As faturas requerem assinaturas digitais. Como realizar essa assinatura digitalmente?

Qual é a diferença entre uma fatura com assinatura digital e outra sem assinatura? Simples. Está mais seguro. Uma fatura digital assinada é autenticada eletronicamente e verificada por meio de técnicas criptográficas. Isso garante sua autenticidade, integridade e evita a negação da transação. Portanto, é essencial que as empresas que usam faturas compreendam como assinar digitalmente esses documentos. Este artigo irá guiá-lo através desse processo e abordará outros tópicos importantes relacionados.

Antes de continuarmos, vamos escolher uma ferramenta de assinatura eletrônica. Recomendamos Wondershare PDFelement Pois oferece duas opções para assinar documentos. Você também pode utilizá-lo para assinar documentos sem dificuldade.

Parte 1. As faturas precisam ser assinadas?

Primeiro, o que é uma fatura? É um documento comercial emitido por um vendedor para um comprador. Uma fatura inclui detalhes sobre o vendedor, os produtos ou serviços vendidos, quantidade, preço unitário e total. Serve como uma solicitação formal de pagamento ao comprador e também como um registro da transação para ambas as partes.

Se você é o vendedor, é importante assinar as faturas que são enviadas aos seus clientes? Na verdade. Alguns clientes ainda pagariam mesmo que a fatura enviada a eles não estivesse assinada. Mas nem todos os clientes são assim.

Sua assinatura em uma fatura confirma a veracidade factual de seu conteúdo. Alguns clientes podem desejar essa sensação de segurança. Considerando isso, ainda é mais prudente assinar as faturas, apesar de algumas pessoas não se preocuparem quando as faturas não têm assinatura.

Parte 2. Por que você deve assinar uma fatura?

Normalmente, a pessoa ou entidade que fornece os bens ou serviços mencionados na fatura é quem deve assiná-la. Isso mesmo. Em outras palavras, a fatura deve ser assinada pelo proprietário da empresa ou por um representante autorizado da mesma.

Assinando a fatura, você está confirmando a transação e garantindo a precisão das informações fornecidas. Além disso, ao assinar a fatura, você está concordando com os termos e condições descritos nela. A assinatura atua como um meio de autenticação, assegurando ao comprador que a fatura é legítima. As faturas assinadas podem ser utilizadas para processamento de pagamentos e para manter registros precisos das transações realizadas.

Aqui está uma lista de motivos pelos quais você deve assinar faturas:

Autenticidade: Este é o aspecto mais crucial. Sua assinatura em uma fatura confirma que os bens ou serviços mencionados no documento foram fornecidos por você ou por sua empresa. Adiciona uma camada de autenticidade à transação, assegurando ao destinatário que a fatura é genuína.

Conformidade Legal: Em muitas jurisdições, uma fatura assinada tem validade legal como prova de transação. Fornece documentação que os clientes podem usar em disputas, auditorias ou processos legais. A assinatura ajuda a estabelecer os direitos e responsabilidades de ambas as partes envolvidas.

Manutenção de Registros: Faturas assinadas funcionam como registros essenciais para ambas as partes envolvidas na transação. As faturas assinadas fornecem um registro claro e documentado dos bens ou serviços trocados. Além disso, as faturas contêm os termos acordados e registram as transações financeiras associadas à relação comercial. Faturas não assinadas também fazem isso, sim. Mas pode-se substituir o documento por um fabricado. Isso não vai acontecer se as faturas forem assinadas.

Rastreamento de Pagamentos: As faturas fornecem um ponto de referência para acompanhar os pagamentos. Mesmo que a fatura contenha apenas um item, ter um registro documentado da transação pode garantir que os pagamentos sejam realizados pontualmente e com precisão. Com uma assinatura, você pode ter a certeza de que as informações contidas na fatura são precisas.

Parte 3. Quais ferramentas estão disponíveis para assinar faturas de forma digital?

Existem várias opções de programas de software de assinatura eletrônica entre as quais você pode escolher. Algumas dessas ferramentas estão disponíveis online, enquanto outras estão integradas a outros programas, como soluções de PDF. Se o programa oferecer suporte a assinaturas digitais certificadas, é ainda melhor, pois são altamente seguras.

Com tudo isso dito, o Wondershare PDFelement é uma das escolhas mais sólidas. Esta solução PDF oferece duas maneiras de assinar documentos. Você pode optar por usar assinaturas eletrônicas convencionais ou assinaturas digitais certificadas. Mas isso não é tudo. Wondershare PDFelement também pode preencher formulários. Sua empresa certamente achará isso útil.

