Os Melhores 4 Sistemas de Arquivamento Sem Papel Para Gerenciamento de Documentos - Atualizado

Ana Sophia

2023-02-13 16:50:34 • Arquivado para: Dicas sobre Negócio • Soluções comprovadas

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O primeiro passo que você precisa dar em direção a um escritório sem papel é simplesmente decidir que quer um escritório sem papel. Mas uma vez decidido a dar esse passo, você precisa de uma boa solução de gerenciamento de documentos, um sistema de arquivamento sem papel se você quiser. É importante entender qual sistema é o melhor para sua organização. Alguns deles têm características diferentes, benefícios diferentes, o preço é diferente, e muito mais. Nosso guia o ajudará a decidir qual é o melhor para você, e escolher o melhor dentre a infinidade de sistemas comerciais sem papel.

Parte 1: 4 Os Melhores Sistemas Sem Papel Para Gerenciar Documentos

1. PDFelement - Edite Documentos PDF Escaneados

O PDFelement foi projetado para pequenas empresas e empreendimentos. É o principal sistema sem papel para ajudar os usuários a lidar com documentos digitalizados e editar documentos PDF. Como todos sabem, os documentos PDF são cada vez mais populares entre as empresas. Por exemplo, os arquivos confidenciais mais importantes estão em formato PDF, as regras e regulamentos estão em formato PDF, os contratos estão em formato PDF, etc.

O ponto mais importante para o sistema de arquivamento sem papel é que você pode querer editar esses arquivos PDF digitalizados ou imagens digitalizadas. Então o recurso OCR do PDFelement pode ajudar você a fazer isso. O OCR pode transformar o PDF digitalizado em textos editáveis e pesquisáveis, caso você precise alterar alguma coisa nele. 

Principais Funcionalidades

• Desconto de licença por volume para negócios.
• Solução PDF Tudo em um.
• Crie assinatura eletrônica e digital em documentos.
• Personalize de acordo com seu próprio negócio.
• Crie formulários preenchíveis;
• Salve arquivos no armazenamento em nuvem. Armazenamento em nuvem gratuito de 1GB.

2.CrashPlan - Backup de Documentos

Seu lema é bastante simples: " Backup de computador de forma simples". O CrashPlan permite que as pequenas empresas e companhias façam backup de seus arquivos facilmente e sem complicações. O software é acessível também a computadores domésticos. Com o plano padrão, você obtém um backup gratuito em um drive externo, além das nuvens. Em outras palavras, seus arquivos são salvos em dois locais diferentes, e a segurança trifecta é inigualável.

Você também pode desfrutar de uma opção de chave privada, que lhe permite proteger sua vida digital com criptografia de 448 bits. Em essência, você cria um campo de força praticamente impenetrável ao redor de seus documentos. Há diferentes planos, dependendo se você precisa de gigabytes de backup online, ou terabytes. Basta dizer que o CrashPlan pode tratar de ambas as realidades. E a melhor parte é que o CrashPlan não cobra nada extra pela restauração de arquivos. Por último, mas não menos importante, você terá acesso ao aplicativo móvel gratuito CrashPlan, permitindo que você tenha acesso aos arquivos de seu computador a partir de seu telefone celular, em qualquer lugar.

3. Yep da Iconic Software - Sistema de Arquivamento sem Papel para Mac

Mesmo com uma barreira real, Yep é um grande sistema de arquivamento sem papel. Yep funciona apenas em computadores Macintosh baseados em Intel-Based, mas suas características o tornam um dos melhores para empresas que utilizam produtos Apple.

As principais características incluem a consolidação e marcação de todos os documentos digitais, busca, gerenciamento e visualização de documentos PDF, e integração com um scanner. Pense desta forma: você pode armazenar suas músicas no iTunes, suas fotos no iPhoto, e seus documentos PDF agora podem ir em Yep. Quando você inicia o software pela primeira vez, você obtém automaticamente uma lista de todos os seus documentos PDF, documentos Office e documentos iWork.

Uma das maiores vantagens do Yep quando comparado a outros softwares é que você pode pesquisar documentos rapidamente, sem ter que se preocupar com o local onde você salvou o documento. E além disso, você pode adicionar suas próprias tags a qualquer documento. Yep ajuda você a manter seus documentos organizados e lhe dá um registro de todas as suas faturas, documentos de pesquisa, recibos e tudo entre eles. E se você pensou que criar documentos PDF é difícil e complicado, Yep permite que você crie um documento PDF sem digitalizar. Apenas arrastando o texto, você cria um arquivo de texto. Ou você pode criar um arquivo de imagem da mesma forma.

4. Mariner Paperless - Sistema de Arquivamento sem Papel para Mac e Windows

A Mariner e a Fujitsu tornaram-se parceiras, e sua parceria permitiu à Mariner integrar o software sem papel nos scanners ScanSnap mais vendidos pela Fujitsu. A empresa agora oferece o pacote sem papel para empresas nos Estados Unidos, Canadá, Austrália e Europa.

