Alternativas eficientes para envio em massa no Docusign

Ana Sophia

2024-10-17 21:25:50 • Arquivado para: Solução de Assinatura • Soluções comprovadas

A entrega de documentos geralmente é um processo demorado, especialmente utilizando métodos convencionais. Contudo, atualmente, mais organizações estão adotando o hábito de enviar documentos legais de forma eletrônica. Envio em massa de documentos DocuSign para diversos usuários facilita o processamento eficaz de acordos ou documentos, economizando tempo e recursos importantes como papel e tinta.

Tanto o DocuSign quanto a plataforma abrangente PDFelement são cruciais para solicitar, enviar e assinar contratos digitalmente. Dito isso, este artigo discutirá as variadas funcionalidades deste software de assinatura eletrônica.

Parte 1. Como enviar documentos em massa para vários destinatários usando o DocuSign?
Parte 2. PDFelement: Opção recomendada ao DocuSign para envios em grande escala

Parte 1. Como enviar documentos em massa para vários destinatários usando o DocuSign?

O DocuSign disponibiliza métodos flexíveis de assinatura, como desenhar, digitar ou usar imagens de assinatura carregadas. Os recursos da plataforma permitem monitorar o andamento dos documentos, armazenar com segurança documentos assinados na nuvem e criar trilhas de auditoria detalhadas para garantir a legalidade e autenticidade das assinaturas eletrônicas.

Recursos e benefícios do uso do DocuSign

DocuSign é uma plataforma online que oferece soluções para assinatura eletrônica e outras necessidades documentais, com ferramentas simplificadas, confiáveis, compatíveis e eficientes. As funcionalidades da plataforma estão disponíveis para consulta e aprendizado sobre este software.

Geração de Documentos

Com o Assistente de Modelos do DocuSign para Word, os usuários podem criar modelos com facilidade, utilizando tags condicionais para mostrar ou ocultar conteúdo com base em regras comerciais, o que diminui a quantidade de modelos necessários. Utilizando este processo, os usuários conseguem enviar documentos pelo DocuSign de maneira mais eficaz.

Conversão de formulário PDF

A conversão de formulários PDF permite que empresas economizem tempo na preparação de documentos. Ao carregar um PDF, o DocuSign converte automaticamente os campos do documento em campos do signatário.

Integração de armazenamento em nuvem

Envie diferentes tipos de documentos (PDFs, Word) para o DocuSign e guarde-os de forma segura na nuvem. Na plataforma, há políticas disponíveis para controle de versão e retenção.

Modelos Reutilizáveis

Com a criação de modelos, os usuários podem enviar contratos, acordos ou formulários padronizados com campos predefinidos de maneira mais fácil.

Envio em massa

Enviando o mesmo documento para vários destinatários, as organizações podem fazer isso com facilidade. Ao importar uma lista de signatários, cada um terá seu próprio documento exclusivo para assinar. Com a capacidade de gerenciar múltiplos envelopes simultaneamente, é possível realizar ações em massa como cancelamento, correção e reenvio.

Rastreamento em tempo real

O DocuSign fornece atualizações em tempo real sobre o status do seu documento e dados do formulário através de uma API, à medida que o documento avança pelas ações até a conclusão utilizando o Connect.

Guia de envio em massa do DocuSign

A DocuSign se destaca pela simplicidade e praticidade de seu processo na plataforma de envio de documentos online. Pensando nisso, aqui está um guia rápido.

Passo 1: Criar um modelo

Na aba "Modelo", clique em "Novo" > "Criar modelo"

Passo 2: Nomeando e carregando o modelo

Insira um nome e uma descrição para seu arquivo na seção "Nome do modelo".

Utilize o botão "Carregar" em "Adicionar documentos" para carregar os arquivos, documentos, acordos ou contratos necessários.

Passo 3: Atribuição de destinatários

Envie seu arquivo e acrescente os detalhes essenciais para os destinatários dos documentos
Caso precise de mais guias de destinatários, clique no botão "Adicionar destinatário".

Passo 4: Indique o assunto do seu e-mail

É possível personalizar o assunto e a mensagem do e-mail e salva-los no modelo. Esta mensagem vai ser sempre usada quando você enviar o modelo.
Clique em “Avançar” quando terminar.

Passo 5: Atribuir campos de destinatário

Escolha o destinatário no menu de destinatários e mova o campo(1) para o documento(2).
Para finalizar, selecione a opção "Salvar e Fechar"

Passo 6: Envio em massa de envelopes

Para começar o envio em massa, clique em "Iniciar" e depois em "Enviar e Envelope."

Passo 7: Escolha o modelo

Escolha/Carregue o documento desejado para enviar.

Faça o upload da sua lista CSV para enviar documentos a diversos destinatários. Se a sua lista CSV não estiver completa, clique no ícone de informação “i” para saber como.

Após carregar sua lista CSV em massa, selecione a opção “Concluir importação”.

Verifique se há erros na lista em massa e confirme se a lista correta foi carregada.

Se for necessário, faça a edição dos detalhes das mensagens em massa. Se não, selecione a opção "Avançar" para continuar com os campos do destinatário.

