Como usar o software PDF em documentos de Sistema de Gestão de Qualidade

Os Sistemas de Gestão de Qualidade são essencialmente uma coleção de protocolos, procedimentos e outras documentações com o objetivo de atingir padrões de qualidade pré-definidos. Para tal, os documentos do Sistema de Gestão de Qualidade ou SGQ têm que estar acessíveis a todos os funcionários de uma organização, independentemente de onde estejam localizados. Na maioria dos casos, há padrões de qualidade exclusivos para cada departamento ou divisão, e isso pode exigir que algumas partes do sistema sejam bloqueadas para as outras pessoas. Qualquer que seja a necessidade, o PDF tem um papel vital na manutenção dos documentos de um SGQ. Neste artigo, exploraremos as ferramentas ideais necessárias para gerenciar e manter tal ecossistema de documentação e como ajudá-los a organizar essas fontes, e olharemos de perto alguns dos processos envolvidos ao usar ferramentas PDF em um ambiente SGQ.

Parte 1. Por que um Editor de PDF Profissional é importante

Uma vez que muita documentação precisa ser arquivada para serem facilmente recuperadas, os repositores SGQ e bancos de conhecimentos são frequentemente mantidos como documentos PDF. Isso permite a fácil distribuição, visão global e o uso de ferramentas de segurança, além de outras considerações.

Introduzindo PDFelement , a mais acessível, abrangente e flexível solução PDF que você pode encontrar. A razão pela qual o PDFElement é um editor de PDF altamente procurado é porque ele cobre todas as funções tipicamente usadas para a gestão de documentos do Sistema de Gestão de Qualidade, conforme descrito abaixo:

Criar: o PDFElement pode converter centenas de tipos de arquivos em arquivo PDF, então, se você tiver planilhas, gráficos, textos, imagens, páginas da internet, e-books, ou qualquer outro formato de arquivo, você pode consolidar a informação em um PDF para acesso rápido e seguro.

Converter: Você pode, inclusive, converter alguns documentos específicos de volta para o formato original para editar, e na sequência adicioná-lo de volta no arquivo PDF máster. Isso permite que a informação seja atualizada a qualquer momento.

Editar: Texto, imagens, hyperlinks, e outros conteúdos podem ser editados diretamente no arquivo PDF usando o PDFElement.

Fundir: Os documentos-chave do Sistema de Gestão de Qualidade podem ser agrupados e fundidos para consolidar a informação relacionada. Os arquivos fundidos terão uma página adicional contendo o nome de cada um dos documentos fundidos para criar um arquivo máster.

Organizar: Páginas em PDF podem ser adicionadas, apagadas, reorganizadas, extraídas, revezadas, etc. , permitindo uma rápida reorganização de conteúdo para atender as necessidades envolvidas da sua organização.

Segurança: A segurança de senha de nível empresarial pode ser implementada em todos os documentos do Sistema de Gestão de Qualidade para garantir que somente pessoas autorizadas possam editá-los. Para outros pode ser dada a permissão de ver, imprimir e copiar o conteúdo.

Por todas essas razões, o PDFElement é o editor preferido de PDF para a maioria das iniciativas de gestão de qualidade.

Parte 2. Utilizações do formato PDF nos Sistema de Gestão de Qualidade

1. O que é um SGQ ou Sistema de Gestão de Qualidade?

Como vimos brevemente, um SGQ é uma coleção de documentos definindo quais os objetivos de qualidade que precisam ser atingidos, e as melhores práticas para consegui-los. Isso envolve, primeiramente, o uso extenso de documentação na forma de manuais de qualidade, padrões de operação, documentos de procedimento, lista de verificação e tipos de conteúdo similares.

Enquanto existem muitas maneiras diferentes de gerenciar tais fluxos de documentos, as demandas de uma SGQ são claras:

• A informação só pode ser acessível aos empregados relevantes aos quais aquelas informações pertencem
• Os arquivos devem ser facilmente compartilhados
• A informação deve estar catalogada adequadamente e indexada para melhor capacidade de procura

Considerando esses fatores, as ferramentas que o PDFElement oferece cobrem completamente a gama de exigências para manter os documentos do Sistema de Gestão de Qualidade. Vamos conhecer algumas dessas exigências.

2. Como assinar um PDF

Os PDFs em um SGQ precisam, invariavelmente, ser assinados por um chefe de divisão ou de departamento. Para isso, o recurso de assinatura eletrônica do PDFElement pode ser usado.

