Como Realizar Arquivos Eletrônicos em Papel

Agora que vivemos uma época em que tudo está sendo digitalizado, o uso de jornais físicos tornou-se muito raro. As pessoas estão sempre em movimento e, francamente, ninguém tem tempo suficiente para sentar em um lugar e ler algo com atenção. Este artigo irá falar sobre uma maneira de ler jornais na palma da sua mão.

Parte 1. Quais são os problemas no processo de eletrônica de arquivos

A maioria da população em todo o mundo utiliza a leitura de PDF para fins profissionais. Aquelas organizações que desejam usar mídia digital para salvar seus arquivos enfrentam qualquer problema em gerá-lo e preservá-lo a longo prazo e fazer implicações do projeto para tornar a informação amigável ao usuário. A idade e a qualidade dos registros brutos são fatores necessários que são usados ​​para encontrar o tempo e o esforço que são aplicados para atingir o objetivo de preservá-los.

1. Custo

O processo de digitalização de documentos ou papéis para esse assunto inclui, antes de mais nada, a digitalização. Cada página precisa ser digitalizada corretamente, para que tudo na página seja visível claramente. Os arquivos precisam ser digitalizados minuciosamente e depois convertidos para um formato PDF. Essa digitalização, se feita em uma base maior, teria um custo total grande. Essa digitalização, se feita em uma base maior, teria um custo total grande.

2. Compatibilidade

Todos os tipos de arquivos digitalizados nem sempre são compatíveis com cada tipo de dispositivo eletrônico. Por exemplo, alguns telefones ou tablets não abrem arquivos docx, a menos que tenham um aplicativo instalado. Por esse motivo, a compatibilidade só será alta se o papel for digitalizado em um documento PDF.

Os arquivos PDF são mais facilmente legíveis na maioria dos dispositivos Android e iOS. Eles também não são facilmente editáveis, então não há perigo de as informações serem alteradas.

3. Recupere e arquive

Quando um grande número de arquivos PDF é criado, fica mais fácil gerenciá-los, pois ocupam muito pouco espaço de memória e podem ser armazenados eletronicamente. Quando se trata de arquivamento e recuperação de papéis físicos, seriam necessárias fileiras e mais fileiras e colunas de prateleiras para armazenar papéis de centenas de anos atrás.

Digitalmente, no entanto, pode-se criar arquivos separados de acordo com o ano e as datas e armazenar cada papel respectivo na pasta especificada. Esse processo torna muito mais fácil e rápido recuperar um arquivo necessário. Assim, o gerenciamento de arquivos se torna muito mais fácil.

Parte 2. Como transformar arquivos em papel em arquivos eletrônicos

A digitalização de arquivos em papel pode ser um processo tedioso e demorado. Mas com um pouco de paciência e muito trabalho, todos os seus arquivos podem ser digitalizados em questão de horas ou dias, dependendo de quantos arquivos existem.

1. Organize os arquivos em papel

A primeira coisa que precisa ser feita é que seus arquivos estejam organizados. Todos os papéis desse arquivo específico devem ser mantidos em ordem, para que não crie um aborrecimento quando você estiver fazendo a digitalização. Além disso, todos os outros arquivos também devem ser colocados em algum tipo de ordem. Seja em ordem cronológica ou alfabética. Este processo ajudará a agilizar a parte de digitalização da digitalização do seu documento.

2. Digitalize arquivos em papel

Uma vez feito isso, seus documentos estão finalmente prontos para digitalização! Agora, isso também pode ser feito de duas maneiras. Se você tiver muitos documentos para digitalizar, pode ser mais sensato usar apenas um scanner. Mas, se for um documento curto de duas páginas e você precisar digitalizá-lo com urgência, pode sempre usar a câmera do seu telefone.

Ao usar um scanner, você deve colocar a página que deseja digitalizar voltada para baixo na superfície do scanner e fechar a tampa na parte superior. Clique no botão de digitalização do seu computador e em apenas alguns segundos, você terá sua página digitalizada disponível em seu computador.

Assim que todas as páginas forem digitalizadas, basta clicar no botão “Criar PDF” e seu documento PDF estará pronto. Todo o processo também é explicado no site pdf.wondershare.com.

