PDF/A em detalhes: O que é e como utilizá-lo?

Se você lidar frequentemente com PDFs no trabalho ou em casa, pode encontrar o problema de descobrir que alguns PDFs são inacessíveis em sua cópia do software de documentos mais recente. Nessa situação, você deve otimizar seus arquivos PDF para um formato padrão, para que uma ampla variedade de navegadores e aplicativos mais recentes possam lê-los.

O PDF/A é um formato alternativo que pode eventualmente substituir o PDF. Como incorpora as características do PDF, você pode considerá-lo uma atualização do PDF. Aqui, você aprenderá mais sobre o PDF/A, incluindo suas muitas formas, como ele difere do PDF e por que você deve considerar adotá-lo. Vamos começar pelo "o que", certo?

O que é o PDF/A?

O Formato de Documento Portátil Arquivável (PDF/A) é um desdobramento do formato PDF original destinado a armazenar arquivos digitais permanentemente. Formatos de documentos eletrônicos como o PDF/A têm a intenção de substituir completamente suas contrapartes em papel. O PDF/A tem a vantagem adicional de ser um padrão ISO em comparação com um PDF regular.

Em outras palavras, garante que a aparência de documentos digitais seja consistente em todas as plataformas, software e hardware usados em sua criação, armazenamento e replicação. Todas as suas fotos, perfis de cores e fontes permanecerão intactos. O conteúdo de uma cópia desses arquivos será idêntico ao do original.

Nenhuma alteração ou ajuste pode ser feito posteriormente. Este método é bastante confiável e garante que o material seja único. O PDF/A não permite a criptografia se estivermos falando sobre o método de proteção. Uma das principais maneiras de uma empresa proteger seus dados sensíveis é por meio da criptografia.

Quais são os Diferentes Tipos de PDF/A?

A família PDF/A é composta por quatro membros:

PDF/A – 1

O padrão PDF/A-1 foi o primeiro e ainda é amplamente utilizado. É a opção mais limitada, pois é baseada no PDF 1.4 e não permite coisas como JPEG 2000, anexos, camadas ou transparência.

PDF/A – 2

Comparativamente, o PDF/A-2, baseado no PDF 1.7, é um padrão "mais recente" que o PDF/A-1. Os anexos (só arquivos PDF/A) são suportados, assim como transparência, camadas, JPEG 2000 e compressão de imagem JBIG2 acima da especificação anterior. Os níveis de conformidade a, b e u são definidos para o PDF/A-2.

PDF/A – 3

O PDF/A-3 é uma atualização da versão anterior lançada um ano antes e é indistinguível. Assim como o PDF/A-2, este padrão é baseado no PDF 1 e tem as mesmas capacidades. O PDF/A-3 é a única diferença entre esses dois padrões, pois permite anexar qualquer tipo de arquivo, não apenas arquivos PDF/A.

PDF/A – 4

Este novo padrão, lançado em 2020, é radicalmente diferente de seus predecessores, pois é baseado no PDF 2.0. Em primeiro lugar, ele remove os três níveis de conformidade anteriormente descritos (a, b e u) e adiciona dois novos níveis (e e f). Enquanto o PDF/A-4f é projetado para publicações técnicas, o PDF/A-4e permite Rich Media, anotações 3D e arquivos incorporados.

Usos do PDF/A

A seguir estão alguns casos de uso do PDF/A:

Um Arquivo Permanente para Documentos Digitais

Embora o PDF/A possa ser usado para arquivar uma ampla variedade de dados, ele se destaca como um arquivo permanente para documentos de texto digital como o Microsoft Word. O PDF/A resultante dessa conversão é fiel ao original em termos de layout e apresentação.

Você pode pesquisar o PDF/A exatamente como faria com o original, e uma única página no arquivo de preservação representa cada página do documento original. Não haveria perda de cor ou qualidade se o documento original fosse impresso em cores. Devido a esses fatores, o PDF/A é um formato excelente para documentos cuja apresentação visual é crucial para sua interpretação e compreensão.

