Baixar Grátis o Modelo de Capa de Fax Confidencial

Mais Informações Acerca do Modelo de Capa de Fax Confidencial

Modelo de Capa de Fax Confidencial (formatação)

No topo da sua capa de fax confidencial, é uma boa ideia ter o fax confidencial impresso claramente em letras grandes, normalmente isso seria abaixo do fax, embora possa ser inserido na seção de comentários desde que seja em negrito, grande e possa ser facilmente visto no momento em que o fax é pego ou visto de relance.

Para um guia sobre os campos que estão inclusos num fax padrão ou genérico, venha aqui.

Há alguns outros campos que você pode querer incluir; estes dependerão da natureza dos documentos confidenciais. Se forem para pedidos difíceis, então os detalhes que você deseja incluir numa folha de rosto de fax confidencial serão diferentes daqueles para os registros médicos que estão sendo enviados por fax. Se você for enviar um conjunto específico de documentos, há modelos de fax que podem ser baixados para diferentes propósitos e estes podem então ser adaptados para melhor satisfazer as suas necessidades.

Você também pode incluir caixas de seleção nestes faxes, tal como faria numa folha de rosto de fax genérico, embora com algumas pequenas diferenças, por exemplo, não é muito apropriado reciclar um fax confidencial, a menos que ele tenha sido feito em retalhos primeiro.

Erros a se evitar ao preencher uma capa de fax confidencial

Tal como em qualquer fax que você esteja enviando, você não deve preencher uma folha de rosto de fax confidencial à mão, em vez disso, use um processador de texto e certifique-se de que verificado a capa do fax confidencial antes de a imprimir. Para obter informações acerca de como você pode preencher os campos de cabeçalho numa capa de fax, visite o nosso guia para escrever uma capa de fax genérica.

Há algo que você também deve evitar ao preencher uma capa confidencial, usar o nome errado para os destinatários é normalmente algo ruim, mas quando se trata de faxes confidenciais isto pode ser desastroso. O simples envio de um fax para John em vez do Dr. John Tyne pode significar que o fax é dado a alguém que não o devia receber e corre o risco de ser passado a pessoas que não o deveriam ver.

Da mesma forma, a escolha dum título apropriado é extremamente importante para escrever uma capa de fax confidencial. Certifique-se de que o que quer que você insira no assunto não compromete a confidencialidade do conteúdo, caso ele acabe nas mãos de outra pessoa. “Confidencial: Registros Médicos do Paciente 346091” diz sobre o que se trata o fax sem revelar os dados do conteúdo, enquanto “May Vines tem SIDA” é absolutamente inapropriado.

Comentários acerca da capa de fax confidencial

A seção de comentários é o espaço para colocar a sua mensagem para o destinatário. Mais uma vez, isto não deve incluir nenhum dado que comprometa a confidencialidade do conteúdo do fax.

Dr. John Tyne

Por favor, veja os documentos relativos ao paciente 346091, como você solicitou em relação à sua consulta, número 456-LF-2, no dia 13 deste mês.

Se precisar de mais assistência, entre em contato diretamente comigo

Atenciosamente

Dra. Laura Ashford

Esta mensagem informa o destinatário de informações e referências que ele deve reconhecer e saber imediatamente o que o conteúdo do fax conterá sem que nenhuma informação sobre a natureza do fax seja revelada à pessoa errada.

Notificação de Confidencialidade numa Capa de Fax Confidencial

A maior diferença entre uma capa de fax confidencial e uma capa de fax genérico é o aviso de confidencialidade. Esta deve sempre ser incluída no final de uma capa de fax confidencial e deve ser algo parecido com isto:

Notificação de Confidencialidade: As informações contidas neste fax podem ser confidenciais e legalmente privilegiadas. Ela destina-se somente ao uso da pessoa mencionada. Se você não for o destinatário pretendido, você está assim notificado de que a divulgação, cópia, distribuição ou tomada de qualquer ação em relação ao conteúdo deste fax - exceto a sua entrega direta ao destinatário pretendido - é estritamente proibida. Se você recebeu este fax por engano, favor notificar imediatamente o remetente e destruir esta capa juntamente com o seu conteúdo, e excluí-lo do seu sistema, caso seja esse o caso.

Estes podem ser adaptados às suas necessidades e ao seu negócio e podem incluir alguma forma de informação de marca registrada ou de direitos autorais, dependendo do que você estiver enviando.

Outras dicas acerca de capas de fax confidencial

Nenhuma capa, nem mesmo uma capa confidencial para um fax deve ser maior que um único lado A4 de papel impresso com margens padrão. Você também pode querer ter um design ligeiramente diferente para a sua capa de fax confidencial do que você normalmente usa para a sua capa de fax genérico, isto pode facilitar a visualização da diferença entre as duas num breve relance, mas também para que a capa correta seja usada.

Ao utilizar um modelo de fax, a primeira coisa que você deve fazer é salvá-lo como um novo nome de arquivo - antes de editar qualquer um dos campos. Isto impedirá que qualquer informação importante ou sensível seja registrada no modelo que outras pessoas verão quando o utilizarem.