3. Como aplicar a proteção de senha

Documentos que circulam amplamente não podem ser modificados pelo caminho. Isso pode ser conseguido ao implementar medidas de segurança como as restrições por senhas, o que é possível com o PDFElement.

Parte 3. Utilização de PDF no controle de documentos do protocolo operacional

Os documentos do SGQ devem ser gerenciados adequadamente para a eficiência, facilidade de busca, e segurança no compartilhamento. Encontram-se abaixo alguns processos que cobrem essas demandas.

1. Como Combinar documentos padrão atuais

A função Combinar PDF pode ser usada para fundir múltiplos arquivos em um único arquivo PDF. Isso pode ser feito facilmente com a ajuda do PDFElement como mostrado abaixo:

Passo 1. Na nova janela, clique em Combinar PDF.

Passo 2. Você pode agora arrastar seu arquivo na interface para adicioná-lo na fila. Você pode usar, também, o botão Adicionar na parte inferior para importar arquivos, pastas, e os documentos que estão abertos.

Passo 3. Reorganizar os arquivos na fila se for necessário.

Passo 4. Na barra da lateral direita do painel, você pode escolher combinar todos os arquivos na fila ou inserir um novo documento em todas as filas.

Passo 5. Quando tiver definido todos os parâmetros, clique em Aplicar e, então, escolha a localização para salvar o arquivo PDF fundido.

2. Como configurar marcadores

Os marcadores do PDF são úteis quando estiver procurando por um documento em uma seção específica ou quando estiver atualizando a informação numa parte específica do arquivo. Tais marcadores são facilmente configurados com o PDFElement.

Passo 1. Quando o arquivo se abrir, clique no ícone da barra lateral do painel na parte superior à esquerda e selecione Marcador para ver a placa do Marcador.

Passo 2. Role até a página em que quer inserir o primeiro marcador.

Passo 3. Na parte inferior do painel, clique em Adicionar Marcador e insira o nome para identificá-lo.

Passo 4. Continue rolando para cada página onde um marcador é necessário e execute o Passo 4 acima.

Após inserir os marcadores, salve o arquivo para preservar as mudanças. Todo o público será capaz, agora, de acessar o painel de marcadores para navegar o documento.

3. Compartilhar um documento protegido com um auditor

Os documentos protegidos SGQ precisam ser frequentemente auditados por especialistas ou consultores externos para validar o conteúdo e recomendar alterações. Para compartilhar esses documentos com eles, as senhas correspondentes precisarão, também, ser compartilhadas. Para facilitar, crie um novo PDF contendo todas as senhas necessárias, e aplique apenas uma senha Abrir para proteger o arquivo. Esse arquivo pode ser enviado aos auditores e a senha específica pode ser compartilhada com eles usando um canal diferente.

Passo 1. Para criar um novo arquivo PDF - clique Arquivo -> Novo -> Documento em branco

Passo 2. No novo documento, clique Texto para entrar no modo editar texto

Passo 3. Clique o T+ símbolo para adicionar texto, então copie e cole todas as senhas necessárias

Passo 4. A seguir, aplique a senha para esse arquivo usando o processo mostrado acima, mas a diferença aqui é que você usará apenas uma senha para Abrir e não as senhas de Permissões

Passo 5. Agora, o documento pode ser compartilhado com o receptor junto com os arquivos bloqueados, e a senha para o novo arquivo pode ser enviada a ele por um e-mail ou um aplicativo de comunicação.

Considerações finais

Os sistemas de Gestão de Qualidade são geralmente críticos para o sucesso de uma organização e a satisfação de seus clientes. Para tal, a quantidade de esforço que leva para a organização do SGQ e tornar o acesso a ele seguro para todos os empregados autorizados é uma parte vital desse processo. O PDFElement é uma ferramenta com alta capacidade para gerir todos os documentos para o Sistema de Gestão de Qualidade, e é a alternativa mais acessível do que outros editores de PDF como o Adobe Acrobat e outros com capacidades equiparadas.

Além disso, o PDFElemet está, também, disponível para Windows e iOS, e há uma nova plataforma de espaço de armazenamento e assinatura digitalizada chamada de Wondershare Document Cloud para ajudar no gerenciamento dos documentos SGQ. Com esses ecossistemas de aplicativos e plataformas é mais fácil do que já foi criar seus documentos SGQ com rapidez.