ALCONS ENGINEERING Ltd. Adoção do PDFelement para Gerenciamento Eficaz de Documentos

Uma empresa de engenharia civil de nível médio, a ALCONS ENGINEERING Ltd. fornece serviços de engenharia civil em diferentes projetos locais. Com projetos governamentais e tais serviços na notificação, eles tiveram que criar e gerenciar diferentes documentos relacionados ao projeto. Entretanto, houve algumas questões particulares relacionadas à gestão de documentação que foram abordadas pelas autoridades da empresa.

A única coisa que se interpõe entre um projeto e o sucesso é a eficiência do trabalho. Foi quando Bogdan, seu Gerente de Projetos, surgiu com a ideia de compartilhar PDFelement como um remédio produtivo. Ele afirma suas responsabilidades como "Eu geralmente pesquiso novos softwares que possam ser úteis e os apresento à alta administração". Eu supervisiono o processo de aquisição".

A ALCONS ENGINEERING Ltd. conseguiu reduzir 30% de desperdício de tempo em 1-2 meses. Concluindo, eles tiveram a oportunidade de se impor mais tempo em suas tarefas imperativas ao invés de se concentrar em suas tarefas básicas de manipulação.

O PROBLEMA

O Tempo Livre Nunca foi um Conceito

Bogdan mencionou alguns problemas expressivos que ele identificou como sendo o Gerente de Projetos da empresa. Uma das graves questões que a empresa estava falhando em abordar repetidamente era a gestão do tempo. Sendo uma empresa de soluções de engenharia civil, a ALCONS ENGENHARIA deve se concentrar no projeto em si, em comparação com sua documentação.

Foi uma exasperação total para a empresa permanecer em círculos com esta questão. Sem solução para a gestão do tempo, os funcionários estavam demorando muito tempo para cobrir as simples etapas de trabalho. Isto deu aos funcionários uma razão para evitar o projeto 'real'. O gerenciamento moderno de projetos requer técnicas como editores exemplares, OCR, e anotadores de documentos.

A ALCONS ENGINEERING Ltd. não existia em todas as plataformas acima mencionadas. O tempo estava sendo desperdiçado, e não havia uma solução evidente que pudesse ajudá-los a chegar a uma solução.

Trabalho Manual Equivalente a Menor Conclusão de Trabalho

Sempre que a empresa aguardava o início de um projeto, havia alguma papelada e algumas tarefas básicas que precisavam ser concluídas a tempo para garantir uma verificação e um equilíbrio adequados do projeto. Entretanto, Bogdan declarou que a própria coisa que foi realizada para descobrir responsabilidades dentro do projeto se tornou um passivo em si.

Bogdan declarou que procedimentos como impressão, digitalização, extração e substituição de documentos se tornaram demorados demais. Os funcionários tiveram que fazer a numeração manual das datas nos documentos do projeto depois de tê-los impressos. Escrever números de páginas em todos os documentos pode ser extremamente alarmante e agonizante para o funcionário e para o empregador.

Soluções Ineficazes Não Mantiveram os Problemas Fora

Bogdan mencionou a opção por soluções que poderiam efetivamente isentar os problemas envolvidos no gerenciamento da documentação da empresa. Adobe Acrobat Pro foi uma de suas principais opções na gestão de documentos. Entretanto, Bogdan achou o software extremamente difícil e complicado para ele e seus colegas.

"Foi bom, mas muito caro, já que eu precisava de pelo menos várias pessoas para poder editar PDF ao mesmo tempo", diz Bogdan quando foi questionado por que ele deixou o Adobe Acrobat. A solução apresentada por ele para a equipe foi extremamente complicada em sua totalidade, dificultando o gerenciamento de documentos a um preço elevado. Sendo uma empresa de nível médio, a ALCONS ENGINEERING Ltd. não pode arcar com tais despesas extravagantes.

Fazendo da Redação de Documentos um Fardo

A ALCONS ENGINEERING Ltda. cobre projetos de clientes. As informações compartilhadas através destes projetos de clientes são confidenciais. A proteção de arquivos era uma necessidade. Entretanto, todo este procedimento foi particularmente coberto através de marcadores pretos e escaneamento manual.

A redação de informações foi um procedimento muito demorado antes que Bogdan tentasse chegar a uma solução eficaz. Esconder informações seguiu o procedimento de imprimir o documento, marcá-lo manualmente com um marcador e digitalizá-lo para esconder com sucesso todos os segredos presentes em todo o documento. Isto não só tornou o trabalho excessivamente difícil, mas também se tornou um incômodo para as pessoas em toda a empresa.

Bogdan percebeu a necessidade de uma automação provocativa e se empenhou em encontrar uma ferramenta apropriada para resolver todos os problemas. Estando a cargo do processo de aquisição, Bogdan trabalhou através dos problemas para descobrir o remédio.

O RESULTADO

A urgência da implementação - Encontrando o PDFelement como o Salvador

Enquanto Bogdan estava enredado em encontrar uma solução adequada para tornar o trabalho em equipe eficiente, ele se deparou com o PDFelement. Felizmente, foi seu dia de sorte quando ele comprou uma licença para testar a ferramenta. Ele achou que era um investimento muito bom, não só para si mesmo, mas também para a empresa.

