Os Melhores 5 Softwares de Gerenciamento de Arquivos em 2021
2022-07-29 11:51:10 • Arquivado para: Dicas sobre Negócio • Soluções comprovadas
Um software de gerenciamento de arquivos oferece funções para organizar, editar, gerenciar e monitorar o fluxo de trabalho de arquivos na sua empresa. Por exemplo, eles podem ajudar a receber comentários de partes relevantes referentes a um documento em particular. Um software de gerenciamento de arquivos também contribui para manter um registro dos documentos relevantes na sua empresa, e os usuários também podem usar o software de arquivamento digital para gerenciar todos os arquivos eletrônicos numa corporação. Em termos simples, qualquer empresa precisa de um software de gerenciamento de arquivos eficiente para uma operação tranquila e um aumento na produtividade da firma, e é por isso que este artigo apresenta os 5 melhores softwares de arquivamento.
Os 5 Melhores Softwares de Gerenciamento de Arquivos
1. eFileCabinet
O eFileCabinet se apresenta como uma escolha excepcional para o gerenciamento de arquivos em empresas de pequeno e médio porte. Ele proporciona várias funções, como escaneamento, rotulagem, fluxo de trabalho e armazenamento na nuvem. As funções são bem fáceis de usar e são robustas o suficiente para qualquer usuário. Ele conta com armazenamento ilimitado, serviço de armazenamento na nuvem automatizado e uma biblioteca enorme de modelos. Ele oferece várias versões de seus aplicativos, tanto para o lado do servidor quando da hospedagem do sistema de gerenciamento de arquivos.
O software de gerenciamento de arquivos vem com múltiplas ferramentas de gerenciamento, com as quais os administradores podem especificar uma série de permissões aos funcionários. Por exemplo, um funcionário pode ser incumbido de evitar que funcionários individuais deletem os documentos. Os recursos de DMS também ajudam a gerenciar alterações em arquivos significantes. Ele é compatível com o Word, Excel, PDF, PowerPoint e QuickBooks.
Prós:
- Ele tem um recurso de datação de retenção que permite que os usuários armazenem ou deletem arquivos expirados
- Tem um ORC excelente que cria documentos pesquisáveis.
Contras:
- Por conta dos muitos recursos, o número de opções pode ser um pouco confuso de entender
2. M-Files
O M-Files é um software de gerenciamento de arquivos único que aumenta a produtividade da empresa organizando e gerenciando todos os documentos eletrônicos. Ele tem um recurso de verificação que ajuda a monitorar todos os documentos nos quais tem alguém trabalhando e também a monitorar as alterações feitas a um documento.
É fácil implementar o software que ajuda a criar, revisar, organizar, compartilhar e organizar os documentos da sua empresa. As versões do M-Files estão disponíveis para computadores Windows e Mac, e ele também é compatível com dispositivos Android e IOS, tornando fácil usá-lo onde for mais conveniente para você. Outros recursos oferecidos por este software incluem escaneamento, edição, e armazenamento de documentos no banco de dados e muitos outros.
Prós:
- Você pode acessar documentos através de qualquer dispositivo com acesso à Internet, incluindo tablets e telefones iOS e Android
Contras:
- Você precisa baixar e instalar o M-files no seu computador para usá-lo, o que não é tão conveniente quanto um programa que você pode acessar e usar online.
3. PDFelement para Empresas
O PDFelement para Empresas permite que os usuários criem, convertam, colaborem, editem e assinem arquivos PDF profissionais com facilidade, sem mencionar o processamento interativo de documentos que ele oferece aos usuários. Com ele, a sua empresa pode criar vários arquivos PDF através da conversão de outros formatos, como Word, Excel e PowerPoint.
A ferramenta também pode transformar arquivos escaneados em arquivos PDF editáveis e pesquisáveis para fins empresariais. Ele também tem um ótimo OCR, que reconhece imagens e textos num arquivo PDF com a ajuda de 20 idiomas compatíveis. O software também permite a combinação de diferentes arquivos PDF num único documento, e mais, a empresa pode dividir múltiplos arquivos de um PDF maior e armazená-los separadamente para diferentes usos. A ferramenta também promove a segurança de documentos profissionais permitindo a inclusão de senhas criptografadas para proteger o documento.
4. Dokmee
O Dokmee é um software de gerenciamento de arquivos que ajuda a poupar tempo e energia oferecendo uma variedade de ferramentas de imagem e monitoramento de documentos para ajudar a organizar os arquivos eletrônicos mais importantes na sua empresa. Ele oferece muitas configurações para desktop e websites por diferentes preços.
O software de arquivamento tem uma interface intuitiva e ferramentas únicas de captura e edição. O programa se integra com os programas do Office, scanners, programas de e-mail e dispositivos móveis. O software trabalha com a maioria dos scanners, e você pode importar arquivos do seu processador de textos e de programas de e-mail. Ele também permite adicionar metadados, tags e outras informações de organização a cada arquivo escaneado ou importado para o Dokmee Professional. Você pode converter arquivos PDF e pode mesclar e dividir arquivos PDF com o Dokmee.
Prós:
- Você pode acessar documentos através de qualquer dispositivo com acesso à Internet, incluindo tablets e telefones iOS e Android
Contras:
- Você precisa baixar e instalar o programa no seu computador para usá-lo, o que não é tão conveniente quanto um programa que você pode acessar e usar online.
5. PinPoint
O Pinpoint é um software de gerenciamento de arquivos bem poderoso que você pode rodar no seu servidor ou num centro de dados de nuvem. Ele arquiva documentos automaticamente, e ele trabalha com Macs, PCs e dispositivos móveis. A configuração e a instalação do software são bem fáceis. Além de salvar o arquivo original, o programa cria um PDF visualizável para os usuários e funcionários autorizados, e outros envolvidos podem adicionar seu feedback ou comentários ao documento.
Prós:
- Os indivíduos-chave podem editar ou oferecer feedback sobre os documentos-chave da empresa.
- O PinPoint arquiva documentos automaticamente sem a necessidade de intervenção.
Contras:
- O horário de funcionamento do atendimento ao cliente que a empresa oferece é limitado, e você só pode contatar os responsáveis por telefone ou e-mail.
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Ana Sophia
staff Editor
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