Tudo o que você precisa saber sobre assinaturas de contratos

Ana Sophia

2024-10-17 21:25:50 • Arquivado para: Solução de Assinatura • Soluções comprovadas

As assinaturas de acordos são partes importantes dos processos contratuais porque representam o compromisso oficial e vinculativo de uma ou mais partes com os termos e condições especificados em um contrato legal ou acordo. Independentemente da forma, a assinatura de um acordo tem significado jurídico e é essencial para estabelecer e manter relações contratuais em várias áreas, incluindo negócios e direito.

Tópicos abordados neste artigo incluem a importância das assinaturas de contratos e as diferenças entre assinaturas digitais e úmidas. O artigo também discutirá o quão conveniente e seguro é a assinatura digital de contratos, já que a assinatura digital de contratos está se tornando mais comum.

Parte 1: Assinaturas úmidas tradicionais versus assinaturas digitais para assinatura de contrato

Existem dois tipos de assinatura disponíveis quando se trata de assinatura de contrato. Estas são assinaturas digitais e úmidas. Como eles diferem um do outro? Descubra abaixo.

O que é uma assinatura úmida?

Uma assinatura genuína feita em um documento em papel com uma caneta ou outro instrumento de escrita é chamada de assinatura úmida. Recebe o nome de assinatura "úmida" para distinguir-se de uma assinatura eletrônica ou digital, a qual é gerada eletronicamente sem utilizar tinta física no papel. Assinaturas convencionais são amplamente utilizadas em várias situações devido a considerações legais e práticas.

Quando e onde você deve usar a assinatura úmida?

É fundamental destacar que, embora as assinaturas manuais tenham um papel significativo em muitos contextos legais e oficiais, as assinaturas eletrônicas e digitais estão ganhando reconhecimento e aceitação em diversas jurisdições. Aqui estão alguns casos de assinatura úmida comumente usados.

• Documentos legais
• Formas de governo
• Atividades Financeiras
• Requisitos de testemunha
• Requisitos legais específicos
• Preferência ou Tradição

O que é uma assinatura digital?

Uma assinatura eletrônica, frequentemente chamada de Esign ou assinatura digital, é utilizada para validar e autenticar contratos e acordos online. Essas assinaturas são criadas digitalmente, frequentemente através de softwares ou plataformas especializadas, e visam oferecer um meio seguro e legalmente reconhecido de expressar concordância e aceitação dos termos do contrato.

Legalidade dos contratos assinados digitalmente

A aceitação legal das assinaturas digitais e eletrônicas varia entre diferentes países, estando sujeita a regulamentações e leis particulares. Diversos países têm normas e leis específicas que regulam as assinaturas eletrônicas. A título de exemplo, a Lei de Assinaturas Eletrônicas no Comércio Global e Nacional (ESIGN) e a Lei de Transações Eletrônicas Uniformes (UETA) dão a base legal para assinaturas eletrônicas nos Estados Unidos.

Em certos setores, tipo o de cuidados de saúde (HIPAA nos EUA) e serviços financeiros (por exemplo, a Lei E-SIGN e a UETA nos EUA), regulamentos específicos podem governar o uso de assinaturas digitais para assegurar a privacidade dos dados. Similarmente, vários tratados internacionais, incluindo a Convenção das Nações Unidas sobre a Utilização de Comunicações Eletrônicas em Contratos Internacionais (UNCITRAL), incentivam o uso de assinaturas eletrônicas e reconhecem sua validade jurídica em transações comerciais internacionais.

Parte 2: Benefícios das Assinaturas de Contratos Digitais

Apesar de ambas terem o mesmo objetivo, as assinaturas digitais estão ganhando cada vez mais popularidade como o padrão para assinatura de contratos por várias razões. As organizações modernas enfrentam desafios contínuos de adaptação e conformidade às demandas em constante mudança. Aqui estão algumas vantagens que as assinaturas eletrônicas proporcionam aos usuários:

Eficiência

Assinar contratos digitalmente diminui drasticamente o tempo de finalização e assinatura dos acordos. Graças às assinaturas eletrônicas, contratos podem ser rapidamente assinados, executados e finalizados, contrastando com o tempo prolongado necessário para processos de assinatura física, que podem levar semanas. Essa eficiência é crucial para empresas e organizações que buscam fechar projetos e negócios de forma rápida e eficaz.

Poupança de custos

A utilização de assinaturas eletrônicas pode resultar em economias significativas ao reduzir os gastos com impressão, envio e armazenamento de documentos físicos. As organizações reduzem seus custos ao minimizar gastos com papel, tinta, despesas postais e necessidades de espaço físico para armazenamento. Com o passar do tempo, essas economias de custos podem se tornar significativas.

