Guia para preencher o Formulário W-9 do IRS de forma fácil

Empresas utilizam o Formulário W-9 do IRS para solicitar o seu número de identificação fiscal (NIF). Se você ou sua empresa forem contratados para prestar serviços a outra empresa, é possível que seja fornecido um Formulário W-9 em branco para preenchimento.

A melhor opção para preencher o Formulário W-9 do IRS

Preencher um W-9 com PDFelement é um processo simples. Com esse programa, é possível ampliar o formulário para garantir que nenhum detalhe passe despercebido.

Além disso, é possível salvar o formulário no Dropbox e Evernote, fazer modificações sempre que precisar no Windows, Mac e até mesmo em seu dispositivo iOS, já que versões adaptadas estão disponíveis para os três sistemas populares. Quer aprender como preencher seu Formulário W-9? Continue lendo para saber mais!

Guia de preenchimento para o Formulário W-9 do IRS

Objetivo do Formulário W-9: Empresas que contratam trabalhadores independentes não retêm imposto de renda ou pagam contribuições para o Seguro Social e Assistência Médica para esses trabalhadores, como fazem para os funcionários permanentes; essas obrigações são de responsabilidade dos trabalhadores. No entanto, o IRS tem interesse em conhecer os valores que esses trabalhadores estão recebendo, a fim de garantir que eles estejam pagando os impostos devidos, e utiliza o formulário 1099-MISC para coletar essas informações. O formulário W-9 não é enviado pelas empresas ao IRS.

Passo 1: Se ainda não o possui, instale o PDFelement. Utilize este programa para abrir o Formulário W-9 e começar o processo de preenchimento.

Passo 2: Insira seu nome exatamente como consta em sua declaração de imposto de renda.

Passo 3: Preencha o nome de sua empresa ou o nome da "entidade ignorada", que difere do nome do passo 1.

Passo 4: Informe o tipo de entidade empresarial para fins de classificação tributária federal: parceria, empresa individual, Sociedade S, Sociedade C, Empresa de Responsabilidade Limitada (LLC) trust/espólio.

Passo 5: Isenções. É muito provável que você não preencha essas caixas. Aqui estão algumas caixas que você pode optar por não responder:

Beneficiários que estão isentos de retenção suplementar, como as corporações, podem ser obrigados a inserir um código na caixa "Código de beneficiário isento".

Beneficiários que estão isentos de relatórios conforme a lei FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act) podem precisar inserir um código na caixa "Código de isenção de relatórios do FATCA".

Forneça seu endereço completo, incluindo cidade, endereço da rua, estado e código postal. Caso o seu endereço residencial seja diferente do endereço comercial, é necessário utilizar o endereço que será usado na declaração de imposto de renda.

Passo 7: Na Parte I, é necessário fornecer o número de identificação fiscal (TIN) da sua empresa, que pode ser o seu número exclusivo de Seguro Social (SSN) se você for o único proprietário ou proprietário único, ou o número de identificação de empregador (EIN) se o seu negócio for de outro tipo. Contudo, é importante ter em mente que algumas empresas individuais também têm números de identificação do empregador (EIN), mas o IRS requer que empresários individuais utilizem seus números de Seguro Social (SSN) no formulário W-9.

Passo 8: Na Parte II do formulário, é necessário afirmar sob juramento que todas as informações relevantes no formulário W-9 são verdadeiras. Fornecer informações falsas intencionalmente em um formulário de impostos pode acarretar em multas ou até mesmo prisão; as regras do IRS são levadas a sério.

Outras recomendações e avisos para o Formulário W-9 do IRS

O Formulário W-9 é um documento tributário padrão frequentemente utilizado em transações financeiras e empresariais. Em termos gerais, um formulário W-9 não costuma ser muito problemático. Contudo, é evidente que ainda há algumas questões menores das quais é necessário estar atento.

• Esteja atento ao fato de que a empresa ou pessoa que está pedindo que você preencha o formulário W-9.

Esteja ciente de que o Formulário W-9 solicita seu endereço, nome e número de identificação do empregador ou número de Seguro Social; portanto, é fundamental exercer cautela ao fornecer suas informações pessoais. Assegure-se de ter certeza de quem está pedindo para você preencher o formulário e qual é a verdadeira intenção por trás disso.

• Garanta que você envie o Formulário W-9 de maneira segura.

O Formulário W-9 inclui informações sensíveis que devem ser mantidas seguras e em sigilo. Não encaminhe o seu Formulário W-9 completo como um documento de e-mail desprotegido ou não criptografado. Ao invés disso, você pode optar por métodos seguros de entrega, como entrega pessoal, envio pelo correio tradicional ou anexos de arquivos criptografados por e-mail.

• Certifique-se de saber quais tipos de documentos fiscais o solicitante pretende disponibilizar para você.

Algumas pessoas relataram preocupação ao receber um Formulário W-9 de empresas ou pessoas das quais não acreditavam que precisariam desses detalhes para assuntos fiscais. Caso você não esteja certo do motivo pelo qual precisa preencher um Formulário W-9, você sempre pode perguntar quais tipos de documentos fiscais você deve esperar receber.

• Ao receber um Formulário W-9 quando na verdade você estava esperando um Formulário W-4.

Se você está iniciando um novo emprego e o novo empregador lhe dá um Formulário W-9 para preencher, é válido perguntar se o novo trabalho é como um prestador de serviços autônomo ou como um empregado comum. Os empregados preenchem o Formulário W-4 para determinar o nível de retenção de impostos. Aqueles que trabalham como freelancers não devem ter seus impostos descontados.