Como deixar de usar papel em 2022 - Guia para um escritório sem papel

Ana Sophia

2022-11-09 13:59:18 • Arquivado para: Dicas sobre Negócio • Soluções comprovadas

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Um funcionário de escritório gasta em média 10.000 páginas de papel todo ano. Isso não é apenas um desperdício de recursos, mas também é um adicional de custos que estão associados em copiar, postar, armazenar e reciclar todas essas páginas. Grandes empresas podem facilmente gastar milhares de dólares em papel, apenas para vê-lo ser desperdiçado. Para prevenir esse gasto significativo de recursos, muitas organizações decidiram ser escritórios sem a utilização de papel.

Se tornar um escritório sem papel também tem grandes benefícios para o meio ambiente, já que isso reduz a desflorestação e elimina os poluentes emitidos durante o processo de produção de papel. Se a sua organização está interessada em se tornar um escritório sem papel, é importante encontrar a solução correta para escritórios sem papel ou um software para a sua empresa.

Parte 1: Como se tornar um escritório que não usa papel

No artigo a seguir, você vai aprender mais sobre os desafios da conversão de um escritório em um sem papel e também sobre algumas ideias úteis sobre como deixar de usar papel que irão te ajudar a transformar as práticas do seu escritório. Tanto faz se você esta usando Windows ou macOS, você poderá criar um escritório que não utiliza papel de forma fácil usando o PDFelement.

N. 1: Converter documentos em papel para PDF pelo OCR

Existem alguns desafios grandes que são enfrentados por empresas que estão na transição para se tornarem escritórios que não usam papel. O maior desafio é como lidar com qualquer arquivo em papel que a empresa já possua.

Em alguns casos, empresas possuem milhares de arquivos que precisam ser digitalizados para que assim o escritório possa se tornar completamente livre do uso de papel. Isto é particularmente comum para negócios de finanças, direito, e setores médicos.

Toda papelada precisa ser digitalizada para que ela possa ser acessada via qualquer sistema de escritório sem papel. Isto é porque a conveniência e economia de dirigir um escritório sem papel não pode ser atingida até que tudo esteja digitalizado.

Felizmente, o processo de escanear arquivos em papel se tornou fácil graças ao PDFelement. PDFelement é uma das melhores escolhas quando se trata de soluções para um escritório sem papel. É uma solução completamente sem papel para escritórios que pode salvar ao seu negócio milhares de dólares e centenas de horas de trabalho todos os anos.

PDFelement também dispõe de funcionalidades avançadas de programas com Reconhecimento ótico de caracteres (OCR, em inglês Optical Character Recognition). OCR detecta as letras exatas e caracteres nas páginas escaneadas. Isto faz com que todos os arquivos escaneados sejam editáveis e completamente buscáveis assim que eles estão no sistema. Essa funcionalidade pode salvar ao seu negócio horas de trabalho já que você não terá que digitar meta-dados aprofundados descrevendo os conteúdos dos arquivos escaneados.

Depois que o arquivo é adicionado ao sistema, ele pode ser visualizado em praticamente todos os dispositivos eletrônicos, incluindo smartphones, computadores Windows e macOS e tablets. Ele vai reter os layouts de cada um destes dispositivos. Os arquivos escaneados também são compactos, o que facilita enviá-los para outras pessoas via email ou pro um programa de mensagem. Programa profissional para escritório sem papel como o PDFelement torna manejo de documentos simples!

N. 2: Imprimir tudo em PDF

Uma vez que seu negócio tenha escaneado arquivos mais velhos em seu sistema de manejo de documentos sem papel, seu próximo desafio será aprender como lidar com os novos documentos. Felizmente, isto também fica fácil graças ao PDFelement.

Quando você cria um novo documento usando a aplicação de processamento de palavras, PDFelement permite que você imprima como PDF usando a impressora de PDF. A impressora de PDF funciona para a maioria dos programas de processamento de palavras no Windows e macOS, incluindo Microsoft Office e páginas do macOS.

Estar apto a imprimir arquivos diretamente para PDF assegura que seus documentos usem um formato idêntico. Isto significa que todos os documentos entram no fluxo de trabalho do escritório sem papel, então eles são imediatamente pesquisáveis e editáveis.

N. 3: Criar formulários preenchíveis

Preencher formulários de papel é um aspecto muito laborioso do trabalho em escritório que frequentemente envolve processamento manual. Uma vez que o formulário de papel está completo, ele ou é arquivado ou os dados são transferidos manualmente para um sistema eletrônico. Todos os dados são gravados, os formulários de papel são frequentemente descartados gastando recursos.

PDFelement faz o processo de preencher os formulários mais fácil criando formulários em PDF preenchíveis. Não há necessidade de preencher os formulários em papel, você pode simplesmente preencher os formulários no seu computador. Esses formulários eletrônicos contêm todos os elementos de um formulário em papel, incluindo campos de texto, caixas de seleção, botões de opção, caixas de combinação, caixas de listagem e muito mais.

N. 4: Usar assinatura eletrônica

Enviar documentos assinados pode ser um processo intensivo em recursos. Tipicamente, o documento deve ser imprimido, assinado, escaneado e então enviado. Esse processo pode ser encurtado usando uma assinatura eletrônica que está presente no PDFelement.

Para usar essa ferramenta, comece criando um documento PDF e coloque a sua assinatura no PDFelement. Então arraste a assinatura e coloque-a dentro do seu documento. Depois disso, você pode mandar o documento em PDF assinado para os destinatários que você desejar. Nenhum papel é usado durante esse processo!