Acessível e Conversível

PDFs padrão, e-mails eletrônicos, fotos digitais e planilhas são apenas alguns dos vários tipos de arquivos digitais que podem ser convertidos em PDF/A. Também é possível combinar muitas fotos digitais em um único PDF/A.

O PDF/A pode ser criado a partir de qualquer arquivo digital imprimível, embora alguns documentos se beneficiem mais desse formato do que outros. Para obter resultados ideais, use o formato com arquivos inalteráveis. Não é adequado para bancos de dados ou outros arquivos constantemente atualizados.

O PDF/A é Escaneável

Também é possível escanear documentos em papel para um PDF/A, mas é recomendável usar software de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para transformar as imagens das letras em texto digital. No entanto, o texto transformado sempre terá algum erro de digitação ao usar o OCR.

PDF Vs. PDF/A: Qual a Diferença

Agora, para diferenciar entre os dois principais tipos, veja os pontos abaixo:

• O PDF/A é um subtipo único do sistema de formato PDF que permite aos usuários arquivar arquivos e documentos, ao contrário do formato PDF padrão, que não oferece esse recurso.
• O PDF/A não é capaz de ser criptografado, tornando-o um formato de documento menos seguro; por outro lado, os PDFs padrão podem ser criptografados.
• Em contraste, um PDF padrão não precisa da incorporação de componentes gráficos, como áudio, vídeo ou hiperlinks para outras fontes, mas o PDF/A precisa.
• O PDF não é um subconjunto de ninguém, mas o PDF/A é; por outro lado, o PDF não possui um subconjunto.
• Quando recuperamos um arquivo armazenado em PDF/A após um período significativo de tempo, os dados no arquivo não foram alterados, ao contrário de um PDF padrão, que não garante esse aspecto.

Vantagens do PDF/A

O PDF/A tem várias vantagens, como:

• Extensibilidade – De acordo com o padrão PDF/A, até os arquivos PDF/A mais antigos devem ser visualizáveis no leitor de PDF mais atualizado. Como cada versão do PDF/A é garantida como um subconjunto da próxima, você pode ter certeza de que seus documentos sempre serão compatíveis com futuras versões.

• Permite a Autenticidade – Ainda mais do que na era analógica, é crucial na era digital garantir que as gravações permaneçam inalteradas e fiéis à sua forma e conteúdo originais.

• Aberto – Formatos de arquivo abertos são aqueles aos quais qualquer pessoa pode acessar as especificações e, assim, podem ser usados por qualquer pessoa para construir um produto de software que pode gerar e ler o formato. Desde seu lançamento em 2005, o PDF/A tem servido como padrão de preservação, tornando-se uma escolha óbvia.

• Permite 100% de Conversão – Qualquer procedimento de conversão de dados, incluindo microfilmagem e digitalização, deve visar fornecer um registro fiel ao original em todos os aspectos. Com sua arquitetura robusta, o PDF/A é adequado para esse fim: manter as fontes, cores e layout do arquivo original no PDF/A que você cria é essencial para preservar a aparência e a capacidade de pesquisa do arquivo.

• Acessível em Qualquer Lugar – Devido ao uso generalizado, o PDF não se extinguirá em breve, o que é uma grande vantagem para o formato. O PDF/A é um subconjunto do PDF. Portanto, qualquer programa que possa ler PDF também pode ler PDF/A.

• Não Dependente de Plataforma – Sempre foi uma vantagem do Formato de Documento Portátil (PDF) e seu sucessor, PDF/A, serem compatíveis com uma ampla variedade de sistemas de computadores. Um PDF/A preparado no Windows pode ser aberto e usado sem problemas em um sistema Mac e vice-versa.

Como Você Pode Criar PDF/A

É necessário um produto com capacidades de saída em PDF/A para a criação de PDF/A. O Adobe Acrobat Professional, a partir da versão 8, é um dos programas mais amplamente utilizados. Não se esqueça de que muitas opções de software alternativas estão disponíveis; muitas delas podem oferecer recursos que atendem melhor às suas necessidades.

