Como Arquivar Registros Escolares e Melhorar o Acesso aos Dados

Registros de escola são documentos muito importantes e os mais decisivos que podem existir para toda a comunidade educacional. uma vez que eles podem conter informações de todos os agentes que estão na escola, além de dados sobre a propriedade e a empresa que oferece serviço acadêmico.

Representam um instrumento muito pormenorizado e armazenam dados de grande importância. o que pode significar muito no momento em que somos consultados, porque através deles é possível resolver dúvidas, corroborar dados, compartilhar informações importantes ou consultar o conteúdo do interesse para qualquer pessoa. Além disso, os registros da escola são plurianuais, então pode haver arquivos com muitos anos de idade.

Registros de escola podem conter números de telefone, informações de cada aluno, pais e professores, planos acadêmicos, reportar cartões, esboços de propriedade, planos de evacuação, planos de segurança, histórico de compra, lista de materiais, documentos legais, entre muitos outros elementos; Por conseguinte, é evidente que é essencial mantê-los num lugar seguro, ou protegidos se estiverem num meio digital.

Embora todos os elementos que compõem os registros da escola sejam importantes, os registros do aluno são os mais predominantes e contêm informações pessoais e académicas sobre cada estudante que faz parte da instituição educacional. Por conseguinte, é essencial mantê-los muito bem organizados e muito seguros, uma vez que qualquer fuga de informações pode causar problemas graves. Se estão a pensar em como melhorar a gestão e a segurança destes documentos importantes, saberão como fazê-lo.

Como Melhorar o Gerenciamento de Registros de Alunos

Para melhorar a gravação de alunos e gerenciamento da escola ou instituição onde você está, a primeira etapa que você deve fazer é baixar PDFelement, que é um software profissional que funciona com documentos PDF. A grande vantagem que tem sobre outros é que ele tem um grande número de ferramentas que ajudarão você a personalizar o conteúdo como você quiser, com muito mais facilidade você será capaz de gerenciar seus documentos.

Como se isso não bastasse, o PDFelement é desenvolvido pela Wondershare, o que significa que tem total compatibilidade com a Wondershare Document Cloud, para que você possa acessar os dados de dos registros da escola com um único clique.

Agora que você sabe, em termos gerais, a fabulosa aplicação de PDFelement, Partilharei vários procedimentos que o ajudarão a melhorar o registo de estudantes a partir de diferentes áreas, para que a informação seja muito bem organizada e segura.

1. Converter em PDF/A: no início, Mencionei que recordes da escola podem conter informações de muitos anos atrás. incluindo registros do estudante. Da mesma forma, deveria pensar que muitos arquivos serão armazenados no presente e no futuro. portanto é importante ter documentos em um formato que garante que eles serão compatíveis com qualquer aplicativo PDF do futuro. 

Graças ao formato PDF/A você não pode se preocupar, uma vez que salva os aspectos básicos de um documento PDF, mas com ficheiros específicos que apenas possuem os elementos básicos de um PDF, pondo de parte os dos aplicativos. Em poucas palavras, é um formato em que o "essencial" é salvo e isso irá ajudar-vos. apesar de os anos passarem para poderem abri-los. Se você tem registros em PDF de alunos, convertê-los em PDF/A é uma ideia sábia. Você pode usar PDFelement para converter documentos PDF para PDF/A, abaixo eu te mostrarei duas maneiras de o fazer. O primeiro é o seguinte:

Passo 1: Abra o seu arquivo PDF

Abra PDFelement e clique no ícone "Abrir arquivo". Em seguida, pesquise os arquivos PDF dos alunos e abra-os.

Passo 2: Converter em formato PDF/A

Na barra de menus na parte superior da sua tela, selecione "Converter". Uma nova janela será exibida e clique na barra ao lado de "Salvar como tipo". Agora escolha "PDF/A" da lista suspensa e finalmente clique em "Salvar". A conversão será concluída em apenas alguns segundos.

Há outra alternativa para converter o seu documento PDF para PDF/A. Abaixo eu te mostrarei como consegui-lo:

Passo 1: Abra o seu arquivo PDF

Abra PDFelement e clique no ícone "Abrir arquivo". Em seguida, pesquise os arquivos PDF dos alunos e abra-os.

Passo 2: Editar arquivo PDF (opcional)

Lembre-se de que PDFelement não irá ajudar apenas a converter seus documentos. mas também é um software poderoso que o ajudará a editá-los de forma personalizada, usando um grande número de ferramentas muito funcionais. Clique em "Editar" no topo da sua tela e você será capaz de entender tudo o que você pode fazer para dar uma melhor distribuição e imagem ao conteúdo.

Passo 3: Salvar PDF como formato PDF/A

Clique no menu "Arquivo" e então selecione "Salvar como". Uma janela pop-up será exibida, clique na barra ao lado de "Salvar como tipo" e na lista suspensa selecione "PDF/A". Agora você só precisa clicar no botão "Salvar" e seu documento PDF/A estará pronto em um momento.

2. Reduza o tamanho do documento: Os registros do aluno podem ter um grande tamanho, especialmente se forem arquivos verificados o que certamente os fará levar tempo para abrir e atrasar sua consulta ou processo de edição. Não se preocupe, o PDFElement irá ajudá-lo a reduzir o tamanho do arquivo rapidamente e em algumas etapas simples. Você só precisa seguir os seguintes passos:

Passo 1: Abra o seu arquivo PDF

Abra PDFelement e clique no ícone "Abrir arquivo". Em seguida, abra o seu arquivo PDF de registros dos alunos.

