Como realizar arquivamento 1099 em formato eletrônico? Guia completo

Todos os anos, você tem que enviar o formulário 1099. Antigamente, só era possível enviar através dos correios. O que tinha algumas ressalvas. Para começar, era necessário imprimir um formulário 1099 para preencher. Formulário esse que devia ser solicitado à Receita Federal. O segundo passo, é saber para onde ele deve ser enviado. Sabendo que o endereço de correspondência da Receita Federal não é o mesmo para todas as localidades. Porém, felizmente, você agora pode enviar o arquivo 1099 eletronicamente.

Você sabia disso ou é uma novidade? Se é uma novidade, este artigo é para você. Aprenda como preencher online o formulário 1099. Aqui também vamos abordar como imprimir os formulários 1099 usando a melhor ferramenta disponível nos dias de hoje, o Wondershare PDFelement.

Parte 1. Definição de formulário 1099

O formulário 1099 é usado por empresas e contratantes para envio de declaração em modo eletrônico para Receita Federal. Se trata de um ferramenta essencial na hora de cumprir as leis e regulamentos relacionados ao imposto de renda.

Há três tipos diferentes de formulário 1099; cada um deles têm uma finalidade diferente. Os formulários são: 1099 K, o 1099 MISC e o 1099 NEC. O formulário 1099 K é usado para liquidação de pagamento que empresas, como PayPal são obrigadas a apresentar anualmente.

Já o formulário 1099 MISC serve para os pagamentos feitos pelas empresas aos seus funcionários por qualquer coisa que não seja os seus salários. Por exemplo, prêmios, royalties, aluguel, plano de saúde e serviços jurídicos.

O último, o formulário 1099 NEC, fazia aparte do formulário 1099 MISC. Ele é específico para a remuneração daqueles que não são empregados da empresa. Que seriam pagamentos das empresas feitas por serviços de pessoas físicas e jurídicas que não fazem parte do quadro de funcionários.

No caso dos formulários 1099 NEC e 1099 MISC, o pagamento mínimo é de US$ 600 no ano fiscal. Se o valor for inferior, não é necessário o formulário 1099.

Parte 2. Como enviar eletronicamente o arquivo 1099 com IRS online

Não é necessário mais usar os Correios para enviar os seus formulários 1099 para a Receita Federal. Nos dias de hoje, você pode optar pelos serviços de envio eletrônico. Pois a Receita Federal oferece essa possibilidade. O Sistema de Ingestão de retornos de informações, abreviado em IRIS. Através dele, as empresas podem enviar qualquer tipo de formulário 1099 e o melhor, sem pagar nada.

O sistema IRIS não apenas facilitou o processo de envio para as empresas. Ele mudou tudo. Desde 2024, empresas que apresentem 10 ou mais declarações são obrigadas a fazê-lo eletronicamente.

Com o sistema IRIS você pode inserir manualmente um formulário 1099. Ou você pode adicionar até 100 formulários 1099s usando um CSV. Vamos mostrar aqui como enviar um único formulário 1099 usando essa ferramenta.

Pré-requisitos

Porém, antes de enviar o seu formulário 1099 usando o IRIS é necessário obter duas coisas. O número de identificação do funcionário, que provavelmente você possui. E um outro item relativamente novo. O código de controle do transmissor do sistema IRIS. Se inscreva aqui para obter um. O seu pedido pode levar até 45 dias para ser processado pela Receita Federal. O aconselhável é realizar o envio com tempo suficiente.

Uma vez que você tenha ambos, prossiga para o portal para enviar os formulários 1099 online.

1. Abra um navegador e siga para a página IRIS. Acesse a sua conta.
2. Comece um novo formulário.
3. No menu suspenso, selecione o tipo de formulário 1099 para ser enviado.
4. Selecione o ano de pagamento.
5. Insira as suas informações: nome, endereço, número de telefone e CPF.
6. Insira o seu nome, endereço, número de telefone e CPF. No seu formulário W-9, é possível encontrar essa informação.
7. Entre com o valor que foi pago por você.
8. Ou se preferir, coloque as informações de pagamento do estado.
9. Em seguida, faça o envio do formulário.

Parte 3. Qual é o melhor serviço para arquivo eletrônico 1099

Imagine que seja necessário preencher um formulário 1099 imediatamente, o problema é que você não tem ainda o TCC. Ou que você não goste do IRIS. Não tem problema, há outros serviços para realizar declaração de renda em formato eletrônico, aprovados pela Receita Federal. Veja aqui as suas melhores opções.

1. QuickBooks

Preço:

Simples inicial -$15 mensal

Essenciais - $30 mensal

Plus - $45 mensal

Avançado - $100 mensal

O Quickbooks é um programa que as empresas usam para rastrear as suas finanças. O que inclui rastrear os pagamentos que você fez a pessoas que não são funcionários, o qual o formulário 1099 é que deve ser usado. A Receita Federal aprova esse serviço de declaração eletrônica. Veja aqui como você enviar formulários 1099 usando o QuickBooks.

1. Faça download ou atualize o QuickBooks na área de trabalho.
2. Clique em Fornecedores > Formulários 1099 > Formulários 1099 Imprimir/Arquivo eletrônico.

