Modelo de Capa Genérica de Fax

Mais Informações acerca do Modelo de Capa Genérica de Fax

O Que é uma Capa Genérica de Fax

Há imensos modelos que você pode baixar gratuitamente, ou alternativamente você pode projetar o seu próprio modelo depois de olhar os exemplos on-line para que ele se ajuste à marca da sua empresa. Há algo que todo modelo de fax deve ter. Para começar a palavra "Fax" ou "Capa de fax" deve aparecer na parte superior da folha de rosto em letras grandes e negrito. Você pode incluir um logotipo ou alguns detalhes da empresa junto com isto, mas não é essencial.

Formatação Genérica de Capa Básica de Fax

Estes campos poderiam incluir: Para, De, Fax nº, Páginas, nº de Telefone, Data, Nome da empresa, Re e CC. Abaixo destes campos há a opção de adicionar caixas de seleção que oferecem algumas instruções ao destinatário. Estes podem incluir qualquer uma das seguintes opções:

Urgente

Para Revisão

Favor Comentar

Favor Responder

Para Informar

Favor Reciclar

Finalmente, há a seção de comentários que ocupa a maior parte da capa do fax. Aqui é onde você coloca a mensagem para o destinatário, como faria numa carta ou e-mail.

Como Você Pode Criar uma Capa Básica de Fax

Portanto, se você tem um modelo de fax configurado, agora é a hora de o preencher. Quando você estiver preparando uma capa de fax, você nunca deve manuscrever a capa. Há algumas razões pelas quais você deve sempre digitar a sua capa genérica de fax. A primeira é que parece pouco profissional e apressada, mesmo que o conteúdo do fax não seja o papel mais importante que você está enviando naquele dia, sempre que você estiver enviando um fax, ele deve sempre parecer apresentável. A segunda razão é que as capas manuscritas podem ser quase ilegíveis, não há garantia de que quem estiver recebendo seu fax poderá decifrar o que você escreveu na capa.

A única exceção a isto é que você pode querer marcar à mão as caixas de seleção em vez de as preencher num computador.

Usando um computador, você deve preencher a capa por último, depois do seu conteúdo de fax estar preparado, você deve percorrer cada campo um de cada vez e preenchê-los, não pule um e pense que voltará a ele mais tarde, pois você pode esquecer com a pressa de enviar o fax. Você também deve ler toda a capa do fax depois de a preencher e antes de a imprimir.

1. Para - preencha isto primeiro e tenha certeza de que você está escrevendo corretamente o nome do destinatário; não há nada pior do que alguém chamado Carolina ter recebido um endereço de fax para a Carol ou até mesmo Catarina.

2. De - o segundo campo a ser preenchido. Este deve ter o seu nome completo e qualquer título usado profissionalmente, por exemplo, Professor Ian James

3. N.º de Fax - verifique duas ou três vezes o número do fax e certifique-se de que é o correto para o qual você está enviando a mensagem.

4. Páginas - conte e verifique duas vezes o número de páginas do fax uma vez impresso e não se esqueça de acrescentar mais uma página para a capa.

5. Data - insira a data de envio do fax e verifique a formatação da data. Se você estiver nos Estados Unidos e enviar um fax para o Reino Unido, talvez você queira usar 12 de novembro de 2012 em vez de 11/12/12, pois os formatos padrão para datas diferem: MM/DD/AA nos EUA e DD/MM/AA no Reino Unido. Você não precisa adicionar um horário, pois o aparelho de fax imprimirá um horário no fax, mas talvez você queira anotar um após ter enviado o fax.

6. Re – Insira o assunto “Contrato de Licenciamento de bebidas assinado” “Relatório da Pesquisa Geológica do Condado Oeste” algo que descreva o conteúdo que seja reconhecível para o destinatário. “O que você pediu” não é um assunto adequado, pois não diz nada ao destinatário sobre o conteúdo do fax.

Quando se trata da seção de comentários da capa, pode ser difícil saber o que colocar neste campo. Mesmo que você esteja enviando um fax para alguém que esteja esperando recebê-lo, você precisa enviar sempre alguma forma de mensagem.

Os comentários devem ser apresentados como uma carta com o nome da pessoa a quem você está enviando o fax no início. Isto deve então ser seguido por uma breve mensagem sobre o conteúdo do fax e terminado com o seu nome.

Por exemplo:

Sónia,

Aqui estão os documentos que você solicitou durante nossa conversa telefônica de 18 de setembro. Incluí também os extras que discutimos. Estarei fora do escritório amanhã, mas se você tiver alguma pergunta, então o meu assistente terá o maior prazer em lhe dar uma resposta.

Saudações

Simão

Isto é curto e direto, explicando o que foi incluído no fax e mencionando quando o fax foi solicitado. Escrever uma capa de fax genérico não tem de ser complicado. Se você estiver enviando um fax de tela fria para várias empresas diferentes, então você ainda deve tentar descobrir quem lida com o que quer que esteja enviando por fax e enviar o fax endereçado a elas.

Mais Dicas sobre Capas Genéricas de Fax

Certifique-se sempre de que a sua capa do fax não tenha mais que um lado do A4 padrão, não altere as margens, pois isso significa que a sua capa não será impressa corretamente quando for enviada por fax. O desenho do modelo também deve ser muito simples, muitas imagens, gráficos ou o uso do WordArt na capa do fax fazem o modelo parecer pouco profissional e muitas vezes estes tipos de faxes são descartados imediatamente como spam.