Razões Para Você Eliminar a Papelada

Se você já teve que procurar em pilhas em cima de pilhas de pastas para encontrar um único documento, você certamente entende o quanto isso pode consumir tempo.

Não seria conveniente se você simplesmente digitasse o nome do arquivo num computador e apertasse enter para que ele aparecesse na tela?

Isso é possível se você optar por eliminar a papelada.

Mas quais são os benefícios de eliminar a papelada nos negócios, e quais são os melhores apps para eliminar a papelada? Você vai descobrir tudo isso e mais neste artigo.

Benefícios de Eliminar a Papelada

Não importa se você é uma startup ou um negócio estabelecido, eliminar a papelada até certo ponto é uma boa ideia.

Estes são alguns dos benefícios de eliminar a papelada que certamente vão inspirar você a diminuir os papéis na sua empresa:

1. Mais Organização e Eficiência

Você sabia que uma pessoa em média gasta 10 minutos por dia procurando por documentos perdidos? Isso dá 6 meses da sua vida! Você pode economizar esses 6 meses eliminando a papelada.

Manter uma pilha bagunçada de papéis soltos não só causa desorganização, como também afeta diretamente a sua eficiência. Então, se você quiser melhorar a imagem da sua empresa sendo profissional e eficiente, você precisa eliminar o papel!

2. Colaboração Descomplicada

Um documento disponível na forma impressa provavelmente ficaria com uma pessoa e teria que ser fotocopiado e distribuído entre as outas, aumentando os custos. O problema causado se alguém perdesse o documento seria outra história.

Não seria conveniente se o mesmo documento estivesse prontamente acessível para qualquer um que precisasse dele? É por isso que você precisa trocar para documentos digitais para mais facilidade no acesso, compartilhamento e edição, tudo com custos reduzidos. Em outras palavras, eliminar a papelada é a chave para uma colaboração descomplicada.

3. Backups

A melhor parte de eliminar a papelada são as múltiplas opções de backup, diferente dos documentos impressos, que se perdem para sempre se forem jogados fora acidentalmente!

Com os documentos eletrônicos, você poderia salvar seus dados importantes num disco rígido externo, num pen drive ou num sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem, como o Wondershare PDFelement Cloud que oferece backups pré-agendados, deixando você tranquilo!

Wondershare PDFelement Cloud

Armazenamento em nuvem premium de 100 GB

Assinatura Eletrônica de Alta Qualidade

Anotação Online Colaborativa

Compartilhamento de arquivos fácil e rápido

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4. Segurança Ambiental

São necessárias cerca de 24 árvores para fazer 1 tonelada de papel, e com 422 milhões de toneladas métricas de papel usadas por ano, imagine o número de árvores cortadas para fabricação de papel!

Eliminar os papéis do dia-a-dia das empresas e optar por opções sem papel não é só ambientalmente seguro, como diminui o consumo de energia pelo uso de impressoras, copiadoras e aparelhos de fax.

Então, elimine a papelada, seja verde!

5. Economia de Dinheiro

Quando todos os seus documentos de escritório são baseados em papel, você gasta aproximadamente $983 em papel, $500 em pastas e etiquetas, $6113 em tinta, $2148 numa impressora ou copiadora preto e branco e $1880 numa impressora ou copiadora colorida, de acordo com o eFileCabinet.

Isso dá cerca de $11.624 por ano!

Você pode reduzir esse número em 85% se eliminar a papelada.

6. Segurança Aumentada

Falando em custos adicionais, nós não podemos ignorar a presença de armários de arquivos trancáveis e trituradoras de papel nos escritórios por motivos de segurança. Eles não só ocupam muito espaço no escritório, como também fracassam em proporcionar uma segurança à prova de falhas.

E a privacidade e a proteção de dados é a preocupação primária das empresas e de seus clientes.

Por isso, você terá que ir além dos armários e das trituradoras; você terá que eliminar a papelada. Opte por sistemas baseados em nuvem para guardar os seus documentos importantes. Há várias opções, incluindo o Wondershare PDFelement Cloud, para este propósito.

7. Paz de Espírito

Suportar a bagunça e a fadiga de verificar pastas para encontrar um único documento certamente pode deixar você num estado de nervos. Por outro lado, eliminar a papelada definitivamente pode reduzir o seu estresse e deixar você tranquilo graças ao fluxo de trabalho simplificado, à facilidade de acesso aos documentos e à segurança melhorada.

Se estes 7 benefícios de eliminar a papelada não convenceram você a trocar para o eletrônico, eu não sei o que vai!

No entanto, se você está decidido a trocar para opções mais seguras e custo-eficientes, aqui vão alguns dos melhores apps para eliminar a papelada.

Melhores Apps para Eliminar a Papelada

Armários de arquivos transbordando? Aquela pilha crescente de recibos na sua mesa?

Os apps a seguir vão ajudar você a cuidar desses problemas:

1. Wondershare PDFelement Cloud

Um dos melhores apps para eliminar a papelada é o Wondershare PDFelement Cloud. Esta ferramenta baseada em navegadores é uma solução completa de gerenciamento de documentos que oferece segurança de dados de nível bancário e é acessível por múltiplos sistemas, incluindo Windows, Linux, macOS, iOS e Android.

