Os 6 principais softwares gratuitos de gerenciamento de documentos na nuvem que você deve experiment -74
2022-12-27 14:35:31 • Arquivado para: Dicas sobre Negócio • Soluções comprovadas
Atualmente, o gerenciamento de documentos na nuvem tornou-se muito popular entre indivíduos e empresas. Bem, tudo graças ao fato de que o software suaviza tudo no domínio do gerenciamento de documentos, no qual os usuários podem acessar e organizar arquivos do armazenamento em nuvem. Com muitos software de gerenciamento de documentos em nuvem no mercado, pode ser difícil escolher, mas este artigo fez toda a pesquisa para você e apresentaremos 6 dos melhores do mercado.
Escolha o software certo de gerenciamento de documentos em nuvem
1. Zoho Docs
Zoho Docs suporta o gerenciamento de dados na nuvem. Também incentiva o compartilhamento de documentos e fotos, e oferece bate-papo instantâneo, o que incentiva discussões em relação a um documento entre os usuários. Funciona bem com iCloud, SaaS, a web, Android, e dispositivos iOS. Oferece controles de acesso para evitar mudanças não autorizadas em documentos e suporta conversão de documentos, gerenciamento de formulários e indexação de documentos.
Vantagens:
- Tem todas as características essenciais do Google Docs, e você pode integrar muitas plataformas com ele.
Desvantagens:
- Embora tenha as características do Google Docs, ele não funciona bem como o Google Docs, tornando-o assim desfavorável aos usuários.
2. Adamero Content Central
Adamero é uma ferramenta fácil de usar que ajuda a armazenar e organizar documentos rapidamente no armazenamento em nuvem. Permite aos usuários organizar arquivos em um único local. Por exemplo, você pode organizar recibos, contratos e diferentes tipos de documentos digitais com a ajuda da Central de Conteúdo do Adamero. Os arquivos recém adicionados são etiquetados, convertidos em PDFs pesquisáveis e enviados para centros de armazenamento ou pastas apropriadas. Se você precisa criar arquivos do zero, os modelos de criação e o editor são muito fáceis de implementar.
Vantagens:
- Você pode facilmente organizar arquivos a partir de dispositivos suportados pela web.
Desvantagens:
- O software não suporta a manipulação de PDF dentro da aplicação
- Embora salve arquivos na nuvem, ele não suporta backups automáticos ou restaura seus dados.
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3. Eisen Vault
Eisen Vault é um software de gerenciamento de documentos baseado em nuvem que é empregado pela maioria das indústrias para gerenciar documentos essenciais nas operações diárias. Ajuda a armazenar documentos tanto na forma digital quanto na forma física. Mais características deste programa incluem a montagem, compartilhamento ou entrega de documentos, conversão de documentos e indexação de documentos. O aplicativo suporta a manipulação de arquivos dentro do programa onde é possível converter diferentes arquivos ou documentos PDF em PDF.
Vantagens:
- É baseado na web mas também pode ser acessado através de um aplicativo instalado em dispositivos móveis
- Suporta dispositivos móveis, facilitando o gerenciamento de seus dados em qualquer lugar.
Desvantagens:
- É apenas um aplicativo web e móvel, sem versão para desktop
Melhor solução para software de gerenciamento de documentos em nuvem
PDFelement for Business é uma ferramenta de gerenciamento de documentos muito poderosa que suporta o controle e a modificação de arquivos e ganha rapidamente reconhecimento como a melhor em torno. Vem com grandes características que são essenciais para as operações comerciais.
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Por exemplo, pode converter diferentes arquivos como Excel e Word para PDF, de modo que você não tenha que recriar documentos. A ferramenta tem um excelente OCR que facilita a conversão de documentos digitalizados e a pesquisa de PDFs em mais de 20 idiomas. Pode fundir diferentes arquivos em um único documento, e pode ajudar a dividir os arquivos em documentos únicos. Oferece proteção de documentos ao permitir o uso de senhas digitalmente criptografadas. Finalmente, oferece recursos de edição de dados para você destacar, adicionar notas, carimbos e outras anotações ao seu documento. Bem, é hora de tomar as decisões. Basta escolher e aproveitar a revolução da nuvem!