Quer você tenha um Mac OS ou um computador Windows, o scanner é compatível. A empresa aconselha fortemente o uso do Paperless com ScanSnap. Entretanto, você pode usar qualquer outro scanner graças ao método de Captura de Imagem da Apple. Se você estiver executando um computador Windows, você precisa de um scanner que suporte TWIN ou WIA para usar o Paperless. Novamente, ScanSnap é a opção recomendada, mas você pode comprar outro scanner. E você pode sempre tentar uma versão de teste antes de escolher o Paperless.

A empresa também oferece o Paperless Lite, que é uma versão leve do software. Os recursos incluem a criação de um simples gerenciamento de recibos digitais, onde você pode armazenar e criar todos os recibos.

Como Usar um Sistema de Arquivamento sem Papel

Há passos que você precisa tomar para transformar seu negócio e escritório de uma unidade de armazenamento com muito papel, para um escritório sem papel.

Passo 1: Defin+ o fluxo de trabalho

O primeiro passo que você precisa definir é o fluxo de trabalho, e que tipos de papel você pode eliminar. Por exemplo, algumas empresas optam por recibos digitais apenas, enquanto outras optam por muito mais como faturas, documentos, dados, papéis de pesquisa, e muito mais.

Passo 2: Escaneie e digitalize os documentos

Agora que sabemos quais papéis queremos guardar e quais pretendemos jogar fora, é hora de lidar com eles. Os papéis inúteis só podem ser picotados. Os papéis a serem escaneados e jogados fora, é preciso escanear e depois picotá-los. Finalmente, os papéis que você planeja manter tanto digitalizados como impressos, podem ser digitalizados e depois armazenados.

Passo 3: Edite os documentos digitalizados

Se você quiser editar um dos documentos que digitalizou, use o PDFelement. você pode simplesmente abrir o documento no PDFelement e você deve ver uma mensagem de aviso amarela na parte superior do documento, avisando que você precisa fazer OCR no documento. Clique em "Executar OCR" e aguarde que o processo seja concluído.

Uma vez que o documento esteja aberto como PDF, você pode ir em frente e editar o documento. Para editar o texto no documento, clique em "Editar" e depois escolha "Editar Texto". Clique no texto que você deseja fazer alterações e depois clique dentro da caixa de texto que aparece para trazer o cursor à tona. Você pode então selecionar o texto para mudar a fonte, o tamanho da fonte e até mesmo a cor.

Para editar as imagens ou gráficos, clique em "Editar" e depois escolha "Editar Objetos". Clique na imagem para a qual deseja fazer alterações e você deve ver uma caixa ao redor dela. Você pode então simplesmente arrastar a caixa para mudar o local da imagem ou redimensioná-la. Você pode apagar a imagem clicando em "Delete" em seu teclado.

Passo 4: Assine Documentos Eletronicamente

Mude para assinatura eletrônica. Ao utilizar uma assinatura eletrônica, você não precisa imprimir os documentos para assinatura. Você pode assinar documentos por assinatura eletrônica com o PDFelement. Para assinar seu documento editado, basta clicar em "Proteger" e depois clicar em "Assinar Documento". Uma nova caixa de diálogo aparecerá dizendo-lhe o que deve fazer.

Por que Utilizar um Sistema de Arquivamento Sem Papel

Gostaríamos de lhe dar algumas razões que justificarão o investimento de parar de usar papel. Há uma série de razões, mas nos ateremos apenas à razão básica.

A primeira e mais importante razão pela qual você quer um sistema sem papel é que você economiza dinheiro. Há um monte de papéis de cópia voando pelo escritório, e eles vêm com um preço. Mas com um escritório sem papel, você não tem que pagar por papel de cópia. O dinheiro que você economizou pode ser usado para um objetivo diferente.

Seus documentos serão armazenados e organizados, e você poderá encontrar facilmente as informações que deseja. Todos os documentos são indexados, e com etiquetagem adicional, você pode encontrar fácil e rapidamente as informações que precisa/quer.

E mencionamos que você tem acesso a seus documentos de todos os lugares? No mundo novo e moderno em que vivemos, os executivos e funcionários são obrigados a usar e encontrar informações em segundos, não em dias. Isso só é possível com um escritório sem papel.

Por falar em acelerar o processo e a eficiência de seu negócio, os sistemas sem papel permitem acelerar as aprovações. Hoje em dia, as empresas têm utilizado a assinatura eletrônica para processar documentos internos e externos. E depois há a automação de processos, um software que ajuda no gerenciamento e distribuição de documentos. Você pode usar a automação de processos para armazenar, distribuir e encaminhar documentos eletrônicos, bem como colaborar com os colegas. Todos os documentos podem ser compartilhados, o que significa que várias pessoas podem ver eles ao mesmo tempo.

No final do dia, todos os benefícios dos sistemas de escritório sem papel têm um objetivo em mente, que é a melhoria do atendimento ao cliente. Todos nós queremos satisfazer nossos clientes, e um escritório sem papel faz isso acontecer.

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Ana Sophia

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