Um formulário W-9 pode ser assinado digitalmente?

O formulário W-9 é um documento fiscal que contratados e freelancers precisam enviar para as empresas. A assinatura é necessária para validar o documento. Tradicionalmente, esses documentos são impressos e assinados com uma caneta. Mas e se você preenchesse um formulário W-9 digitalmente? Os formulários W-9 podem ser assinados eletronicamente?

A resposta é sim; é possível assiná-los eletronicamente. Para isso, você precisará utilizar uma ferramenta de assinatura eletrônica, como Wondershare PDFelement.

Parte 1. Qual é a distinção entre um W-9 assinado e um W-9 não assinado?

Nos Estados Unidos, o formulário W-9 é empregado para fornecer os dados cruciais para emprego ou outras atividades geradoras de renda. Imagine que você seja um freelancer e tenha fechado um contrato com uma empresa. Você deve enviar a eles um formulário W-9 para confirmar seu nome, endereço e número de identificação do contribuinte (TIN).

É necessário assinar o formulário W-9? Em situações como essa, quando você recebe pagamentos que precisa relatar ao IRS, sim, é necessário assinar o formulário W-9. A assinatura indica que as informações inseridas estão corretas. Além disso, a assinatura confirma que foi você quem preencheu e enviou o formulário e ele não é fabricado. Sem a sua assinatura, a empresa não terá garantia da veracidade das informações fornecidas.

Só para esclarecer, nem todo mundo precisa enviar um formulário W-9. Se você receber mais de US$ 600 em um ano de uma empresa ou indivíduo, eles precisarão preencher um Formulário 1099. Eles necessitariam das suas informações para realizar isso e, consequentemente, solicitariam que você enviasse um formulário W-9.

Parte 2. Um formulário W-9 precisa ser assinado todos os anos?

Felizmente, você não precisa enviar um formulário W-9 anualmente. Mas há uma condição. As informações no formulário que você enviou devem permanecer inalteradas. Em outras palavras, é importante que você mantenha o mesmo nome legal, endereço e número de identificação fiscal (NIF).

Observe que algumas empresas podem solicitar que você envie um formulário W-9 a cada ano. Assim, eles podem assegurar que seus registros permaneçam atualizados.

Com certeza, se você estiver atualmente colaborando com um indivíduo ou empresa diferente, será necessário enviar um novo formulário.

Parte 3. Como assinar um W9 eletronicamente?

Para assinar um formulário W-9 eletronicamente, você precisará de uma ferramenta que possa abrir o formulário e inclua um recurso de assinatura eletrônica. Wondershare PDFelement é uma das melhores ferramentas que você pode usar. Apesar de ser uma ferramenta em formato PDF, o Wondershare PDFelement tem a capacidade de abrir qualquer tipo de documento. Além disso, oferece duas opções para assinar seus documentos. Você pode optar por usar assinaturas eletrônicas ou assinaturas digitais baseadas em certificados.

Parte 3.1. Elabore um formulário W-9 com uma assinatura utilizando a função de assinatura.

Dentro da seção de Comentários do Wondershare PDFelement, você pode acessar o recurso de Assinatura. É tão simples quanto assinar um documento físico, porém realizado de forma eletrônica. Para assinar formulários W-9 utilizando este recurso, siga estas etapas:

1. Abra o formulário W-9 através do Wondershare PDFelement.
2. Clique Comentário > Assinatura.

3. Selecione Crie um novo.

4. Crie sua assinatura. Você pode escolher entre três métodos diferentes:
1. Upload - Isso permite que você crie a assinatura digital ideal. Pegue um pedaço de papel e adicione sua assinatura. Capture uma foto da assinatura e faça o upload dela no PDFelement. Wondershare PDFelement excluirá o fundo. Para garantir um processo sem falhas, utilize papel branco comum.

2. Desenhar - Opte por este método se você conseguir desenhar sua assinatura perfeitamente usando um mouse ou caneta.

3. Tipo - Este método é o menos recomendado. Você deve digitar sua assinatura e selecionar um estilo e cor de fonte.

5. Clique Ok.
6. Clique no local do PDF onde deseja que a assinatura esteja.

7. Salve o documento.

Parte 3.1. Crie um formulário W-9 assinado usando o recurso assinar documento:

Imagine que a empresa requer que você utilize assinaturas digitais baseadas em certificados ao assinar formulários W-9 eletronicamente. Essa medida é adotada para acrescentar uma camada adicional de segurança e assegurar a autenticidade do documento assinado. Nesse caso, você deve utilizar a função "Assinar Documento" disponível no Wondershare PDFelement. Veja como:

1. Acesse o seu formulário W-9 utilizando o Wondershare PDFelement.
2. Clique Proteger > Assinar documento.

3. Selecione o local no PDF onde deseja que a assinatura digital certificada seja inserida.
4. Uma janela pop-up será exibida. Clique Novo ID.