Outros recursos úteis oferecidos por esta ferramenta incluem 100GB de armazenamento na nuvem, assinaturas eletrônica e coleta de feedback de outras pessoas através do uso de destaque, sublinhado e comentários. E isso não é tudo! Você também pode compartilhar documentos com seus colegas e acompanhar todo o processo.

2. Box

Se você está procurando por um app que mantenha todos os seus documentos digitalizados em um só lugar, você deveria dar uma chance ao Box. Ele é um sistema baseado em nuvem que ajuda a gerenciar e compartilhar os seus arquivos seguramente, de acordo com as leias e normas de privacidade, incluindo o RGPD o Programa Federal de Gerenciamento de Riscos e Autorização, entre outros.

Os recursos colaborativos impecáveis, completos com segurança robusta e acesso fácil por todos os dispositivos, fazem dele um app confiável usado por organizações proeminentes do mundo todo.

3. IDrive

Armazenar todos os seus documentos importantes num computador ou num armazenamento externo é uma boa ideia, mas existe sempre o risco de perder os seus dados se eles forem corrompidos. É aí que o IDrive vem ao seu resgate.

Ele oferece as melhores opções de backup e armazenamento na nuvem, e a melhor parte é que você pode usar uma única conta para fazer backup de todos os seus dispositivos, como PC, Mac, iPad, iPhone e Android. Ele tem a opção de atualização automática, que, quando ativada, faz o backup constante do seu computador. Além disso, ele mantém você informado sobre todas as atividades enviando relatórios regulares do status do backup. Com o IDrive, você nunca perde nada!

4. Invoicely

Se recibos e notas fiscais estão ocupando muito espaço na sua mesa de escritório, está na hora de trocar para uma solução de faturamento sem papel. O Invoicely é uma plataforma de faturamento baseado na web que ajuda você a enviar e receber notas fiscais enquanto acompanha as despesas e os lucros simultaneamente.

Então, se você está gerindo múltiplos negócios e está tendo problemas para acompanhar as atividades, esta ferramenta online certamente vai otimizar todos os processos em um só lugar, com segurança completa.

5. PandaDoc

Um software projetado explicitamente para automação de documentos, o PandaDoc é uma ferramenta multiuso para criar, editar, assinar, enviar e monitorar documentos de aparência profissional. Ele oferece vários modelos e campos customizados que você pode usar para criar documentos impressionantes num instante.

Além disso, ele tem várias ferramentas colaborativas, opções de notificação e dicas de aperfeiçoamento para os seus documentos para fazê-los trabalhar para você.

6. FineScanner

Se você procura por uma maneira fácil de digitalizar os seus documentos, você definitivamente precisa do FineScanner. Usando este app, você pode escanear facilmente os seus documentos e convertê-los em formatos editáveis como Word, Excel e PDF.

Além disso, ele tem um recurso de reconhecimento de imagem em texto que ajuda a pesquisar por documentos escaneados facilmente usando palavras-chave. Então, elimine os custos de escaneamento de documentos e adquira esta ferramenta para transformar seus documentos físicos em digitais.

7. Asana

Se você está cansado de manter um calendário ou um organizador, o Asana pode lhe dar uma mãozinha! Ele é um app de gerenciamento de projeto que é ideal para colaboração de times. Você pode usá-lo para criar grupos, listar tarefas que precisam ser feitas, atribuí-las a outros membros e ter uma visão geral de todas as atividades que precisam ser realizadas, tudo completo com detalhes e prazos.

Então, se você quer otimizar as suas tarefas do dia-a-dia, o Asana é a escolha ideal.

Embora esses 7 apps possam ajudar a gerir tudo impecavelmente depois que você eliminar a papelada, você ainda vai precisar ter uma noção de como gerenciar tudo eletronicamente.

E para isso, nós reunimos algumas dicas para eliminar a papelada.

Dicas Para Eliminar a Papelada

Agora que você está pronto para eliminar o papel do seu escritório, aqui vão algumas dicas para você seguir:

1. Abordagem Progressista

Você provavelmente tem um monte de documentos de papel do passado empilhados em algum canto do seu escritório. O primeiro passo para eliminar a papelada é esquecer essa pilha! Use a abordagem progressista e foque no que você tem que fazer agora conforme diminui o uso do papel. Apenas certifique-se de que não há nenhuma adição no que já foi acumulado.

2. Invista em Serviços de Gerenciamento de Projetos e Documentos

A segunda dica para eliminar a papelada é adquirir apps ou serviços que auxiliem você na sua decisão. Para começar, opte por apps de listas de afazeres, serviços de armazenamento na nuvem, softwares de escaneamento e ferramentas de assinatura digital, sendo que alguns nós já mencionamos acima.

3. Use Formulários Digitais

Se você coleta informações através de questionários ou pesquisas, opte por formulários digitais, em vez de formulários de papel. Eles serão mais fáceis de preencher e gerenciar.

Resumindo

A maioria das empresas, grandes ou pequenas, está eliminando a papelada para poupar custos e ser mais organizada. Você pode fazer isso também! Mas não pegue muito pesado consigo mesmo e com seus funcionários. Este é um processo gradual que precisa ser feito um passo de cada vez.

Então elimine a papelada, comece hoje e veja como uma pequena mudança beneficia muito o seu negócio!