Como mover arquivos PDF para pastas diferentes

Organizar seus documentos PDF é provavelmente a tarefa mais impactante a fazer quando você é um estudante, um profissional ou trabalha em um escritório. Ao longo do tempo, os arquivos PDF tendem a se acumular e a única maneira de buscá-los e através do nome, o que geralmente não produz os melhores resultados. É melhor arquivá-los em pastas nomeadas adequadamente de acordo com o seu conteúdo. Isso ajuda a encontrar o que você procura de forma rápida e sem estresse.

Parte 1. Por que colocar os arquivos PDF em novas pastas?

As pastas são uma ótima maneira de organizar arquivos por várias razões:

1. Elas podem ser nomeadas de acordo com a categoria do conteúdo; p. ex. pessoal, profissional, faturas, recibos, etc.

2. Elas podem ser comprimidas diretamente sem a necessidade de adicionar arquivos individuais

3. São mais fáceis de localizar quando você procura por algo específico

4. Com elas é mais fácil mover ou copiar uma grande quantidade de arquivos

5. Você pode usar um aplicativo para PDF como PDFelement para criar um Portfólio PDF de pastas e arquivos

Ao decidir organizar seus PDFs em pastas, basta obter o aplicativo certo para ajudar na execução dessa tarefa. O PDFelement é perfeito para isso pois conta com um recurso de Portfólio PDF que permite a você salvar arquivos PDF e organizá-los de uma maneira mais fácil com apenas alguns cliques. O processo está descrito na seção seguinte.

Parte 2. Resolvido: Como mover os PDFs para as pastas?

O PDFelement é um editor PDF robusto com várias funções de alto nível tais como criação, edição, conversão, proteção, preenchimento de formulários, assinatura de formulários, organização de arquivos e páginas, anotações, comparação de PDFs, combinação de PDFs e muito mais. O recurso Portfólio PDF é um módulo compacto e organizado que permite a organização rápida dos seus arquivos PDF em pastas e armazenamento como arquivos de portfólio. E o próprio portfólio é um arquivo PDF que você pode salvar na sua área de trabalho.

O processo está explicado abaixo:

1. Abra o PDFelement, acesse Arquivo > Criar e a seguir selecione Portfólio PDF das opções oferecidas.

2. Na nova página, você pode usar a opção Adicionar pasta para importar as pastas que você já possui. Na janela pop-up, também será exibida a opção criar novas pastas.

3. Importe suas pastas existentes e crie novas pastas como uma fase preparatória antes de mover os seus arquivos.

4. Após adicionar uma pasta, ela será exibida no painel do lado esquerdo. Clique no símbolo + acima para adicionar novos arquivos e pastas a esse portfólio.

5. Para abrir uma pasta, clique nela e para visualizar os conteúdos no painel principal clique em Abrir. Conforme observado na captura de tela acima, também é possível adicionar arquivos em formatos diferentes do PDF.

6. No interior de uma pasta, você pode usar o mesmo ícone + para adicionar mais arquivos ou sub-pastas ou criar novas pastas. Ao terminar de adicionar todas as suas pastas e arquivos, acesse Arquivo > Salvar, ou Arquivar > Salvar como (para renomear o portfólio). Você também pode renomeá-lo no PDFelement clicando com o botão direito do mouse no nome e escolhendo a opção Renomear arquivo no menu contextual, como mostrado abaixo.

Essa é a melhor maneira de organizar rapidamente seus arquivos PDF e outros conteúdos. Quando necessitar de acesso aos arquivos, basta clicar no arquivo do Portfólio e ele será aberto no PDFelement onde todas as suas pastas serão exibidas. Nós recomendamos a adição de PDFs dessa maneira pois você pode editá-los diretamente no PDFelement. Caso seja necessário, você pode usar o recurso Salvar como PDF em aplicativos como Word ou Excel para armazenar seus documentos no formato PDF. No entanto, o PDFelement também pode ser usado para ativar o programa correspondente para abrir um arquivo que está no seu portfólio. Ao clicar em Abrir após selecionar um arquivo de outro formato, ele será aberto pelo programa padrão de acordo com o tipo de arquivo.

Parte 3. Como gerenciar a localização dos PDFs de um jeito fácil?

O PDFelement facilita a organização dos seus PDFs pois cria um arquivo de portfólio com todas as informações sobre as pastas e os arquivos adicionados por você. Você também pode usar o Explorador de arquivos para executar uma tarefa semelhante, arrastando os arquivos para as pastas adequadamente nomeadas. Mas o PDFelement é melhor para isso, pois as localizações originais dos seus arquivos e pastas são mantidas, criando somente um "mapa" dos seus arquivos PDF para que você possa localizá-los facilmente.

Seja qual for o método escolhido por você, aqui estão algumas dicas para gerenciar a localização dos seus arquivos PDF:

• Nomeie os arquivos de acordo com o conteúdo, usando datas, números de versão, etc. de uma forma clara.
• Delete os arquivos indesejados, contanto que se certifique de que não precisará deles novamente; caso você não tenha certeza disso, uma alternativa é colocá-los em uma pasta nomeada "antigos" ou "não obrigatórios".
• Nomeie as pastas de acordo com a categoria das informações nelas contidas, tais como Pessoal, Oficial, etc. Quanto mais detalhado o nome, mais fácil será sua localização e identificação em outro momento.
• Use números para as pastas caso deseje organizá-las em sequência, como por exemplo: 1-Pessoal, 2-Oficial, etc.
• No Windows 10, é possível clicar com o botão direito do mouse em uma pasta e fixá-la em Acesso Rápido ou Iniciar, facilitando o acesso quando estiver com pressa.
• Você também pode usar a função Incluir na Biblioteca (clicando com o botão direito do mouse no Explorador de Arquivos) se a pasta contiver arquivos de mídia tais como imagens e vídeos. Assim, os arquivos ficarão acessíveis tanto na biblioteca como na pasta.

Perguntas frequentes

A função Portfólio PDF do PDFelement afeta a real localização da pasta dos meus arquivos PDF no Explorador?

Não, o recurso Portfólio PDF do PDFelement ajuda na organização dos seus fluxos de trabalho com PDFs criando um mapa inteligente do seu conteúdo. A localização no Explorador de arquivos não mudará, a menos que você mova os arquivos manualmente. É uma solução conveniente pois não requer muito trabalho. E caso você delete um arquivo do portfólio, ele continuará no Explorador de arquivos, sua localização original. Apenas o mapeamento do respectivo arquivo será removido do seu portfólio.

É possível proteger meus arquivos PDF com a função portfólio do PDFelement?

Claro que sim! Ao abrir um arquivo que faz parte do Portfólio do PDFelement, você está abrindo o arquivo real onde ele se localiza no seu HD ou outro drive conectado. Isso significa que você pode aplicar todos os recursos e funções do PDFelement, sendo que uma delas é a segurança de senhas. A partir do momento em que o arquivo estiver protegido, será necessário inserir a senha para abrí-lo no Explorador ou no PDFelement.

Posso converter um arquivo em PDF antes de adicioná-lo ao portfólio?

Isso é o ideal, pois é possível editar o arquivo diretamente do seu portfólio quando o arquivo já está no formato PDF. Outra vantagem de converter todos os seus arquivos em PDF é que isso facilita o seu compartilhamento, o upload na internet e assim por diante. Para isso, use o recurso Processo em lote do PDFelement Pro DC. Basta escolher a função Lote PDF na página inicial, abrir a aba Criar no lado esquerdo, adicionar os arquivos que serão convertidos, selecionar o local de saída e a seguir clicar em Aplicar.