Conheça como utilizar o recurso Dropbox eSign e uma alternativa de software completa

Ana Sophia

2024-10-17 21:25:50 • Arquivado para: Solução de Assinatura • Soluções comprovadas

Tornar contratos padrão e assinaturas digitais para documentos legais é vital nos negócios dos dias atuais. Tornar padrão, ajuda na compatibilidade entre diferentes sistemas e plataformas. Seguindo padrões comuns, contratos e assinaturas digitais podem incluir sem problemas a diversos softwares e serviços, tonando melhor a gestão de documentos e automatizando fluxos de trabalho.

Este artigo explorará os recursos de contrato digital oferecidos pelo Dropbox eSign, além de apresentar alternativas eficazes como Wondershare Document Cloud e PDFelement, para gestão eficiente de acordos e documentos legais na era digital.

Parte 1. Dropbox eSign: Uma ferramenta que ajuda no processo de assinatura de acordos na era digital

O Dropbox eSign, antes conhecido como HelloSign, é altamente recomendado como uma plataforma eficiente para acordos digitais, por inúmeros motivos. Com uma interface intuitiva e acessível, permite que indivíduos e empresas criem, enviem e assinem documentos eletrônicos de forma descomplicada. Integrado ao Dropbox, oferece um sistema eficiente para armazenar e gerenciar documentos. Comprometido com a segurança, emprega protocolos de criptografia e autenticação reconhecidos para assegurar a segurança e integridade de documentos sensíveis. Integração eficiente com o Dropbox para armazenamento e gerenciamento simplificados de documentos.

Assinatura Eletrônica

Elimina a necessidade de assinaturas físicas e processos em papel, permitindo aos usuários assinar documentos digitalmente.

Modelos de Documentos

Economize tempo e assegure consistência ao criar modelos de documentos reutilizáveis para acordos comuns.

Assinatura necessária

Facilite o envio de documentos para assinatura por outras pessoas, mesmo sem necessidade de conta no Dropbox eSign. Facilita o acesso dos destinatários aos documentos, permitindo o login em qualquer dispositivo com conexão à internet.

Integração

Facilita o armazenamento direto de documentos assinados na conta do Dropbox dos usuários. Amplia sua versatilidade ao integrar-se a diversos aplicativos e plataformas populares, utilizando o recurso eSign.

Segurança

Garante a segurança dos documentos com criptografia e conformidade com os padrões do setor, priorizando a confidencialidade e integridade no recurso de assinatura do Dropbox.

Utilize o Dropbox eSign para assinar e enviar seus acordos digitais com segurança

Aprenda a enviar documentos digitais para assinatura usando o recurso de assinatura eletrônica do Dropbox nesta seção.

Passo 1. Utilize o Dropbox eSign para carregar seu contrato de vendas

• Inicie abrindo o arquivo do seu contrato de vendas.
• Faça login na sua conta do Dropbox e continue com o upload ou seleção do arquivo que deseja enviar.

Passo 2: Insira as informações necessárias do signatário

• Depois de enviar seu documento, é possível adicionar signatários, incluir outras partes usando o recurso CC e, se necessário, atribuir uma ordem específica aos signatários. Após colocar os dados iniciais, você deve “Preparar o documento para assinatura.”

Passo 3. Realize a formatação do seu contrato de vendas

• Com o contrato de venda importado à sua frente. Clique em qualquer campo no lado esquerdo da página (1) e arraste-o para a posição desejada no documento.

• Depois de completar os campos do seu documento (1), selecione a opção de "Avançar" para continuar.

• Guarde uma cópia do seu arquivo redigido em uma pasta dedicada no Dropbox.
• Selecione a opção de "Avançar" para continuar com o processo de envio.

Passo 4. Faça o envio do seu contrato para que seja assinado

• Ao enviar o contrato para assinatura, os participantes receberão um e-mail na caixa de entrada. Clique no botão "Revisar e assinar" no e-mail para prosseguir com a assinatura.

Passo 5. Mantenha acesso aos seus contratos de vendas digitais assinados sempre que precisar

• Acesse a seção "Documentos" no painel do Dropbox Sign a qualquer momento para verificar o status, editar ou baixar uma cópia impressa do seu contrato de vendas.