Além disso, com base em suas necessidades, você pode nem precisar comprar um novo programa, já que muitos programas comuns (por exemplo, a suíte Microsoft Office) agora contêm capacidades internas para criar PDF/A.

No entanto, se você precisar criar vários PDF/As simultaneamente, deve investir em uma solução específica para geração de PDF/A, pois apenas esses produtos oferecem processamento em série, permitindo a conversão de vários arquivos de uma vez.

Como Você Pode Escolher Ferramentas PDF/A

Agora, existem três aspectos aos quais você deve aderir ao escolher uma ferramenta PDF/A.

Nível de Conformidade

Os seus arquivos PDF/A terão as características definidas por cada um dos padrões PDF/A (PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3, etc.). Mesmo que os níveis de conformidade do PDF/A (como a, b e u) governem requisitos que influenciam o grau em que computadores e humanos podem compreender as informações em um documento.

PDF/A – 2 ou PDF/A – 3?

Você pode preservar transparências e usar JPEG 2000 se usar o PDF/A-2, que implementa uma versão mais recente do padrão PDF/A. Devido a isso, os tamanhos dos arquivos geralmente continuam a diminuir. Além disso, menos alterações precisarão ser feitas em seus arquivos. Se você pretende usar ou já está processando muitos arquivos que incluem anexos de arquivo não PDF/A, escolher o PDF/A-3 também pode ser uma decisão legítima para você.

Escolha o Nível de Conformidade 'b'

Ao introduzir requisitos adicionais para recursos que aumentam a capacidade tanto de máquinas quanto de indivíduos de obter o conteúdo, e que garantem que o texto possa ser pesquisado e replicado de forma confiável, escolher um nível de conformidade mais alto (ou seja, 'a' ou 'u') pode certamente melhorar o valor de seus documentos. Isso ocorre porque os requisitos para essas características são adicionados quando um nível de conformidade mais alto é selecionado.

Como Você Pode Converter de PDF para PDF/A

PDFelement oferece a interface mais intuitiva para usuários do Windows e Mac gerarem, editarem, converterem e assinarem arquivos PDF. Essa alternativa líder de mercado ao Adobe Acrobat oferece recursos de PDF adequadas para um ambiente empresarial e uma licença perpétua por uma fração do custo do Adobe Acrobat.

O PDFelement oferece duas opções diferentes para converter arquivos PDF para o formato PDF/A. Você pode converter um arquivo PDF para um arquivo PDF/A ou salvar um arquivo PDF como PDF/A após fazer alterações no documento. Ambas as opções estão disponíveis para você. Se deseja aprender como você pode converter arquivos PDF para o formato PDF/A, então, siga as instruções abaixo:

Passo 1 Inicie o PDFelement no seu PC. Você encontrará várias guias úteis na janela principal do aplicativo.

Passo 2 Após selecionar o arquivo PDF que deseja converter e clicar no botão "Abrir", abra o arquivo clicando no botão "Abrir arquivos".

Passo 3 O próximo passo é ir até a barra de menus e escolher a opção "Converter", seguida pelo botão "Para PDF/A".

Passo 4 Após selecionar o menu suspenso rotulado como "Salvar como tipo" e pressionar o botão "Salvar", seu arquivo PDF será convertido para o formato PDF/A em alguns momentos.

Conclusão

Portanto, concluímos nossa parte na conversa. Você abordou completamente o tópico deste artigo, discutindo tudo o que há para saber sobre a tecnologia PDF/A e as muitas formas que ela pode assumir. Houve um tempo em que parecia sem sentido, mas depois o aspecto de benefício transformou toda a situação.

Hoje em dia, o avanço tecnológico ocorre muito rapidamente. O PDF/A é indiscutivelmente uma tecnologia de ponta, mas antes de ser considerado um concorrente forte, ele precisa de várias atualizações e aprimoramentos. Sugerimos que você use o Wondershare PDFelement para tornar fácil a conversão e o salvamento de PDF para PDF/A.