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Como Ser Mais Eficiente no Trabalho? As 8 Melhores Dicas!

ser mais eficiente no trabalho

“Hoje, eu vou completar todas essas 4 tarefas na minha lista de afazeres!” Você diz ao entrar no seu escritório.

Seis horas depois, você ainda está lutando para terminar a segunda tarefa!

Déjà vu?

Não, nós não estamos espionando você! Esse é o caso da maioria de nós quando se trata de eficiência no trabalho.

Na verdade, um funcionário comum é produtivo por apenas 2 horas e 53 minutos por dia!

Então, o que causa o nosso desgaste durante as horas no escritório e como ser mais eficiente no trabalho?

Vamos lá explorar!

Fatores que Afetam a Produtividade do Funcionário

Se você já se pegou à toa no seu trabalho, isso poderia ser devido a uma destas razões:

Fatores Afetando a Produtividade do Funcionário
1 Temperatura do escritório
2 Ambiente de trabalho barulhento
3 Leiaute aberto do escritório
4 Chefes horríveis

1. Temperatura do Escritório

A temperatura do escritório tem um efeito direito na sua eficiência no trabalho. Um ambiente de trabalho que é frio demais ou quente demais pode causar distrações que levam à redução da produtividade.

Estudos mostram que 53% dos funcionários são improdutivos num ambiente de trabalho que está muito frio, enquanto 71% têm problemas para se concentrar no trabalho num escritório que está muito quente.

A solução? Infelizmente, este é um conflito que não pode ser solucionado. No entanto, você pode criar uma temperatura para o escritório que seja ideal seguindo estas dicas:

  • Vista-se em camadas para que você possa tirar algumas se ficar muito quente.

  • Beba bebidas quentes ou frias.

  • Invista num aquecedor de espaço ou num ventilador de pescoço.

2. Ambiente de Trabalho Barulhento

A sua eficiência no trabalho pode entrar numa espiral descendente se o seu ambiente de trabalho for muito barulhento ou distrativo.

58% dizem precisar de um ambiente de trabalho mais tranquilo para serem mais focados e eficientes, de acordo com uma postagem da CNBC. A maioria consistia de funcionários de alta produtividade, incluindo designers, desenvolvedores e engenheiros.

A solução?

  • Invista em fones de ouvido de cancelamento de ruídos.

  • Peça que seus empregadores lhe deem um espaço mais privado para trabalhar.

ambiente de trabalho barulhento

3. Leiaute Aberto do Escritório

Embora leiautes abertos para escritórios possam ser custo-eficientes e flexíveis, eles carecem de privacidade e causam estresse aos funcionários.

Na verdade, escritórios abertos causam uma diminuição de 15% na eficiência no trabalho e uma queda de 32% no bem-estar geral dos funcionários, com base num estudo da Gallup. E não é só isso, as comunicações pessoais também são reduzidas em 73%, já que os funcionários tentam se isolar uns dos outros parecendo ocupados.

Não é o resultado esperado quando decidiram optar por um leiaute aberto para o escritório!

A solução? Como a maioria dos funcionários quer privacidade ao trabalhar num escritório:

  • Recorra a um leiaute de cubículo para o escritório.

  • Se possível, dê escritórios fechados para os funcionários.

  • Ainda melhor seria optar por um leiaute híbrido para o escritório.

4. Chefes Horríveis

O comportamento intimidador de um empregador pode deixar os funcionários infelizes e improdutivos, fazendo com que eles exibam comportamentos como chegar atrasado todas as manhãs, fazer intervalos mais longos e realizar o trabalho sem entusiasmo.

Isso custa quase $300 bilhões em produtividade por ano.

Por outro lado, funcionários felizes e satisfeitos são 31% mais produtivos e tiram 10 vezes menos dias de folga.

A solução?

  • Seja mais encorajador para com seus funcionários.

  • Mantenha-os motivados através de bônus e recompensas regulares.