Passo 2: Comprimir arquivo PDF

Clique na guia "Ferramenta" no topo da sua tela e depois selecione "Otimizar PDF". Uma nova janela será exibida, escolha a qualidade desejada, e então clique no botão "Aplicar" para iniciar a tarefa. Depois de alguns segundos, você vai pegar seu novo arquivo menor.

Passo 3 (opcional): Remover objetos indesejados

Se houver algo extra que você não queira em seu documento PDF, o PDFelement ajudará você a removê-lo. Basta clicar na guia "Editar" e selecionar os itens que deseja excluir.

Passo 4 (opcional): Compress arquivo PDF cortando

Há outra alternativa para comprimir seu documento apenas cortando seções através da ferramenta de "Colhar". Tudo o que você precisa fazer é clicar na aba "Página" e, em seguida, escolher "Caixa de Página". Você será capaz de ver uma janela pop-up onde você determinará as margens para cortar os objetos e alterar o tamanho da página. Esta ação irá diminuir o tamanho do seu arquivo.

3. Escaneamento de registros da escola: Se você ainda não tiver os registros da escola no formato PDF, o que você está esperando? Poderão tê-los na mão, organizados e sem armazenar grandes quantidades de papel. Para fazer uma verificação,PDFelement vai ajudá-lo a fazer isso facilmente, você apenas precisa seguir estas etapas:

Passo 1: Inicie o Scanner de PDFelement

Abra o PDFelement e selecione o botão "Home". Na barra de menu "Home", clique no botão "Do Scanner" e, em seguida, clique na função "Scan to PDF". É importante referir que é necessário assegurar que o scanner esteja ligado e seja actualizado.

Passo 2: Personalizar propriedades de verificação

Uma nova janela será exibida. Selecione o scanner que você usará para realizar a tarefa na lista suspensa "Scanner". Em seguida, escolha continuar com a caixa de diálogo ou digitalizar seus documentos usando a ferramenta do seu scanner, marcando a opção abaixo do menu suspenso.

Passo 3: Escaneie o arquivo para PDF

Depois de personalizar suas preferências, clique no botão "Pesquisar" e o processo de verificação será iniciado automaticamente. Quando terminar, você receberá um PDF documento totalmente editável.

4. Garantir conformidade e segurança: Lembre-se de que os registros da escola contêm informações muito importantes, a maioria delas com dados confidenciais que devem ter acesso restrito. PDFelement poderá adicionar segurança aos seus documentos, criptografando-os com proteção por senha. Em seguida, vou te mostrar como fazê-lo:

Passo 1: Abra o seu arquivo PDF

Abra o PDFelement e selecione o arquivo PDF que você deseja proteger por senha.

Passo 2: Obter opções de criptografia

Depois de abrir o seu documento PDF. clique na guia "Proteger" e, em seguida, vá para o botão "Definir Senha" que será exibido na parte superior esquerda da tela.

Passo 3. Aplicar Criptografia de Senha

Uma nova janela será exibida, verifique o quadrado "Abrir Senha" e digite a senha de sua escolha, em seguida, redigite para confirmar e verificar o quadrado "Senha de permissão" para personalizar as permissões que você deseja aplicar ao seu arquivo.

5. Adicionar. Remover e editar metadados: Se precisar adicionar, remover ou editar dados de seus registros da escola, você vai amar o PDFelement graças a todas as ferramentas que ele tem disponíveis para você. Cada um deles lhe dará a oportunidade de personalizar seu arquivo como você quiser e sempre de uma forma fácil e prática. Em seguida, vou explicar o que você pode fazer para editar as informações nos seus documentos PDF:

Se você deseja editar os dados nos seus registros da escola PDF, você pode fazê-lo através das ferramentas encontradas no menu "Editar". PDFelement permitirá que você edite textos, adicione imagens, compartilhe links, defina o fundo, escreva cabeçalho e rodapés, entre muitas outras alternativas.

Há também funções através das quais você pode adicionar comentários, selos, marcadores e assinaturas electrónicas, para que os seus documentos não deixem de ser válidos.

6. Acesso rápido de qualquer local através da nuvem: Outra grande vantagem que PDFelement oferece é que você pode compartilhar seus documentos PDF facilmente e enviá-los para a nuvem. Entre as opções existentes nos serviços de armazenamento, a Wondershare Document Cloud é a melhor opção para PDFelement, porque há total compatibilidade. Você poderá editar e personalizar seus arquivos online com todas as ferramentas à sua disposição, mais você não terá problemas devido à falta de compatibilidade ou erro de leitura. Para compartilhar seus documentos com a Wondershare de nuvem, você só precisa seguir o que vou lhe mostrar abaixo:

Abra seu documento e clique em "Arquivo" no canto superior esquerdo da tela. Na lista suspensa, clique em "Compartilhar" e depois em "Wondershare Cloud". Isso será o suficiente para seu arquivo estar na nuvem e você pode abri-lo a partir de qualquer local com apenas alguns cliques.

Palavras finais

O registro da escola e do aluno contém documentos importantes que devem ser organizados, protegidos e com a maior segurança possível. O fato de serem hospedados digitalmente tem uma grande vantagem, mas isso não é suficiente. Se você usa software como PDFelement, você pode ter certeza de que seus arquivos serão compartilhados com um serviço de armazenamento incrível, como Wondershare Cloud, e, além disso, você terá muitas ferramentas para editar, fazer correções ou tudo o que considerar necessário para personalizar os documentos.