N. 5: Escanear para PDF

PDFelement permite com que você escaneie documentos diretamente de um scanner ou de um dispositivo móvel e então imediatamente guardá-los em um PDF de alta qualidade. Isso torna simples o gerenciamento dos seus documentos fora do papel - até mesmo caso você esteja em uma viagem a negócios ou longe do escritório.

N. 6: Extrair dados do formulário

Outro motivo pelo qual formulários em papel podem ser muito custosas em tempo é de que em muitos escritórios as informações que eles recebem são guardadas de forma manual. Na maioria dos casos, um cliente irá preencher o formulário, então um funcionário vai transferir essas informações para um sistema no computador.

PDFelement evita esse problema através da extração de informações de forma automática diretamente dos seus formulários em PDF. Não há necessidade de redigitar ou manualmente processar as informações. PDFelement deixa que você customize quais partes do formulário serão extraídos e o que fazer com essas informações que serão coletadas. Todos os formulários podem ser importados para uma tabela excel com apenas alguns simples passos.

N. 7: Modelos gratuitos para trabalhos diários

Até mesmo um escritório que não usa papel, haverá algumas tarefas que podem ser demoradas. Por exemplo, criar documentação, formulários para requerimentos e escrever relatórios empresariais.

PDFelement te ajuda promovendo um acesso a uma vasta biblioteca de modelos de exemplo. Isso deixa com que você crie documentos rapidamente através dos modelos de exemplos PDF prontos para usar, o que potencialmente ajuda a salvar uma grande quantidade de tempo.

N. 8: Anotar documentos de forma colaborativa

Colaboração pode ser algo complicado quando se esta usando documentos em papel. Cada participante envolvido nessa colaboração deve compartilhar os documentos ou ter uma cópia individual impressa deles.

Em um escritório que não usa papel, o PDFelement, cada participante pode fazer anotações e comentários em cada arquivo. Isso permite que o grupo ganhe acesso ao arquivo e que possam visualizar o que os outros colaboradores estão fazendo.

N. 9: Salvar como PDF/A para arquivar por longos períodos de tempo

A maior parte dos escritórios tem certos tipos de arquivos que são importantes porém não são utilizados com muita frequência. Isso pode estarem inclusos, declarações fiscais, certificações e acordos comerciais. Esses arquivos para serem arquivados por muito tempo podem ser guardados em um formato chamado PDF/A.

PDF/A pode bloquear funções do PDF que são adequadas para um arquivamento de longo prazo. Isso pode economizar em espaço já que é mais eficiente de ser comprimido graças ao seu algoritmo eficiente. Nesse formato já é amplamente utilizado por muitos governos, organizações e empresas.

N. 10: Proteger documentos que não estão em papel com senhas

Usar documentos em papel pode ser um sério risco para a empresa. É impossível colocar uma senha que bloqueie o acesso aos documentos em papel e é difícil restringir o acesso de certos funcionários.

Felizmente, PDFelement pode te ajudar com isso. Uma vez que o documento tenha sido digitalizado, você vai poder colocar senhas ou nível de acesso para restringir o acesso. Não tem risco algum de que alguém não autorizado veja ou copie os arquivos uma vez que eles estão protegidos por senha. PDFelement também permite que você censure informações confidenciais em um documento.

Como você pode ver, PDFelement contem uma grande amplitude de funções que tornam a transição para não utilizar mais papel muito simples! Porém o seu escritório deveria deixar de usar papel? Aqui estão algumas vantagens e desvantagens de um escritório que não usa papel:

Agora nós aprendemos sobre o conceito de um escritório sem papel proposto pelo PDFelement. Porém, se tornar um escritório sem papel pode ser uma realidade ou não, você vai definitivamente ter uma resposta positiva. Para construir seu escritório sem papel de uma forma melhor, leia mais e saiba mais sobre essa definição, da mesma forma como os seus benefícios e desvantagens do escritório sem papel.

Parte 2: Os benefícios de um escritório sem papel

O conceito de escritório sem papel: Um escritório que não utiliza papel é aquele que elimina totalmente os produtos de papel e, dessa forma, elimina o custo de compra, cópia, impressão e armazenamento de papel. Ele performa a maioria das suas tarefas usando comunicações eletrônicas, o que incluí e-mails e serviços de documentos online. Todos os documentos vão ser convertidos para um formato digital e os documentos físicos serão descartados depois disso.

Vantagens de um escritório sem papel:

• A primeira das vantagens de administrar um escritório que não usa papel é que você tem um efeito positivo no meio ambiente. Quando se consome menos papel, você preserva os recursos naturais causando uma redução no uso de combustíveis fósseis.
• Estabelecer um escritório que não usa papel economizará muito espaço físico, pois a maior parte dos registros será armazenada de forma on-line, em vez de armazenar arquivos em papel em armários.
• Fora a economia de espaço, um outro benefício de um escritório que não usa papel é que ele também terá um grande efeito nas despesas da empresa. Menos espaço utilizado significa menos dinheiro gasto na locação ou aluguel do seu escritório.
• Salvar tempo: Você não precisa passar por cada um dos gabinetes para achar um arquivo - você pode facilmente realizar uma busca pelo seu computador ou dispositivo móvel pára encontrar o arquivo que você está procurando.
• Facilmente acessível: Todos os arquivos de negócios estarão facilmente acessíveis.
• Um escritório sem papel pode ser mais seguro já que arquivos podem ser protegidos com senhas e o acesso pode ser restrito a certos funcionários.

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Ana Sophia

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