  • Tente manter o ambiente do escritório amigável e livre de estresse.

  • Valorize o bom trabalho deles.

chefes horríveis

Se a sua eficiência no trabalho não estiver se deteriorando devido a essas quatro razões, então você provavelmente só é preguiçoso!

No entanto, independentemente de você ser improdutivo devido à temperatura, o leiaute, um chefe horrível, ou mesmo se você for um preguiçoso habitual, nós temos algumas dicas para você ser mais eficiente no trabalho.

Como Ser Mais Eficiente no Trabalho

Siga estas 8 dicas e leve a sua eficiência no trabalho para o próximo nível:

Dicas sobre Como Trabalhar Eficientemente
1 Use a regra 1-3-5
2 Faça intervalos regulares
3 Arrume a sua mesa
4 Ative a sua criatividade com música
5 Mantenha uma lista de distrações
6 Use ferramentas colaborativas
7 Faça reuniões curtas
8 Concentre-se no seu bem-estar

1. Use a Regra 1-3-5

A maioria de nós tenta equilibrar múltiplas tarefas ao mesmo tempo para fazer mais em menos tempo. Isso funciona? Não! Na verdade, isso leva a mais erros e menos criatividade.

Multitarefas reduz a sua eficiência no trabalho em 40%. A razão? Quando você se concentra em múltiplas tarefas ao mesmo tempo, o seu cérebro é sobrecarregado, trocando de uma tarefa para a outra. O resultado é menos produtividade.

Portanto, o truque é focar em uma tarefa por vez, isto é, ser monotarefa. Preferivelmente, siga a regra 1-3-5. De acordo com esta regra, a melhor maneira de impulsionar a produtividade é tratar da tarefa mais desafiadora primeiro, depois passar para aquela de nível médio, e deixar a mais fácil por último.

2. Faça Intervalos Regulares

Como nós discutimos nas “7 Dicas para Trabalhar Produtiva e Eficientemente em Casa”, fazer intervalos regulares é essencial quando se trata de melhorar a sua eficiência no trabalho.

Na verdade, estudos mostram que fazer uma pausa de 15 minutos a cada 90 minutos reenergiza e melhora a eficiência no trabalho. Então, se você estiver trabalhando num projeto desafiador que requer todo o seu foco, tomar um ar de vez em quando é altamente recomendado. Isso não é bom só para reduzir os seus níveis de estresse, como também melhora as suas habilidade de solução de problemas e a sua criatividade.

E pausas não necessariamente significam lanches! Você poderia bater um papo com um funcionário por alguns minutos, conversar por texto com alguém ou mesmo navegar nas suas redes sociais. Qualquer coisa que não tenha nenhuma relação com o trabalho ajuda a recarregar.

faça intervalos regulares

3. Arrume a Sua Mesa

Nada é mais estressante e provoca mais ansiedade do que uma mesa de trabalho entulhada!

Pesquisas mostram que 41% dos funcionários acreditam que uma área de trabalho limpa e organizada melhora sua produtividade, ao passo que 21% dizem que uma mesa atulhada aumenta sua carga de trabalho e tem um impacto negativo em sua eficiência no trabalho.

Então, como manter a sua mesa arrumada? Simplesmente guarde tudo, exceto as coisas que você vai precisar no projeto em que está trabalhando. E depois que tiver terminado, prepare a sua mesa para o dia seguinte, para que quando você voltar ao trabalho, a sua mesa esteja organizada.

arrume a sua mesa

4. Ative a Sua Criatividade com Música

Música é alimento para a alma. Falando de modo geral, ela reduz o estresse e eleva o seu humor.

No que diz respeito a ouvir música durante o trabalho, 71% das pessoas dizem que isso as ajuda a serem mais produtivas.

Então, se você tiver uma playlist que te anime quando você está pra baixo, ou que dê um jeito no seu humor instantaneamente, ouça à vontade quando você sentir que a sua eficiência no trabalho está se esgotando.