Integração com processos de negócios

O contrato com assinatura digital normalmente tem sua integração de maneira fluida a outros softwares e sistemas empresariais, facilitando a incorporação de assinaturas digitais nos processos e fluxos de trabalho das organizações.

Conformidade

Muitos contratos de Esign são desenvolvidos para atender às regulamentações e padrões de conformidade específicos do setor, assegurando a execução dos acordos de acordo com a legislação aplicável.

Segurança

As soluções líderes em assinatura digital de contratos utilizam medidas avançadas de segurança, como criptografia e tecnologias antifraude, assegurando a integridade dos contratos assinados.

Considerações ambientais

Tanto empresas quanto indivíduos estão demonstrando um crescente reconhecimento do impacto ambiental que podem causar. O uso de assinaturas digitais ajuda a diminuir o consumo de papel, apoiando iniciativas de sustentabilidade.

No entanto, encontrar um aplicativo ou ferramenta que ofereça uma solução de assinatura digital ideal pode ser desafiador. Se você está procurando por um, por que não experimentar o PDFelement?

Parte 3: PDFelement: Melhor Ferramenta para Assinatura de Contratos

O software PDFelement oferece uma solução versátil e eficaz para editar e manipular arquivos no formato PDF (Portable Document Format). Com PDFelement, os usuários têm à disposição uma variedade de ferramentas e recursos para criar, editar, converter, anotar e gerenciar documentos PDF de forma eficiente.

Com a função de Solicitar Assinatura Eletrônica do PDFelement, é possível enviar documentos PDF de forma segura e eletrônica para várias partes, assegurando conformidade com diferentes normas legais e regulatórias. O PDFelement eSign segue os padrões da indústria (ISO 27001, HIPAA), regulamentos de proteção de dados (GDPR) e outras diretrizes de segurança da Internet (PDS2, Swift, CMMC e NITES).

Como enviar PDF para assinaturas eletrônicas para várias partes com segurança?

É essencial contar com um método seguro e decidido ao iniciar a assinatura de um contrato digital. As ferramentas disponíveis na plataforma do PDFelement permitem o envio de contratos a várias partes. Aqui está um guia passo a passo.

Passo 1: coletar assinaturas de outras pessoas

• Execute o PDFelement e abra o contrato que precisa ser assinado. Vá em “Solicitar assinatura eletrônica”, que fica na guia “Proteger”.

Passo 2: Adicione seus destinatários

• Na janela pop-up, encontre “Adicionar destinatários”. Insira endereços de e-mail de destinatários na ordem de assinatura que você quer. Reorganize a sequência de assinatura com facilidade usando o método intuitivo de arrastar e soltar. Para fins de informação adicional, é possível adicionar endereços de e-mail utilizando o botão "Adicionar CC", se desejar.
• Escolha assinar o documento primeiro ou por último selecionando a opção "Adicione-me primeiro" ou "Adicione-me por último".
• Vá até configurações e defina a ordem de envio de e-mail que preferir. Configure a periodicidade dos lembretes para garantir que as assinaturas sejam concluídas de maneira eficaz e dentro do prazo.
• Após configurar as opções, clique em "Avançar" para prosseguir.

Passo 3: adicionar campos e atribuir destinatários

• Insira campos preenchíveis cruciais para melhorar o acordo. Incorpore campos como Assinatura/Inicial, Data, Cargo e Empresa. Posicione facilmente esses campos arrastando e soltando nos locais apropriados do contrato. Designe cada campo aos destinatários apropriados conforme exigido.
• Após adicionar os campos obrigatórios, verifique se todos os elementos estão posicionados corretamente. Pressione o botão "Enviar" para encaminhar o contrato aos destinatários para assinatura.

Passo 4: acompanhe o contrato

Acompanhe o progresso das assinaturas seguindo as instruções abaixo:

• Após enviar o contrato para ser assinado, encontre e selecione "Ir para Lista de Contratos".

• Para atualizar o status da assinatura, basta clicar no botão "Atualizar"

• Fique por dentro das atividades dos assinantes por meio de e-mails de notificação. Receba atualizações quando os signatários visualizarem ou preencherem suas assinaturas no contrato.

• Depois de finalizar o processo de assinatura, encontre e abra seu documento na seção "Contrato" do painel.
• No painel direito, você verá uma visão detalhada de todas as atividades relacionadas ao contrato. Isso proporciona uma visão completa e clara de toda a trajetória de assinatura.
• Faça o download do próprio contrato e o relatório de auditoria completo. O relatório de auditoria exibe todas as atividades de assinatura para sua análise.

