PDFelement é uma excelente ferramenta que ajuda você a coletar dados automaticamente e ter todos os benefícios que você acabou de descobrir.

Esse software tem um recurso OCR que reconhece mais de 20 idiomas e garante qualidade e precisão de primeira. Com Wondershare PDFelement, você pode precisamente escanear seus PDFs, arquivos e imagens com um clique e usar seu tempo precioso para focar em outras tarefas cruciais.

Você também não tem que se preocupar com o layout do seu documento e formatação de elementos, como numeração de páginas, cabeçalhos e rodapés. Wondershare PDFelement vai preservar e os reproduzir como eles aparecem, te deixando com uma cópia digital polida pronta para armazenamento ou compartilhamento fácil com os principais interessados.

Ainda mais, você pode sincronizar seu novos textos do seu arquivo escaneado com fontes pré-existentes para os tornar editáveis diretamente.

Como Coletar Dados Automaticamente com PDFelement

Nos esperamos que você esteja empolgado em usar o recurso OCR no Wondershare PDFelement. Aqui está um guia detalhado de como usar essa plataforma de coleta de dados automática.

Passo 1 Abra o Wondershare PDFelement e abra o PDF que você quer realizar o OCR.

Passo 2 Clique em OCR no topo da página.

Passo 3 Na janela de OCR PDF, indique os parâmetros desejados antes de clicar em Aplicar para iniciar o processo OCR.

Passo 4 Uma vez que o processe estiver completo, salve seu trabalho clicando no ícone de Salvar.

Somando ao recurso OCR, Wondershare PDFelement tem outras funções para realizar tarefas em PDF. Veja o vídeo abaixo para saber mais.

Conclusão

Tecnologia tem realmente feito impacto significante nas nossas vidas e mudado como fazemos as coisas hoje. Um exemplo excelente é a invenção de ferramentas de coleta de dados automática que fazem nosso trabalho mais fácil, aumentam precisão e impulsionam nossa eficiência. Nos não podemos imaginar como pessoas costumavam fazer as coisas antigamente.

Agora que você sabe mais sobre coleta de dados automática, vários métodos e ferramentas excelentes que pode usar, é hora de você engajar nessa tecnologia para impulsionar suas chances de sucesso. Ferramentas de coleta de dados automática podem também dar uma vantagem competitiva e deixar seu rivais na indústria para trás. Contudo, seria sábio fazer uma pesquisa ampla e suar métodos de tentativa e erro para encontrar um método de CDA que funcione melhor para você.