Com o mundo se tornando digital, não seria surpreendente se você recebesse um contrato em formato eletrônico. É bastante provável que o arquivo esteja no formato DOCX. Nos PCs com Windows, o programa padrão para abrir esses arquivos é o Microsoft Word. E devido à qualidade do MS Word, muitos usuários do macOS também optam por instalá-lo em seus dispositivos. Então, você deve estar se perguntando: "Como usar o MS Word para propor alterações no contrato?" É isso que iremos discutir. Veja como fazer linhas vermelhas no Word.

Mas isso não é tudo. Este artigo também apresentará um método alternativo, considerado por muitas empresas como o melhor método. Você aprenderá a usar o Wondershare PDFelement para fazer redline.

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Neste artigo,
    1. Como você pode aceitar alterações marcadas com uma linha vermelha no Word?
  1. Qual é a melhor opção: fazer redline no Word ou no PDF?
  2. Como marcar um documento do Word para revisão no Wondershare PDFelement?
    1. Apresente uma razão.
    2. Forneça uma explicação formal.
    3. Redline em excesso
    4. Opte por ferramentas de utilização simples.

Parte 1 Como marcar alterações em documentos no Word?

O Microsoft Word é amplamente conhecido como um dos processadores de texto mais populares. É relativamente simples de aprender e geralmente já vem instalado na maioria dos computadores. Além disso, a ferramenta possui uma variedade de recursos úteis, incluindo alguns avançados que não são encontrados em aplicativos similares. Por exemplo, o Microsoft Word inclui recursos como o Rastreamento de Alterações e Comentários. Esses recursos podem ser utilizados para revisar contratos e outros documentos de forma eficaz.

Qual é o funcionamento desses recursos? O recurso de "Acompanhar Alterações" registra todas as modificações feitas no documento. No Microsoft Word, as palavras que foram excluídas ou alteradas são marcadas com um tachado e a cor da fonte é alterada para vermelho. De maneira similar, as palavras inseridas terão a cor da fonte vermelha, porém sem tachado.

Como você utiliza o recurso de Rastreamento de Alterações para sugerir modificações? Aqui estão os passos:

  1. Inicie abrindo o documento no Microsoft Word.
  2. Acesse a guia REVISÃO.
  3. Clique em Rastrear alterações.
habilitando o recurso de controle de alterações no MS Word
  1. Realize as alterações desejadas no documento. Remova as frases que deseja eliminar e substitua-as por novas ou edite o texto conforme necessário. As palavras excluídas serão marcadas com um tachado vermelho, enquanto as palavras adicionadas serão exibidas na cor da fonte vermelha.
realizando edições no documento
  1. De acordo com os protocolos padrão, forneça uma explicação das alterações que foram feitas. Selecione o texto que foi editado e clique em Novo comentário.
  2. Insira sua explicação na caixa de diálogo que será exibida.
incluindo uma justificativa para as alterações realizadas
  1. Guarde o documento.

Parte 1.1: Como você pode aceitar as modificações marcadas em vermelho no Word?

Imagine que você recebeu um documento com marcações vermelhas. Veja como você pode aceitar ou rejeitar as alterações propostas.

  1. Abra o documento com marcações vermelhas no MS Word.
  2. Clique no início do documento.
  3. Acesse a guia REVISÃO.
  4. Veja a seção Mudanças O MS Word localizará o primeiro trecho de texto marcado com linhas vermelhas. Revise-o e clique em Aceitar ou Rejeitar, conforme sua decisão.
aceitando uma alteração feita no Word
  1. O MS Word localizará o próximo trecho de texto marcado com linha vermelha. Repita o passo 5 até revisar todas as alterações sugeridas.

Parte 2. Qual é a opção superior: realizar redline no Word ou no PDF?

Redlining no Word é aceitável. Porém, há algumas pessoas que podem não preferir este método de redlining. Ao fazer o redline usando o Word, você já está fazendo as alterações. Essas alterações serão mostradas à outra parte. Pode parecer um pouco intrusivo, mesmo que essa não seja sua intenção. Algumas pessoas preferem discutir as alterações desejadas antes de editar o documento. Esse método é considerado mais cortês e profissional.

Além disso, os arquivos do Word não são conhecidos por sua consistência. Você abre no seu dispositivo e tudo está no lugar. Portanto, ao abrir o mesmo arquivo em outro dispositivo, a formatação pode mudar. Esta é a principal razão pela qual o PDF existe. Você pode visualizar PDFs em diferentes plataformas e editores, e eles manterão a mesma aparência.

Além disso, ao marcar um PDF, você está sugerindo alterações em vez de editar diretamente o documento. Como mencionado acima, isso é o preferido. Consequentemente, o veredito é que a marcação de PDFs é preferível à marcação no Word.

Parte 3. Como marcar um documento do Word no Wondershare PDFelement?

O Wondershare PDFelement é uma excelente ferramenta para realizar marcações em documentos PDF. É muito fácil de usar e acessível. Consequentemente, persuadir a outra parte a concordar em utilizar o PDFelement para negociações contratuais não seria uma tarefa difícil.