Passo 5: Validando Assinaturas do Contrato

Assegure a validade das assinaturas coletadas com as ações abaixo:

• Acesse o contrato em PDF através do painel “Contrato”.

• Ao abrir o contrato, você verá uma notificação informando "Assinado e todas as assinaturas são válidas".
• Vá em “Gerenciar assinaturas” localizado na aba “Proteger”. Clique em “Validar todas as assinaturas” para continuar.

• Ao acessar "Validar todas as assinaturas", confira os dados das assinaturas digitais. Consulte o registro de modificações feitas no documento desde a aplicação da assinatura.
• Para revisar o certificado, escolha "Detalhes do certificado…" na janela.

Como assinar acordos de contrato em PDF usando o recurso PDFelement eSign?

No caso de receber um PDF de contrato digital, aqui estão as instruções para utilizar a funcionalidade eSign do PDFelement.

Passo 1: Abra o PDFelement e navegue até Contratos

Abra o PDFelement no seu computador e vá diretamente para o painel "Contrato". Dê um clique duplo no contrato rotulado como "Esperando por mim" para começar o processo de assinatura.

Passo 2: iniciar o processo de preenchimento

Para acessar os campos de assinatura e outras informações necessárias, clique na tag "Assinar".

Passo 3: seleção do método de assinatura preferido

Selecione o campo de assinatura e escolha seu método de assinatura preferido:

• Upload: Importe uma imagem da sua assinatura.
• Desenhar: Desenhe sua assinatura no campo.
• Tipo: Insira seu nome, com opções de cor e estilo da fonte.

Clique em “OK” para aplicar sua assinatura.

Passo 4: Executar o processo de acordo contratual

Na parte de baixo da tela, você receberá uma notificação indicando sua concordância com os termos e a divulgação necessária para realizar negócios de forma eletrônica com o remetente. Clique em “Clique para assinar” e “Avançar” para finalizar o processo.

Como usar o recurso PDFelement eSign para assinatura de contrato por meio de um link de e-mail?

Em certas situações, é possível que você receba um contrato assinável com um link incorporado no e-mail. Sendo assim, agora veremos um tutorial rápido que vai te mostrar mais sobre o acesso e download de contrato utilizando o PDFelement.

Passo 1: Acessando o Contrato

Acesse o contrato no e-mail de notificação e clique em “Assinar o Documento”.

Passo 2: concorde com os termos de privacidade

Marque “Concordo com o EULA e a privacidade para usar registros e assinaturas eletrônicas” e em seguida, vá em “Continuar”.

Passo 3: preencher os campos de assinatura

Clique no campo "Assinatura/Inicial".

Para iniciantes, crie uma assinatura através de um dos três métodos:

• Digite: Insira seu nome no campo com opções de cores de assinatura.
• Upload: Busque e escolha uma foto de sua assinatura.
• Desenhar: Desenhe sua assinatura no campo.

Passo 4: salve sua assinatura eletrônica

Clique em “Salvar”. A assinatura vai ser inserida no contrato e a assinatura inserida vai ser salva com segurança no Wondershare Document Cloud para usos futuros.

Passo 5: Faça o download do Contrato

Clique em "Download" e selecione uma opção:

• Somente PDF: Baixe o contrato;
• Faça o download do pacote PDF e Relatório de Auditoria: Faça o download do contrato e o relatório de auditoria em um arquivo compactado;
• Faça o download do arquivo combinado em PDF e Relatório de Auditoria: Faça o download do contrato e o relatório de auditoria como um arquivo PDF combinado.

Passo 6: Receba o documento totalmente assinado

Depois de todos assinarem, você vai receber um e-mail que te mostrará o documento completamente assinado.

Considerações Finais

Uma maneira rápida e eficaz de aprovar contratos sem comprometer os detalhes dos documentos importantes é a assinatura digital de contratos. É mais simples assinar contratos em PDF com uma interface intuitiva usando as ferramentas de edição de PDF versáteis e cheias de funcionalidades do PDFelement, como o recurso de assinatura eletrônica de contratos. O PDFelement possui uma variedade de ferramentas para anotação e marcação, além de assinaturas, que simplificam a colaboração e o feedback inserindo comentários, destaques, carimbos e notas aos contratos.

Caso esteja buscando uma forma de executar contratos não assinados digitalmente de forma rápida e eficaz, o PDFelement é um excelente aplicativo. O programa foi elaborado para simplificar a assinatura de contratos digitais e trabalhar com outras edições relacionadas a PDF.

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Ana Sophia

staff Editor

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