Os Melhores 6 Sistemas de Gerenciamento de Documentos Eletrônicos
2022-10-28 10:44:49 • Arquivado para: Dicas sobre Negócio • Soluções comprovadas
Toda empresa tem necessidades diferentes quando se trata do gerenciamento de documentos eletrônicos. É importante ir com calma para encontrar a solução certa que vai beneficiar a sua empresa antes de fazer uma compra. Se você já avaliou as suas necessidades e está pronto para encontrar o sistema de gerenciamento de arquivos ideal para você, este artigo vai auxiliar na comparação das melhores ferramentas no mercado. Abaixo, você encontra os 6 melhores sistemas de gerenciamento de documentos (EDMS) para você considerar.
Escolhendo o Sistema de Gerenciamento de Documentos Digitais Certo
1. Zoho Docs
O primeiro é o Zoho Docs, uma solução de gerenciamento de documentos eletrônicos que vai ajudar você a trabalhar durante deslocamentos. Um repositório de documentos central para todos os documentos, o Zoho permite que você compartilhe arquivos e fotos online facilmente. Você pode começar a usá-lo numa versão de teste para até 25 usuários com um limite de 5GB por usuário. E se você gostar, você pode assinar a versão premium. Tudo o que você precisa fazer é fornecer o seu nome, endereço de e-mail e senha.
Prós:
- Interface intuitiva e fácil de usar
- Integração descomplicada e sem anúncios com apps Google
- Ferramentas excelentes para edição de documentos online
Contras:
- O espaço por usuário pode não ser o bastante para alguns usuários
- O preço por usuário mensal pode subir
- Você precisa se registrar no Zoho Writer para ganhar acesso ao editor completo
2. Logical Doc
Este software ajuda qualquer organização a assumir o controle sobre seus processos de gerenciamento de documentos eletrônicos. O foco está na recuperação de conteúdo e na automação de processos empresariais. Usar esta ferramenta de gerenciamento de documentos eletrônicos ajuda a criar, coordenar e coescrever qualquer documento dentro da sua organização. A sua produtividade vai melhorar vastamente graças à sua interface de rede fácil de usar e sua integração com o Office e o Outlook.
Prós:
- A interface intuitiva o torna fácil para iniciantes
- Ótimo gerenciamento geral de informações
- Equipe de suporte excelente
Contras:
- Alguns usuários precisam que o cliente sincronize com um diretório local no repositório
- Não há suporte por telefone, apenas atendimento por e-mail
- Inclui muitas compras adicionais que se acumulam, o tornando mais caro
3. Microsoft SharePoint Online
O Microsoft SharePoint é uma ótima opção quando você quer compartilhar documentos empresariais facilmente. Ele permite que os usuários construam websites colaborativos que agem como mini intranets, tornando o compartilhamento de documentos, ou até de pastas inteiras, muito mais fácil. Há também uma variedade de apps gratuitos que podem ser adicionados à sua conta no SharePoint, incluindo apps que gerenciam e-mails e contatos. Além disso, esta ferramenta dá a habilidade de reformular websites, e não há restrições quanto ao número de apps que você pode usar.
Prós:
- Permite a edição de documentos online
- Você pode usá-lo para criar múltiplos sites colaborativos e adicionar apps para tornar o processo de compartilhamento muito mais fácil
Contras:
- Vem com muitos recursos, o que pode tornar o processo de configuração inicial confuso
Baixe o Microsoft SharePoint Online>>
4. M-Files DMS
Se você procura por uma maneira simples, porém efetiva de gerenciar os seus documentos eletrônicos, o M-Files provavelmente é a melhor ferramenta para o trabalho. Ele automatiza a maior parte do sistema de gerenciamento de documentos para poupar o seu tempo e aumentar a produtividade do seu negócio. Você também tem a habilidade única de acompanhar os documentos que estão sendo processados no momento, e até rastrear cada mudança que é feita a um arquivo em particular.