Planos de Pacotes Dropbox

Parte 2. Wondershare Document Cloud: Facilite seu fluxo de trabalho com assinaturas digitais eficientes

Caso busque alternativas ao Dropbox eSign com ampla solução para assinatura de contratos digitais, vale a pena considerar o Wondershare Document Cloud. Com 100 GB de armazenamento, a plataforma desenvolvida pela Wondershare permite que você acesse seus documentos de qualquer lugar, em qualquer dispositivo, a qualquer hora. Além do mais, facilita a coleta de assinaturas eletrônicas, tornando-a mais rápida, conveniente e segura em qualquer navegador da web.

Usando o Wondershare Document Cloud, é possível ter avaliações e feedback em tempo real de diversas pessoas sobre os documentos que você compartilha. Esta ferramenta on-line deixa destacar, sublinhar e riscar o texto, e também deixar comentários para os membros da equipe e clientes diretamente nos seus arquivos de documentos. Aprimore a colaboração e a comunicação com o uso desta plataforma poderosa.

Utilize o Wondershare para enviar contratos e documentos digitais

A funcionalidade principal do Wondershare Document Cloud é enviar documentos para coletar assinaturas, o que o torna um recurso crucial da plataforma. Esta plataforma está focada em oferecer um serviço de alta qualidade, seja para assinar um documento pessoal ou coletar assinaturas de várias pessoas. Siga estas instruções passo a passo para enviar um documento para assinatura.

• Acesse a opção “Entrar” na barra de ferramentas superior para continuar. Comece uma nova tarefa de assinatura selecionando entre Solicitar assinatura, Envio em massa ou Criar modelo.

• Selecione o documento que deseja enviar, seja do armazenamento local ou da Document Cloud. Para continuar, selecione o botão “Adicionar documento”. Você também pode habilitar a autenticação de acesso para a solicitação de assinatura, onde o destinatário deve inserir a senha correta para finalizar o processo de assinatura.

• Coloque o endereço de e-mail correto do signatário e selecione o botão "↑" para incluir ele ao grupo de signatários. Utilize a importação de arquivo CSV para adicionar diversos endereços de e-mail simultaneamente. Além disso, você pode adicionar destinatários em cópia (CC), permitindo que eles revisem o documento.

• Caso necessite estabelecer a ordem de assinatura, selecione a caixa de seleção e arraste o ícone para ajustar a ordem desejada. Para assinar um documento, selecione a opção "Assinar primeiro" ou "Assinar por último" após marcar a caixa correspondente

• Para cada signatário, arraste e solte os campos de Assinatura/Iniciais, Data, Cargo e Empresa conforme exigido. Configure uma área personalizada para que os signatários insiram informações como endereço, sexo, idade, etc. Para reutilizar este layout no futuro, salve-o como um modelo.

• Depois de escrever o assunto e o conteúdo do e-mail, definir lembretes e personalizar o logotipo da sua marca, envie o documento para coletar assinaturas digitais imediatamente! Acompanhe o status e os detalhes de acordo com suas preferências.

Parte 3. PDFelement: Excelente opção em comparação ao Dropbox eSign para verificação de assinaturas digitais

O PDFelement da Wondershare apresenta uma interface intuitiva e amigável, atendendo tanto para novos usuários quanto para usuários experientes que buscam uma solução de contratação digital na web. Com ótimas ferramentas de criação, recursos de anotação e eficiente conversão de PDF, o PDFelement é uma opção destacada. Depois de dizer isso, esses são alguns dos recursos mais conhecidos da plataforma.

Integração perfeita

A integração da plataforma com serviços populares de armazenamento em nuvem, como Dropbox, Google Drive e OneDrive, permite acesso e armazenamento de PDFs na nuvem de maneira eficiente e fácil. A interface do PDFelement é projetada para ser intuitiva e fácil de usar, garantindo acessibilidade para usuários de todos os níveis, de iniciantes a profissionais avançados.

Anotação e marcação

Os usuários têm a capacidade de anotar PDFs com comentários, destaques, notas adesivas e outras ferramentas de marcação para colaboração e feedback. Além disso, os usuários têm a capacidade de editar texto, imagens e outros elementos em documentos PDF de maneira fácil, simplificando a atualização e a modificação do conteúdo.

Criação, edição e conversão de formulários

O PDFelement permite criar e editar formulários interativos, sendo ideal para documentos que precisam de campos de formulário, caixas de seleção e menus suspensos. Além disso, o software proporciona ferramentas poderosas para a conversão de PDFs em diferentes formatos, como Word, Excel, PowerPoint e outros, e vice-versa.

Proteja e assine PDFs

O software possibilita a inclusão de assinaturas eletrônicas em documentos PDF, assegurando a segurança e veracidade dos seus arquivos. Com o PDFelement, é possível editar dados sensíveis em documentos PDF, garantindo privacidade e conformidade com as regulamentações.