4. SharePoint
SharePoint Document Management é uma ferramenta que se concentra no armazenamento e organização de documentos para apoiar um progresso contínuo incluindo a criação e compartilhamento de conteúdo dentro de uma instituição. SharePoint Document Management atende às necessidades de documentos da organização, oferecendo vários serviços. Por exemplo, ela ajuda a armazenar, organizar e localizar materiais comerciais importantes. Também assegura a consistência dos registros. Além disso, ajuda a gerenciar metadados para documentos.
Também ajuda a proteger documentos contra usuários não autorizados e garante fluxos de trabalho comerciais consistentes, mostrando como os documentos são tratados. Possui configurações reutilizáveis que descrevem os comportamentos compartilhados de um determinado documento, dando assim aos usuários a capacidade de gerenciar, organizar e controlar o conteúdo de forma consistente. Além disso, SharePoint ajuda a criar sites para criação, utilização e armazenamento de dezenas de documentos. Os sites projetados têm características específicas de gerenciamento de documentos que ajudam a fazer e registrar mudanças em um documento existente. Esta ferramenta também permite acompanhar as mudanças em um documento ou melhor, você é capaz de dizer quem adicionou ou editou o conteúdo de um determinado documento.
As seguintes dicas são essenciais para obter o máximo do gerenciamento de documentos do SharePoint.
- Desenvolva um plano para uma maneira eficaz de organizar suas informações. O plano deve considerar a cultura da empresa, como as pessoas colaboram, tomam decisões e conduzem os negócios.
- Certifique-se de que os funcionários sejam treinados adequadamente sobre como usar o software e as estratégias, tendo em mente que o treinamento dos funcionários é fundamental para qualquer sistema de gerenciamento de documentos.
- Utilize todos os recursos de seu software. É necessário compreender todas as características e como elas podem simplificar as coisas em sua organização.
- Garantir que os proprietários de conteúdo tenham responsabilidades pelo gerenciamento de seu conteúdo. Conhecer as pessoas que criam e trabalham com informações e determinar seus papéis nos ciclos de vida dos documentos.
- Certifique-se de que seus funcionários ou todos os usuários do software estejam na mesma página de como os departamentos colaboram e compartilham documentos.
5. PaperPort Pro
O PaperPort Pro permite que o usuário realize muitas tarefas de gerenciamento de documentos com base na nuvem a partir de dentro do programa. Oferece backup seguro da nuvem, e os dados podem ser gerenciados a partir do armazenamento na nuvem. Dá aos usuários a capacidade de converter documentos para PDF, e pode-se escolher uma combinação de OCR e conversão de PDF enquanto se armazenam os documentos em pastas. Permite especificar as permissões de segurança aos funcionários, garantindo assim a segurança de seus documentos.
Vantagens:
- Você pode usar uma câmera telefônica para carregar um documento para o aplicativo
- Fornece ferramentas para proteger até mesmo os arquivos mais sensíveis de sua empresa
Desvantagens:
- Não tem integração de CRM
6. FileCenter Pro
O FileCenter Pro é um software fácil de usar e instalar que suporta o gerenciamento de documentos na nuvem, armazenando e rastreando documentos na nuvem. Permite ao usuário etiquetar, categorizar e arquivar os dados eletrônicos, bem como preparar corretamente os arquivos em papel. Ao instalar o programa, o software orienta você a transferir arquivos para a biblioteca. Além disso, o armazenamento em nuvem e o backup são definidos neste momento. Oferece a possibilidade de digitalizar documentos diretamente do software, de modo a economizar tempo.
Vantagens:
- Os recursos de OCR incorporados ajudam a digitalizar documentos
Desvantagens:
- Não há fluxo de trabalho ou controles de versão, tornando complicado usar o software
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Ana Sophia
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