5. Verificar Deseja criar um novo ID digital > Próximo > Próximo..

6. Insira seu nome e endereço de e-mail > clique. Próximo.

7. Defina uma senha forte e clique Terminar.

8. Você será redirecionado para a tela "Assinar Documento", com o novo ID selecionado automaticamente. Insira a senha.

9. Clique Sinal. A assinatura digital certificada será exibida no PDF.
10. Salve o documento assinado.

Parte 4. Alguns pontos essenciais a ter em mente ao assinar formulários W-9:

Aqui estão algumas considerações importantes a ter em mente ao assinar os formulários W-9:

Ser preciso

Sempre revise seu formulário W-9 antes de assiná-lo. Verifique se o seu nome está corretamente escrito e se você inseriu o endereço e o número de identificação do contribuinte corretamente. Sua assinatura significará que você confirmou que todas as informações estão corretas. Caso seja identificado algum erro, você pode estar sujeito à retenção de imposto de renda. Não só isso, mas você também pode enfrentar problemas legais.

Mantenha-o seguro

Os formulários W-9 são documentos cruciais que contêm informações confidenciais. Exibem o seu nome completo, endereço e número de identificação fiscal (NIF). Com isso dito, é crucial garantir que você esteja utilizando ferramentas seguras ao assinar e enviar seus formulários W-9. Tente, na medida do possível, evitar o uso de ferramentas online para proteger seus dados. Se for inevitável, certifique-se de verificar a reputação do serviço antes de utilizar suas ferramentas.

Não é necessário enviar um formulário W-9 todos os anos.

Mais uma vez, dependendo da empresa da qual você recebe um pagamento de US$ 600 ou mais por ano, pode não ser necessário enviar um formulário W-9 anualmente. Porém, se houver mudanças em alguma informação importante, você precisará enviar um novo formulário.

Parte 5. Lista de pessoas com maior probabilidade de precisar assinar formulários W-9

É crucial questionar antes de assinar um formulário W-9: "Isso é realmente necessário?" A legislação requer que você envie um formulário W-9 ao solicitante?

Para esclarecer este assunto, vamos examinar os diversos grupos de pessoas que podem precisar enviar o Formulário W-9 aos solicitantes. Aqui estão alguns grupos comuns:

Empreiteiros Independentes

Se você presta serviços como contratado independente ou freelancer para empresas, pode ser necessário enviar um formulário W-9 às empresas que o contratam. A empresa utiliza as informações do formulário W-9 para relatar ao IRS os pagamentos feitos ao contratado independente.

Proprietários individuais

Proprietários individuais que gerenciam seus próprios negócios podem precisar fornecer um formulário W-9 aos clientes que os pagam por produtos ou serviços. Isto permite ao pagador obter informações de identificação fiscal do empresário individual para fins de relatório.

Comerciantes e Prestadores de Serviços

Se a sua função envolve fornecer bens ou serviços para outras empresas, você pode precisar enviar um formulário W-9. A quem? Para seus clientes ou clientes. Isso permite ao cliente ou consumidor obter suas informações de identificação fiscal para relatar os pagamentos efetuados.

Senhores da terra

Você tem um imóvel que aluga para uma empresa? Se a empresa lhe pagar US$ 600 ou mais pelo aluguel durante o ano fiscal, ela precisará do seu NIF. Portanto, você precisa enviar a eles um formulário W-9.

Conclusão

Um formulário W-9 pode ser assinado eletronicamente? Sim. No entanto, tenha cuidado com a ferramenta de assinatura eletrônica que você utiliza. Seu formulário W-9 contém informações confidenciais e você deve protegê-las.

Você pode utilizar ferramentas como Wondershare PDFelement. Ele permite que você insira assinaturas eletrônicas ou assinaturas digitais certificadas em documentos. Você também pode utilizar o Wondershare PDFelement para enviar diretamente o formulário W-9 para a entidade ou indivíduo que precisa dele.