Ao usar um telefone, você precisa ter um aplicativo instalado que possa converter fotos em arquivos PDF. Feito isso, tudo o que você precisa fazer é colocar o documento em uma área bem iluminada e tirar uma foto nítida da página. E então, o próximo processo será apenas criar o documento PDF.

3. Verifique o documento digitalizado

Depois de tirar fotos ou digitalizar as páginas do documento, basta verificar novamente as imagens para garantir que todo o texto esteja visível e que as páginas recebidas estejam na ordem correta.

4. Faça outros documentos eletrônicos

Outros tipos de arquivos eletrônicos que não são arquivos PDF também podem ser criados. Por exemplo, se alguém estiver digitalizando algumas imagens para enviar a alguém, pode salvá-las como JPEGs ou PNGs, que são tipos de arquivo específicos de imagem.

Parte 3. Como criar arquivos PDF

1. Converta e mescle arquivos de origem em documentos PDF

Podemos mesclar facilmente vários arquivos em um grande documento PDF usando o software PDFelement .

Depois de baixar e instalar o aplicativo, tudo o que você precisa fazer é selecionar alguns documentos e clicar na opção para combiná-los em PDF. Eles também podem ser documentos com diferentes extensões de arquivo.

2. Defina o marcador para o documento PDF

Às vezes, quando alguém está lendo, precisa fazer uma pausa e fazer outra coisa. Quando você está lidando com um livro físico, basta colocar um marcador e continuar o seu dia. Quando se trata de livros digitais, no entanto, você também precisa marcar seu livro digitalmente. Você seleciona na página ou no texto e seleciona a ação para marcar a página.

Parte 4. Como melhorar a função de arquivos PDF

1. Edite o documento PDF

Não é uma tarefa difícil editar os PDFs, podemos traduzir imagens ou textos impressos em texto legível por máquina usando o reconhecimento óptico de caracteres (OCR). Se você precisar editar o documento PDF, primeiro precisará convertê-lo para leitura no formato legível por texto; OCR é a ferramenta essencial para a conversão.

Um dos recursos mais usados ​​é a edição de texto. Se você é professor ou gerente de um escritório, esse recurso certamente será útil para você. Ao ler um PDF, as pessoas se deparam com vários erros. Para corrigir os erros, a edição de texto é um recurso muito conveniente. Na maioria das vezes, reformatar o texto também se torna essencial para o usuário. Para adicionar comentários ao arquivo, editar texto é o recurso a ser usado. Isso também é fornecido pelo PDFElement.

2. Configurações de segurança para documento PDF

Às vezes, existem alguns arquivos confidenciais que as pessoas não querem que outras pessoas vejam. Esses arquivos podem ser protegidos usando uma senha para que apenas pessoas autorizadas possam acessá-los. Os arquivos PDF também podem ser criptografados. Você pode criptografar apenas partes do documento ou tudo, definir ou remover senhas e modificar as permissões de acesso para limitar ou habilitar a edição e impressão do documento.

Parte 5. Utilização de Documentos Eletrônicos em PDF

1. Arquivos eletrônicos e físicos

O arquivamento de documentos eletrônicos PDF deve ser priorizado; ajuda na utilização dos dados posteriormente. O gerenciamento de arquivos de documentos PDF é necessário para manter o registro e salvar as informações via bimetodologia (arquivos eletrônicos e físicos). No método de produção, processo e retenção, é crucial procurar o equipamento que foi usado deve ser testado antes de usar para determinar a eficiência e confiabilidade do sistema, e também testes para analisar sua capacidade de levar esses dados e mantendo isso em sua forma bruta.

2. Referência de computador em vez de referência manual

Os arquivos referenciados por computador são mais convenientes de usar do que os referenciados manualmente porque são facilmente pesquisáveis. Eles economizam tempo e esforço de passar manualmente por arquivos e pastas apenas para procurar um papel.

Conclusão

Ao ler um documento PDF, você tem um grande número de opções na tela. É essencial que você obtenha o know-how de todos os recursos disponíveis. Eles são mais convenientes para gerenciar e trabalhar e economizam muito tempo, espaço e esforço para armazenar papéis ou arquivos em um espaço físico. Ler artigos de arquivos PDF em vez de um grande jornal ou um livro pesado também é muito mais fácil.

Você pode começar com a maneira mais fácil de gerenciar PDFs usando PDFelement em desktop, celular e web.