3. Selecione o formulário 1099 que você deseja criar. Clique Iniciar.

4. Marque os fornecedores registrados na sua conta do QuickBooks para os quais você quer criar o formulário 1099.
5.  Clique em Continuar.
6. Reveja as informações do fornecedor. Se necessário, elas devem ser atualizadas. Clique em Continuar.
7. Os pagamentos a serem incluídos no formulário devem ser selecionados. Caso você esteja preenchendo um formulário 1099 NEC. Somente os pagamentos aplicáveis a ele devem ser selecionados. Ao terminar, clique em Continuar.

8. De novo, clique em Continuar.
9. Uma lista de contratados para o formulário 1099 será exibida. Revise e clique em Continuar.
10. Clique em Ir para o serviço de arquivo eletrônico 1099.

11. Para importar os seus dados, siga as instruções que aparecem na tela para a conta da taxa 1099.
12. Selecione para o envio de uma cópia para os fornecedores.
13. Insira as suas informações de pagamento e, em seguida clique em Pagar e Enviar.
14. Volte para QuickBooks e verifique a sua conta para verificar o status de preenchimento.

2. TaxAct

Preço:

Edição profissional federal: $150 por edição

Edição profissional de empresa: $35 por edição

O TaxAct também oferece o serviço de envio eletrônico. É fácil de usar. Basta preencher o formulário 1099 e, em logo, envie-o. Nesse caso, o formulário não está integrado a uma ferramenta de negócios, assim como está o QuickBooks, o que faz com que ele seja muito mais simples. Porém é necessário que você rastreie manualmente para ver se as suas declarações foram aceitas pelo estado ou pela Receita Federal. O que é possível fazer no arquivo eletrônico, na página status de reembolso de impostos.

3. TurboTax

Preço:

Declare os seus impostos: $0 - $89

Com suporte - $0 - $169

Assessoria Completa - A partir de $89

O TurboTax é um programa para declaração de imposto de renda desenvolvido pela Intuit. A ferramenta foi pensada para que indivíduos e pequenas empresas possam declarar os seus impostos com precisão e eficiência, graças a ajuda que ela oferece. A sua interface é fácil de usar, e orienta os usuários através do processo de preenchimento das declarações de imposto de renda, mostrando o passo a passo. Podemos dizer que é uma das ferramentas mais fáceis de usar para preencher o formulário 1099 no formato eletrônico.

4. H&R Block

A H&R Block é uma empresa que se destaca quando o assunto é a preparação de impostos, pois ela oferece serviços de declaração de impostos, programa e solução financeira. O programa pode ser utilizado por contratantes individuais e pequenas empresas. A empresa foi criada em 1955, e com o passar do tempo tornou-se uma das maiores empresas de preparação de declaração de imposto do mundo. Vários tipos de serviços podem ser acessados no site. É possível usá-lo para envio do seu formulário 1099, você mesmo faz, e é gratuito. Se preferir, você pode ter o arquivo eletrônico do formulário 1099, com a assessoria de especialistas H&R Block.

Parte 4. Exibir e imprimir o formulário 1099 usando o Wondershare PDFelement

Recomendamos baixar o formulário 1099, veja aqui os dois motivos. Primeiro, porque fica mais fácil para você revisar todas as informações, verificar se estavam corretas, ou se você precisa enviar um formulário corrigido 1099. Segundo, é melhor para gerenciar registros.

É recomendado escolher PDF como formato para baixar os formulários 1099 enviados. O conteúdo dos PDFs aparecem da mesma forma em qualquer dispositivo. Sem falar que são ótimas ferramentas para trabalhar com PDF, pois oferecem segurança e outros recursos úteis. Veja o Wondershare PDFelement como exemplo. O Wondershare PDFelement oferece o recurso de criptografia, além de variadas opções de visualização e impressão. São todos recursos úteis para revisão, para armazenamento e impressão do formulário 1099. O Wondershare PDFelement pode ser usado no Windows, Mac, iOS ou Android.

Aprenda como imprimir as diversas cópias do seu formulário 1099 usando o Wondershare PDFelement:

1. Abra o arquivo no seu Wondershare PDFelement.
2. Em seguida, clique em Imprimir no canto superior esquerdo.

3. Defina quantas cópias a serem impressas.
4. Verifique Agrupar.

5. Clicar Imprimir.

Conclusão

Graças ao mundo cada vez mais imerso no digital, você pode enviar o formulário 1099 eletronicamente. Para tal, você pode usar a ferramenta da própria Receita Federal e enviar os seus formulários. Caso essa ferramenta não lhe agrade, você pode optar por outros serviços de declaração eletrônica, desde que sejam aprovados pela Receita Federal.

Para armazenar e gerenciar os seus formulários 1099 uma vez enviados, use o programa Wondershare PDFelement. Ele oferece uma ótima experiência de leitura, com diferentes pontos de vista. Além de permitir realizar impressão agrupada, o que serve para agilizar o gerenciamento dos documentos impressos. Para finalizar, o Wondershare PDFelement está disponível para praticamente todas as plataformas. De modo que qualquer pessoa pode utilizar essa ferramenta.