PDFElement eSign adere aos padrões legais

Com o recurso eSign do PDFelement, é possível garantir segurança avançada e seguir normas como ISO 27001 e Uniform Electronic Transactions Act (UETA). Para identificar ameaças e vulnerabilidades de segurança, o PDFelement conduz avaliações periódicas de risco. Com o recurso eSign do PDFelement, documentos assinados são armazenados com segurança e todas as atividades de assinatura são registradas em detalhes, garantindo conformidade com os requisitos de manutenção de registros.

Em conformidade com o E-Sign Act, o PDFelement reconhece a legalidade das assinaturas eletrônicas em transações comerciais e de consumo nos Estados Unidos. A importância da autenticação e verificação de identidade é destacada pela Lei de Assinatura Eletrônica, assegurando a validade das assinaturas eletrônicas.

Como usar as ferramentas PDFelement para enviar e verificar documentos legais

Com sua interface intuitiva, o PDFelement torna simples solicitar, enviar e verificar assinaturas e documentos legais. Esse é um guia prático sobre como usar o software PDFelement eSign.

Passo 1: coletar assinaturas de outras pessoas

• Abra o PDFelement e localize o documento onde as assinaturas são necessárias. No menu "Proteger", selecione a opção "Solicitar assinatura eletrônica".

Passo 2: inclua seus destinatários

• No pop-up, procure pela opção "Adicionar destinatários". Inclua os endereços de e-mail dos destinatários na sequência em que preferir para a assinatura. Ajuste a ordem de assinatura de forma simples arrastando e soltando. Caso necessário, utilize o botão "Adicionar CC" para colocar os endereços de e-mail para fins de cópia.
• Escolha por ser adicionado ao documento primeiro ou por último usando as opções disponíveis.
• Vá para as configurações e escolha a sequência desejada para enviar os e-mails. Escolha a frequência dos lembretes para assegurar que as assinaturas sejam concluídas no tempo adequado e de maneira eficaz.
• Após configurar as opções, clique no botão "Avançar" para prosseguir.

Passo 3: Inclua campos e atribua destinatários conforme necessário

• Reforce o acordo com campos essenciais que precisam ser preenchidos. Adicione campos como Assinatura/Inicial, Data, Cargo e Empresa ao documento. Posicione os campos de forma intuitiva usando a função de arrastar e soltar no contrato. Atribua cada campo aos destinatários adequados de acordo com as necessidades.
• Certifique-se de que todos os elementos estejam no lugar após a adição dos campos obrigatórios. Envie o acordo aos destinatários para assinatura clicando no botão "Enviar".

Passo 4: Acompanhe o acordo

Monitore de perto como as assinaturas estão progredindo com estes passos:

• Depois de enviar o acordo para assinatura, vá até "Ir para a lista de acordos."

• Basta clicar no botão "Atualizar" para atualizar o status da assinatura.

• Fique atualizado sobre as ações dos assinantes através de mensagens de e-mail. Mantenha-se informado sobre as ações dos assinantes ao visualizarem ou concluírem suas assinaturas no acordo.

Maneiras de verificar assinaturas e certificados

Assegurar a legitimidade das assinaturas obtidas por meio das seguintes ações:

• Acesse o documento PDF do contrato pelo painel "Contrato".

• Após abrir o contrato, observe uma mensagem informando "Assinado e todas as assinaturas são válidas."
• Na seção "Proteger", localize e selecione "Gerenciar assinaturas". Selecione a opção "Validar todas as assinaturas" para avançar com o processo.

• Na janela "Validar todas as assinaturas", revise as informações das assinaturas digitais. Verifique o histórico de modificações do documento a partir da aplicação da assinatura.
• Clique em "Detalhes do certificado..." na janela para visualizar as informações do certificado.

Conclusão

Atualmente, no mundo dos negócios, há uma crescente padronização de acordos digitais, abrangendo contratos e vários documentos. Muitas empresas estão adotando uma abordagem proativa na implementação de assinaturas digitais mais seguras e eficientes para documentos. Assim, estão implementando soluções de assinatura digital, como o Dropbox e-signature e o Wondershare Document Cloud, para melhorar e facilitar os processos de trabalho com documentos.

Mas, se você busca uma plataforma de contratação digital online com recursos excepcionais de criação, eficientes funções de conversão de PDF e pacotes de preços competitivos, o PDFelement é uma excelente escolha.

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Ana Sophia

staff Editor

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