Trabalhar de forma mais inteligente com PDFelement User Guide
De qual maneira é possível enviar documentos em formato PDF para assinatura digital
Com a funcionalidade de Solicitação de Assinatura Eletrônica do PDFelement, você pode transmitir documentos PDF de maneira segura e eletrônica para várias partes, ao mesmo tempo em que atende aos mais rigorosos padrões de conformidade legal e regulatória. O PDFelement eSign segue à risca as diretrizes dos principais padrões da indústria, como ISO 27001 e HIPAA, além de estar plenamente em conformidade com regulamentos de proteção de dados como o GDPR. Também atende a rigorosos padrões de segurança da Internet, como PDS2, Swift, CMMC e NITES.
Uma mensagem de email é enviada aos signatários, convidando-os a assinar os contratos. Após a conclusão da assinatura, você e os signatários receberão o PDF assinado diretamente em suas caixas de email. Mantenha um controle completo do processo de assinatura utilizando o Painel de Contratos no PDFelement.
Índice
1. Obtenha as assinaturas de outras pessoas
Siga estes passos para iniciar um processo de coleta de assinaturas de diversos destinatários de forma suave e bem organizada:
- Dê o pontapé inicial abrindo o PDFelement e acessando o contrato que necessita de assinaturas. Localizado de maneira conveniente na aba 'Proteger', clique no botão 'Solicitar Assinatura Eletrônica' para seguir adiante.
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- Dentro da janela que aparecerá, você verá o campo 'Adicionar Destinatários'. Insira os endereços de email dos destinatários na sequência desejada para a assinatura. Reorganize a sequência de assinatura de maneira simples, graças ao recurso intuitivo de arrastar e soltar. Se for do seu interesse, recorra ao botão 'Adicionar CC' para adicionar endereços de email para propósitos de comunicação adicional.
- Faça a opção de assinar o documento como o primeiro ou último signatário, simplesmente escolhendo 'Me Adicione Primeiro' ou 'Me Adicione Por Último'.
- Vá até as configurações e defina a ordem de envio de emails que melhor se adequa às suas necessidades. Configure a regularidade dos lembretes para assegurar que as assinaturas sejam concluídas no tempo desejado e de maneira eficiente.
- Depois de ajustar as configurações, siga em frente pressionando o botão 'Avançar'.
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- Melhore o contrato incorporando campos preenchíveis fundamentais. Adicione elementos como Espaço para Assinatura/Inicial, Campo de Data, Cargo e Empresa. Posicione esses campos nos pontos adequados do contrato de maneira descomplicada, utilizando a técnica de arrastar e soltar. Associe cada campo aos destinatários de acordo com as especificações necessárias.
- Certifique-se de que todos os componentes estejam devidamente alocados depois de incluir os campos obrigatórios. Pressione o botão 'Enviar' para encaminhar o contrato aos destinatários a fim de que possam assiná-lo.
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2. Acompanhar o andamento das assinaturas
Mantenha um olhar atento sobre o progresso das assinaturas, seguindo estes passos:
- Depois de enviar o contrato para ser assinado, encontre a opção 'Ir para Lista de Contratos' e clique nela.
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- Para efetuar a atualização do status da assinatura, apenas clique no botão 'Atualizar'.
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- Acompanhe as ações dos assinantes com emails de alerta. Fique sabendo quando os signatários acessarem ou preencherem suas assinaturas no contrato.
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- Depois de terminar o processo de assinatura, encontre e abra seu documento no painel “Contrato”.
- No painel direito, você terá uma perspectiva abrangente de todas as atividades vinculadas ao contrato. Isso proporciona uma visão geral clara de todo o percurso de assinatura.
- Faça o download do contrato e do relatório de auditoria completo. O relatório de auditoria exibe todas as atividades de assinatura para seu exame.
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3. Assegure a autenticidade da assinatura
Confirme a validade das assinaturas coletadas com as seguintes etapas:
- Entre no contrato em PDF através do painel “Contrato”.
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- Assim que o contrato for acessado, observe uma notificação exibindo “Assinado e todas as assinaturas são válidas”.
- Você pode ajustar as suas assinaturas clicando em “Administrar assinaturas” que está na guia “Proteção”. Você precisa escolher a opção “Checar todas as assinaturas” para avançar.
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- Na função “Checar todas as assinaturas”, você pode analisar as informações das assinaturas digitais. Você pode acessar a aplicação da assinatura para consultar o histórico de alterações do documento desde a assinatura.
- Na janela, você pode escolher “Dados do certificado…” para visualizar o certificado.
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- Você verá informações importantes no certificado, como o emissor, a data de validade e muito mais.
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