Arraste o campo necessário da seção Campos Padrão e solte no documento.
Após fazer isso, é possível enviar o documento aos destinatários. Selecione a opção "Enviar."

Parte 2. PDFelement: Excelente substituto ao DocuSign para envio em massa

Quer uma alternativa completa ao DocuSign? Tente o PDFelement. PDFelement é um software PDF prático e versátil, com várias razões convincentes para escolhe-lo para envios em massa. PDFelement torna o envio mais simples e fornece ferramentas indispensáveis para gestão, conversão, segurança e personalização de documentos.

PDFelement como uma plataforma de envio em massa

O PDFelement te a capacidade de integrar serviços de e-mail e nuvem e melhora sua eficiência na distribuição em massa de documentos. Confira algumas vantagens que os usuários aproveitam ao utilizar a plataforma.

Processamento em lote

O PDFelement torna o envio em massa mais simples através do processamento em lote. A funcionalidade desta ferramenta permite processar e enviar vários documentos ao mesmo tempo, economizando tempo e esforço.

Interface fácil para os usuários

A plataforma oferece uma interface intuitiva e amigável, adaptada para usuários com diferentes habilidades técnicas, simplificando o processo de envio em massa.

Conversão de documentos

É possível converter vários tipos de arquivo, como Word, Excel e PowerPoint, para PDF, com garantia e a compatibilidade do documento e simplificando o compartilhamento com os destinatários.

Integração com serviços de e-mail e nuvem

Integrado sem dificuldades a plataformas de e-mail e serviços de armazenamento em nuvem, o PDFelement simplifica o envio de documentos em grande escala. Isso torna mais fácil o compartilhamento de documentos dentro de uma empresa ou organização.

Medidas de segurança

Com recursos robustos de segurança, incluindo criptografia, proteção por senha e assinaturas digitais, o PDFelement assegura a confidencialidade, integridade e autenticidade dos arquivos durante o envio em massa.

Como realizar o envio em grande quantidade de documentos para assinaturas eletrônicas com o PDFelement?

Ao iniciar a assinatura de um contrato digital, é fundamental garantir uma forma segura e confiável de fazer isso. Com o PDFelement, você tem à disposição as ferramentas necessárias para enviar contratos a várias partes. Aqui está um guia passo a passo.

Passo 1: coletar assinaturas de outras pessoas

Comece com o PDFelement e abra o contrato que você precisa assinar. Selecione a opção "Solicitar assinatura eletrônica" na aba "Proteger".

Passo 2: adicione seus destinatários

Na janela pop-up, localize o campo "Adicionar destinatários". Organize os e-mails dos destinatários na ordem de assinatura desejada. Organize a ordem de assinatura de maneira prática utilizando o método intuitivo de arrastar e soltar. Adicione endereços de e-mail para fins informativos usando o botão "Adicionar CC", se preferir.
Decida se prefere ser adicionado como assinante no início ou no final, através das opções "Adicione-me primeiro" ou "Adicione-me por último".
Vá para a seção de configurações e determine a sequência desejada para o envio de e-mails. Defina a frequência dos lembretes para assegurar que as assinaturas sejam concluídas de forma eficiente e dentro do prazo.
Após configurar as preferências, clique no botão "Avançar" para prosseguir.

Passo 3: Incluir campos e designar destinatários

Melhore o contrato incluindo campos essenciais que precisam ser preenchidos. Adicione campos para Assinatura/Inicial, Data, Cargo e Empresa. Organize facilmente esses campos arrastando e soltando nos lugares adequados dentro do contrato. Atribua os campos aos destinatários apropriados, de acordo com a necessidade.
Certifique-se de que todos os elementos estejam no lugar após a inclusão dos campos obrigatórios. Selecione a opção "Enviar" para encaminhar o acordo aos destinatários para que possam assinar.

Passo 4: Acompanhe o acordo

Veja de perto como estão as assinaturas seguindo esse passo a passo:

Encontre e selecione "Ir para a lista de acordos" após enviar o acordo para assinatura.

Basta clicar em "Atualizar" para atualizar o status da assinatura.

Receba notificações por e-mail para se manter informado sobre as atividades dos signatários. Quando os signatários visualizarem ou finalizarem suas assinaturas no acordo, receba notificações.

Após finalizar a assinatura, encontre seu documento no painel "Contrato" e acesse ele.
No painel direito, você verá uma visão completa de todas as atividades relacionadas ao acordo. Isso dá uma visão completa de todo o processo de assinatura.
Faça o download do próprio acordo e do relatório de auditoria completo. Todas as atividades de assinatura são apresentadas no relatório de auditoria para sua análise.

Conclusão

Utilizar uma plataforma como o DocuSign ou similar para enviar documentos é crucial para organizações, empresas e governos, pois ajuda a melhorar a comunicação, diminuir despesas, garantir precisão e conformidade, além de atender às expectativas digitais dos destinatários. Para quem busca uma alternativa online ao recurso de envio em massa do DocuSign, combinada com funcionalidades de edição de PDF, o PDFelement é uma excelente opção. Além de ter uma faixa de preço acessível, o PDFelement foca em melhorar o ambiente de trabalho com sua plataforma completa.

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