Prós:
- Ele permite que você acesse documentos de qualquer dispositivo com acesso à Internet, incluindo smartphones e tablets
- Ele permite que os usuários acompanhem as alterações que são feitas ao arquivos em tempo real
Contras:
- É necessário baixar para usá-lo, então ele carece da conveniência de um sistema de gerenciamento de documentos que pode ser acessado online
5. Ascensio System OnlyOffice
Se você está procurando por um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos que também é um gerente de projetos, o Ascensio System OnlyOffice pode ser a escolha ideal para você. À primeira vista, ele parece similar ao Google Drive, mas ele oferece muito mais do que apenas compartilhamento de arquivos e recursos de documentação e colaboração online. Ele também torna muito fácil gerenciar projetos inteiros, permitindo a integração de e-mails e calendários e até uma URL customizada para a sua conta. Mesmo com todos esses recursos incríveis, ele não deixa de ser simples e fácil de usar, e ainda mais fácil de configurar.
Prós:
- Ele é compatível com muitos serviços de nuvem, tornando o armazenamento e o compartilhamento incrivelmente fáceis
- Ele vem com recursos de gerenciamento de tarefas que o tornam uma opção completa para todas as suas necessidades de armazenamento e gerenciamento de documentos
Contras:
- Ele tem uma quantidade relativamente pequena de espaço de armazenamento na nuvem disponível se comparado com ferramentas similares
Baixe o Ascensio System OnlyOffice>>
6. Evernote Business
Está procurando por um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos que também seja útil para sessões de tempestades de ideias? O Evernote Business te dá cobertura. A maioria das pessoas pensa no Evernote como um simples software para tomar notas, mas ele recentemente foi expandido para incluir algumas ferramentas de compartilhamento de documentos e colaboração que rivalizam com as melhores no ramo. Você pode usá-lo para capturar sessões de tempestades de ideias de muitas maneiras, incluindo anexando documentos, áudio, imagens e muito mais. O Evernote tem muitas ferramentas incríveis para empresas pequenas que querem poder compartilhar ideias mesmo quando não estiverem no escritório. Ele vem com apps para iOS e Android que tornam a colaboração remota muito mais conveniente.
Prós:
- Não há restrições quanto ao número de usuários que podem usar o Evernote ao mesmo tempo
- Ele oferece acesso totalmente online e móvel graças aos seus aplicativos para celular
Contras:
- A edição de documentos só pode ser feita através do app para desktop
Apresentando o PDFelement – a Solução Completa para as Suas Necessidades de Gerenciamento de Documentos Eletrônicos
Com o aumento da digitalização e da eliminação da papelada, os sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos se tornaram importantes porque eles possibilitam a simples criação, armazenamento e gerenciamento de documentos digitais. O tipo de arquivo digital mais universalmente comum é o PDF.
Mas até as melhores ferramentas de gerenciamento digital vêm com limitações ao trabalhar com PDF, já que o formato não foi criado para edições simples ou trabalho corporativo.
O PDFelement vai ajudar você a superar essas limitações. O programa oferece uma solução completa para trabalhar com documentos PDF, permitindo editar e trabalhar de maneira flexível com dados, formulários digitais e campos de formulários enquanto oferece funções para uma colaboração segura (incluindo comentários e redação) e um compartilhamento seguro.
A conversão em lotes de arquivos em PDF e a extração de dados de múltiplos documentos de uma vez significam que o tempo necessário para gerenciar documentos eletrônicos importantes é reduzido significativamente. O PDFelement é o programa que auxilia significativamente o seu sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos.