Mais licenças foram adquiridas para a empresa, e a gerência foi informada sobre a ferramenta. Isto levou à adoção da ferramenta em larga escala. A implementação foi bastante simples e fácil. Em cima de um simples anúncio, todos foram informados sobre o PDFelement.

A empresa procedeu com o uso de PDFelement para o gerenciamento de sua documentação. Como Bogdan mencionou a ferramenta para ser extremamente fácil de usar, ele explicou o procedimento de implementação em detalhes. "Não foi feito nenhum treinamento real. Criei alguns clipes com funcionalidades básicas em meu idioma para que todos pudessem acessá-los sempre que precisassem".

A Numeração de Lotes Se Tornou Tão Simples Quanto a Configuração Pontos

Bogdan mencionou a melhoria de múltiplos problemas com documentação através de PDFelement. A Numeração de Lotes foi um requisito importante que deveria ser completado em todo o procedimento. Como as informações eram bastante confidenciais e importantes para o projeto, era necessária uma numeração apropriada.

"Este é um trabalho que consome muito tempo, uma vez que eu geralmente envio conjuntos de documentos que têm cerca de 1500 páginas x 4 cópias = 6000 páginas a serem numeradas", era o que Bogdan tinha a dizer quando perguntado como a numeração de datas era difícil para a empresa executar. Com os eficientes recursos de organização oferecidos em PDFelement, os usuários foram capazes de configurar seus documentos.

O PDFelement oferece aos usuários uma opção simples de configuração de etiquetas de página para seus documentos. Com a ferramenta, eles conseguiram numerar sua miríade de documentos em questão de minutos.

Combinando Através do PDFelement Em Vez de Configurar Manualmente

Como mencionado acima, a ALCONS ENGINEERING Ltd. teve que passar por enormes cópias governamentais de arquivos. Eles não só tinham que fazer a numeração de portagens através dela, mas também tinham que fazer várias cópias desses documentos. Em seguida, essas cópias deveriam ser combinadas e depois combinadas de acordo. A equação era complicada até que Bogdan apareceu com o PDFelement.

O PDFelement fornece ferramentas eficientes de combinação PDF que podem facilmente combinar ferramentas através de simples cliques ou das proficientes características 'Combine' oferecidas aos usuários. Os funcionários agora tinham muito tempo depois de adicionar o número de bates nos arquivos automaticamente e combinar documentos grandes em um único arquivo PDF com PDFelement.

Gerenciamento de Arquivos Parecia o Paraíso

O PDFelement na verdade facilitou a vida, conforme declarado por Bogdan. A ferramenta ofereceu um conjunto distinto de características a seus usuários, o que os ajudou a gerenciar seus documentos com facilidade. Onde os funcionários perderam tempo na criação de arquivos para os projetos, o PDFelement fez a edição, cópia, inserção e exclusão de uma questão de segundos.

Tornou-se excepcionalmente mais fácil para os funcionários editar documentos dentro da plataforma. Eles poderiam acrescentar ou editar textos e imagens em todos os documentos. Além disso, a plataforma lhes ofereceu diferentes ferramentas de anotação, o que lhes facilitou muito a marcação, redigindo informações significativas dentro do arquivo. Todas as informações confidenciais que deveriam ser redigidas para segurança poderiam ser ocultadas com o PDFelement.

OCR Eliminou Todos os Problemas Existenciais com o Gerenciamento de Tempo

A tecnologia PDFelement OCR oferece um reconhecimento de texto preciso em imagens ou em PDFs digitalizados para seus usuários. Enquanto ajuda os funcionários da ALCONS a extrair texto das imagens dos documentos, a plataforma extrai mais de 20 idiomas que suporta. Isto levou a um procedimento de edição fácil do documento.

Esta tecnologia difundida tem sido altamente reconhecida por pessoas, especialmente Bogdan que ficou impressionado com a tecnologia de Reconhecimento Óptico de Caracteres de PDFelement. A extração de dados de lotes de arquivos tornou-se fácil com seu recurso de processamento de lotes. Como a ALCONS ENGINEERING Ltd. exigiu a digitalização dos documentos existentes conforme seu registro, o PDFelement fez com que a digitalização fosse feita a um clique de distância deles.

O PDFelement é muito intuitivo, poderoso e muito acessível quando se trata de preço. É tudo ótimo que a versão gratuita permite que você use todas as características, o que torna muito fácil determinar se o PDFelement é adequado para você ou para sua empresa.

A Eficiência do Trabalho Há Muito Esperada foi Realmente Alcançada

Com o PDFelement, Bogdan ficou realmente orgulhoso de exclamar como a empresa foi capaz de realizar suas operações do dia-a-dia. "Isso certamente acrescenta uma enorme vantagem para a empresa e para as operações do dia-a-dia", menciona Bogdan.

As tarefas que realmente importavam tinham tanto o tempo quanto a energia a serem executadas. "Temos mais tempo para fazer tarefas que importam e trazem valor em vez de trabalho grunhido", é o que Bogdan compartilhou conosco enquanto exclamava os resultados que a empresa desfruta ao adotar o PDFelement. Em questão de um ou dois meses, a empresa conseguiu reduzir seu percentual de perda de tempo em 30%, o que foi uma grande conquista para a equipe.