Mas limite isso a apenas alguns minutos. Nós não queremos que você se meta em problemas por curtir a música enquanto o seu chefe estiver por perto!

ative a sua criatividade com música

5. Mantenha uma Lista de Distrações

Você já esteve tão profundamente consumido pelo trabalho e de repente se lembrou que precisava pagar uma conta, ou teve uma ideia legal para uma postagem nas redes sociais? E esse pensamento continuou te perturbando até que você finalmente acabasse perdendo o interesse na tarefa sendo realizada?

Bem, é muito comum se distrair com coisas pequenas durante o trabalho. Mas nós temos uma solução!

Faça uma lista de distrações!

Anote todos os pensamentos desnecessários que aparecerem, e depois volte ao trabalho. Claro que esses pensamentos são importantes, mas não naquele momento. No momento, você precisa trabalhar no projeto que precisa ser enviado até à noite.

Esta técnica pode parecer estranha, mas ela é muito poderosa e ajuda a afastar os pensamentos distrativos.

6. Use Ferramentas Colaborativas

Se você quer melhorar a eficiência do fluxo de trabalho do seu time, recorra a ferramentas colaborativas. Esses softwares não só ajudam os funcionários a trabalhar simultaneamente num projeto, como também levam a um aumento na velocidade e na produtividade.

Além disso, eles ajudam a passar de sistemas baseados em papel para softwares baseados em nuvem, como o Wondershare Document Cloud, tornando o gerenciamento de documentos mais fácil e organizado. Você pode facilmente armazenar, assinar, editar e compartilhar arquivos com seus colegas sem medo de que eles se percam.

Wondershare Document Cloud

Armazenamento em nuvem premium de 100 GB

Assinatura Eletrônica de Alta Qualidade

Anotação Online Colaborativa

Compartilhamento de arquivos fácil e rápido

Então, o que você está esperando? Invista em serviços baseados em nuvem e torne a sua vida mais fácil.

7. Faça Reuniões Breves e Objetivas

Reuniões empresariais! Aquelas longas e tediosas reuniões empresariais que parecem nunca ter fim!

Você pode viver na ilusão de que reuniões são benéficas, mas a verdade é que reuniões empresariais são os maiores obstáculos para a eficiência no trabalho.

65% dos gerentes relataram que as reuniões os impedem de completar seu trabalho.

E essa nem é a pior parte!

91% dos funcionários confessaram que sonham acordados durante as reuniões, ao passo que 39% já dormiram! Sim, dormiram!

Para impulsionar a produtividade, mantenha as reuniões breves, preferivelmente de 10 a 15 minutos apenas. Na verdade, aqui tem um fluxograma da Harvard Business Review para ajudar você:

faça reuniões breves e objetivas

8. Concentre-se no Seu Bem-Estar

A última dica para melhorar a produtividade no trabalho é a mais importante – O seu bem-estar!

Você pode fazer quantas pausas quiser, arrumar a sua mesa ou priorizar as suas tarefas, mas se você não estiver cuidando de si mesmo, nada vai funcionar!

Durma o suficiente, se exercite e, mais importante, coma de maneira saudável. Quando você estiver se sentindo bem por dentro, você poderá se concentrar melhor no seu trabalho.

Lembre-se! Os seus hábitos pessoais desempenham um papel integral na melhora da sua eficiência no trabalho.

Resumindo

Embora todo mundo queira aproveitar ao máximo seu dia de trabalho, a diminuição de eficiência no trabalho geralmente aparece. Pode haver incontáveis razões para ser improdutivo. Porém, você sempre pode subir na escada da produtividade incorporando as dicas discutidas neste artigo à sua rotina diária.

Mas lembre-se de começar com uma dica por vez. Pequenas mudanças no seu dia de trabalho eventualmente levarão a mudanças significativas na sua eficiência no trabalho!