Você pode utilizar a função de Destaque ou Riscado na guia Comentário para destacar o documento. No painel esquerdo, você pode explicar as alterações que deseja realizar e fornecer justificativas para elas. Depois de marcar as alterações, você pode usar o recurso de Criptografar para proteger o documento com uma senha, assegurando que apenas pessoas autorizadas possam acessá-lo. Por fim, você pode utilizar o recurso Compartilhar para enviar rapidamente o documento marcado para a outra parte, tudo isso sem sair da tela do PDFelement.

Siga estas instruções para realizar essa tarefa:

  1. Inicie o Wondershare PDFelement e clique em Abrir PDF. Selecione o arquivo e abra-o. Se for um arquivo do Word, clique em + > Do arquivo. O Wondershare PDFelement irá automaticamente converter o documento em PDF.

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abrindo um arquivo word no pdfelement
  1. Vá para a guia Comentário.
  2. Escolha a ferramenta que deseja utilizar para marcação. Você pode:
    1. Clique em Destacar > vermelho.
usando o recurso de destaque do pdfelement
    1. Clique no botão de seta para baixo ao lado do botão Sublinhado e selecione Riscado.

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usando o recurso tachado do pdfelement
  1. "Por favor, escolha o texto no arquivo PDF que você gostaria de modificar." No painel de Comentários à esquerda, selecione Adicionar comentário. Forneça as razões para as mudanças que você deseja implementar.
usando comentários para propor mudanças
  1. Continue a Etapa 4 até que esteja contente com os resultados."
  2. Clique em Compartilhar > E-mail. Redija o e-mail e envie o PDF com linhas vermelhas para a contraparte.

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usando o recurso de compartilhamento Wondershare PDFelement

Parte 4. Melhores práticas para fazer marcações em documentos do Word e PDFs.

Aqui estão algumas considerações a ter em mente ao fazer marcações em documentos.

Apresente uma razão.

Quando estiver realizando marcações no Word ou no PDFelement, lembre-se de incluir explicações para as alterações. Não exija apenas mudanças; explique por que você deseja que essas mudanças aconteçam. Você sempre pode usar o recurso Comentário para isso. Isso agilizará o processo de negociação, pois evitará que a outra parte precise entrar em contato para questionar as razões das alterações.

Use tom profissional

A regra de ouro ao fazer redlining é lembrar que é cooperativo e não conflituoso. Solicite as alterações de maneira cortês. Para isso, utilize um tom formal e profissional ao sugerir modificações. Evite empregar uma linguagem acalorada e abstenha-se de fazer ataques pessoais em qualquer circunstância. Além disso, evite fazer exigências que sejam irracionais. Se você não seguir estas instruções, haverá uma tensão no seu relacionamento com a contraparte, e isso poderá quebrar o negócio.

Emprego excessivo de Redlining.

Há algo conhecido como “uso excessivo de redlining”. Isso ocorre quando você destaca de forma exagerada todos os aspectos de um documento. Isso complica as coisas e prolonga o tempo necessário para chegar a um acordo. Isso pode fazer a contraparte sentir-se sobrecarregada e causar problemas nas discussões. Concentre-se nos elementos principais, não em todos os detalhes minuciosos. Assim, todos podem colaborar de forma mais eficiente e concluir as tarefas com maior rapidez.

Opte por ferramentas de fácil utilização.

Você está digitizando a negociação de contratos para reduzir o tempo e os recursos empregados. Utilizar uma ferramenta avançada parece ser uma excelente ideia. Contudo, muitos deles são complexos demais para iniciantes. Se você ou a contraparte não estiverem familiarizados com a ferramenta, será necessário gastar muito tempo aprendendo a usá-la. Isso é prejudicial ao objetivo.

Dito isso, é crucial selecionar ferramentas de fácil utilização. Você entenderá rapidamente como elas funcionam, o que permitirá que você se concentre no redlining.

Conclusão

Como realizar redline no Word? Simples. Você utiliza a função de "Rastrear Alterações" e faz as edições desejadas. Se desejar uma forma mais eficaz de redlining, considere utilizar uma ferramenta de PDF. Os PDFs geralmente oferecem uma consistência maior que os DOCX e estão mais alinhados com a forma tradicional de redlining.

Claro, você precisaria de um editor de PDF, e o Wondershare PDFelement é uma excelente opção. É fácil de usar, acessível e repleto de recursos. O Wondershare PDFelement oferece todas as ferramentas de redlining que você poderia desejar. Comentários, criptografia, compartilhamento e até assinaturas digitais - o Wondershare PDFelement possui todos esses recursos. Então, não procure mais e utilize o Wondershare PDFelement para suas necessidades de redlining.

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Ana Sophia
Ana Sophia Oct 18, 24
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12 anos de talento adquirido na indústria de software trabalhando com grandes editoras. Palestrante e autor de vários eBooks sobre escrita técnica e edição.