5 Soluções que o PDFelement oferece para melhorar o seu sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos
1. Padroniza documentos no formato PDF para uma melhor colaboração entre todos as equipes
Se você tiver muitas equipes diferentes trabalhando com vários tipos de arquivos em diferentes programas, a produtividade frequentemente é afetada, porque esses tipos de arquivos agem de maneira diferente. O PDFelement oferece uma solução rápida e simples para transformar muitos formatos de arquivo diferentes em arquivos PDF de padrão da indústria que podem ser compartilhados por várias equipes. Os formatos de arquivo compatíveis incluem Word, Excel, PPT, HTML, EPUB e RTF.
Os documentos podem ser convertidos em PDF com o processo de conversão em lotes que, mais uma vez, reduz bastante o tempo necessário para criar processos padronizados para um gerenciamento de documentos eletrônicos mais eficaz. Isso é algo que as ferramentas padrão de gerenciamento de documentos eletrônicos não podem oferecer por conta própria.
2. Edição Simples de arquivos PDF
Os arquivos PDF não foram criados para serem editados e para serem adaptáveis, mas como eles se tornaram o formato de arquivo empresarial padrão nos últimos anos, PDFs não editáveis se tornaram um desafio. As primeiras soluções para tornar PDFs editáveis eram complicadas e caras, mas o PDFelement foi desenvolvido para se tornar a melhor solução para editar arquivos PDF, criando um software que opera da mesma forma que todos os bons processadores de texto.
Edite e adicione texto facilmente a um documento PDF existente ou novo, e também insira imagens e símbolos para criar documentos diversos conforme necessário. Você pode fazer essas edições com a mesma facilidade que teria usando o Microsoft Word, e o PDFelement vem com todas as funções que o Word oferece, mas para arquivos PDF. Crie, edite e gerencie o conteúdo de documentos PDF de uma maneira que você não seria capaz de fazer usando apenas um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos.
3. Extraia dados de documentos automaticamente
Ao padronizar o fluxo de trabalho dos seus documentos, você vai precisar mover dados importantes de certos arquivos para novos documentos e sistemas. No passado, isso exigia a inserção manual de dados, o que consumia tempo e recursos.
A função de extração automática de dados do PDFelement extrai dados rapidamente num formato pronto para análise. Múltiplos arquivos podem ser processados em lotes para reduzir ainda mais as horas de trabalho necessárias para inserir os dados nos novos programas. Com campos de dados totalmente customizáveis, o PDFelement também oferece controle total sobre quais dados podem ser extraídos.
4. Criação de formulários, simples, efetivos e editáveis
Todas as empresas precisam de formulários de algum tipo. Mas criá-los geralmente requer conhecimento especial em softwares e habilidades de design para produzir formulários interativos e com base na marca. O PDFelement oferece outra solução simples que torna o trabalho com formulários muito mais conveniente.
As ferramentas de edição do PDFelement tornam descomplicado criar formulários interativos digitalmente preenchíveis para todas as ocasiões. A funcionalidade arrasta-e-solta permite adicionar elementos como campos de assinatura digital, campos de formulário, botões, caixas de seleção e combinações de todos esses elementos para produzir formulários interativos utilizáveis. Esta função beneficia imensamente o processo de gerenciamento de documentos digitais.
5. Proteja os seus arquivos sensíveis com senhas
Muitos documentos empresariais contêm informações sensíveis que precisam ser protegidas. Frequentemente é necessário que documentos inteiros ou seções do documento sejam protegidos por senha para que apenas certos indivíduos de confiança possam acessar as informações. Soluções de gerenciamento de documentos eletrônicos nem sempre proporcionam uma maneira simples de realizar isso. Mas o PDFelement proporciona.
É simples adicionar senhas completamente criptografadas a documentos (ou lotes de documentos) para que você possa controlar quem podem acessar e abrir esses arquivos. Com a habilidade de adicionar, corrigir e gerenciar senhas e controles em múltiplos documentos de uma vez, o PDFelement foi criado com funções de segurança completas e flexíveis. Gerencie os seus documentos sensíveis efetivamente com o PDFelement.
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Ana Sophia
staff Editor
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