Além disso, o Wondershare PDFelement possui um Template Mall. Você pode encontrar modelos editáveis ​​para contratos, formulários comerciais, faturas e muito mais. Você pode aproveitar isso para acelerar o processo de criação de documentos. Além disso, o Wondershare PDFelement permite enviar documentos diretamente aos seus clientes usando a função Compartilhar.

Parte 4. Como assinar faturas digitalmente usando Wondershare PDFelement

Você pode assinar faturas digitais usando os recursos de Assinatura ou Assinatura Digital de Certificado do Wondershare PDFelement. Conforme mencionado anteriormente, o último método é considerado mais seguro. Portanto, você deve usar isso para documentos de grande importância.

Aqui estão guias sobre como usar os dois recursos:

Parte 4.1. Crie uma fatura assinada digitalmente usando o recurso de assinatura

1. Abra a fatura digital usando Wondershare PDFelement.
2. Vá para a guia Comentário.

3. Clique em Assinatura > Criar.

4. Crie sua assinatura. Wondershare PDFelement oferece três maneiras de fazer isso:

1. Upload - Faça upload de uma imagem da sua assinatura. Tanto quanto possível, a imagem deve ter fundo branco.
2. Desenhar - Desenhe sua assinatura à mão livre usando o mouse ou a caneta.
3. Digite - Insira sua assinatura e personalize-a escolhendo uma cor e um estilo de fonte.

5. Clique OK.
6. Clique no campo de assinatura da fatura para assiná-la digitalmente.

Parte 4.2. Crie uma fatura assinada com assinaturas de certificados digitais

1. Abra sua fatura com Wondershare PDFelement.
2. Vá para a guia Proteger.

3. Clique em Assinar documento.
4. Clique no local do PDF onde deseja que a assinatura esteja.

5. Na janela pop-up, clique em Novo ID.

6. Seleciome Quero criar um novo ID digital > Próximo > Próximo.

7. Forneça as informações que você deseja que a assinatura digital do certificado contenha. Clique Próximo quando terminar.

8. Escolha uma pasta de destino para o certificado e crie uma senha para protegê-lo. Clique em Concluir.

9. Forneça novamente a senha para confirmar o uso da assinatura.

10. Clique em Assinar.

11. Salve a fatura assinada.

Parte 5. Quando é certo não assinar faturas?

Conforme discutido acima, você não é obrigado a assinar faturas. Mas quando é realmente certo não assiná-los? Aqui estão alguns exemplos de cenários para considerar.

Repetir pedidos

Digamos que você tenha um cliente de longa data e confiável. Eles encomendaram serviços ou mercadorias de você tantas vezes. Assim, não é a primeira vez que você precisa enviar uma fatura. Você já construiu confiança e um relacionamento forte com esse cliente. Nesse caso, pode ser dispensável assinar a fatura. O cliente ainda pagará mesmo que a fatura não esteja assinada.

Minitransações

Se os clientes estão comprando apenas um item da sua empresa. Mesmo nessas circunstâncias, ainda é considerado uma prática recomendada criar uma fatura. Entretanto, você pode optar por não se esforçar e poupar tempo ao não assinar a fatura.

Uso interno

Em algumas situações, as faturas podem ser geradas e processadas exclusivamente para manter registros internos. Não se destinam a transações externas com terceiros. Nesses casos, as assinaturas podem não ser necessárias.

Termos pré-acordados

Digamos que você e o cliente tenham termos pré-acordados em relação ao faturamento. Por exemplo, se isso estiver mencionado em um contrato assinado por ambas as partes. Sendo assim, não há necessidade de assinar as faturas dos produtos ou serviços vendidos ao longo do seu negócio ou parceria.

Conclusão

Embora não sejam sempre obrigatórias, as faturas assinadas são importantes para empresas que vendem bens e serviços. Mas agora que o mundo se tornou digital, como criar uma fatura assinada digitalmente? Você pode usar qualquer plataforma de assinatura eletrônica.

Sugerimos usar o Wondershare PDFelement para esta tarefa. O Wondershare PDFelement oferece duas opções distintas para assinar documentos. Um dos métodos envolve o uso de assinaturas digitais certificadas, oferecendo uma camada adicional de segurança. Além disso, o Wondershare PDFelement disponibiliza modelos para a criação de faturas. Com certeza, essa escolha faz bastante sentido. É muito fácil de usar e acessível também!