Uma estação de trabalho bagunçada, armários de arquivos ocupando todos os espaços disponíveis no escritório, pilhas de pastas de arquivos e pilhas de documentos que nunca parecem acabar!
É assim que é um escritório normal.
Mas por que ser mediano quando você pode ser extraordinário livrando-se dessas pastas de arquivos e documentos em papel e implementando um sistema de gerenciamento de documentos?
Neste artigo, vamos contar o que é um software de gerenciamento de documentos, por que você deve mudar para ele, e quais são alguns dos melhores sistemas de gerenciamento de documentos que andam por aí.
O que é um Sistema de Gerenciamento de Documentos?
Como o próprio nome indica, um sistema de gerenciamento de documentos ou software de gerenciamento de documentos é usado para organizar, armazenar, editar, compartilhar e proteger documentos importantes.
Geralmente é baseado na cloud e é um dos sistemas essenciais que ajudam a fazer com que o seu escritório funcione sem papel.
Mas como é que um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos é melhor do que um sistema tradicional com papel?
Vamos lá ficar a saber!
Por que você deve mudar para um software de gerenciamento de documentos?
As nossas recomendações dos melhores softwares de gerenciamento de documentos
Por que Você Deve Mudar para um Software de Gerenciamento de Documentos?
Muitas pessoas acham difícil mudar de papel para sem papel. Se você é uma dessas pessoas, tenho certeza de que os seguintes motivos para optar por um sistema de gerenciamento de documentos ajudarão você a tomar uma decisão definitiva:
Por que Você Deve Mudar para um Sistema de Gerenciamento de Documentos? |
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| 1 | Economiza espaço | |
| 2 | Funciona como uma ferramenta de backup/recuperação | |
| 3 | Proporciona segurança infalível | |
| 4 | Simplifica o seu fluxo de trabalho | |
| 5 | Auxilia na colaboração em equipe | |
1. Economiza Espaço
Sabia que os documentos físicos guardados num escritório ocupam quase 15% do espaço? Deixando de haver armários de arquivos e caixas de armazenamento de pastas, você conseguirá poupar espaço no seu escritório, tornando-o mais espaçoso e agradável. No entanto, nem todos os documentos podem ser digitalizados; portanto, você pode alocar uma divisão à parte para os guardar lá.
2. Funciona como um Backup/Recuperação
Um dos maiores riscos de manter cópias impressas de documentos importantes é perdê-los num incêndio, numa inundação, num terremoto ou até mesmo serem roubados. E acredite, é muito difícil recuperar tais documentos e pode colocar o seu negócio em risco.
Manter todos os seus arquivos armazenados num sistema eletrônico de gerenciamento de documentos é o caminho certo. Ele é como uma opção de backup e recuperação de arquivos, para o caso de você perder os seus dados.
3. Proporciona Segurança Infalível
Se você tiver documentos em papel, você não consegue acompanhar quem os acessou ou efetuou alterações neles.
E como 41% das empresas tem mais de 1000 arquivos com dados confidenciais, como informações de cartão de crédito, a segurança é uma grande preocupação.
No entanto, o uso de um sistema de gerenciamento de documentos não só proporciona segurança a nível bancário, mas permite que você saiba quem visualizou os arquivos, quem os acessou e quem os alterou, e em que data e hora.
Portanto, tudo é rastreável, o que é uma grande vantagem!
4. Simplifica o Seu Fluxo de Trabalho
Gerenciar documentos fisicamente não só é um incômodo, mas também leva à falta de produtividade.
Aqui está a prova:
Um funcionário passa em média quase 40% do dia procurando documentos impressos.
E isso não é tudo!
Uma pesquisa recente mostra que 49% dos funcionários tiveram dificuldade em procurar documentos, enquanto 43% enfrentaram problemas ao compartilhá-los.
Com tantos percalços, a ineficiência é iminente!
Por outro lado, um software de gerenciamento de documentos simplifica o seu fluxo de trabalho, torna a localização de documentos moleza e o compartilhamento canja laranja.
Então, o que vai fazer? Vai passar horas procurando por documentos ou prefere encontrá-los com um só clique? A escolha é sua!
5. Auxilia na Colaboração em Equipe
A colaboração em equipe é muito importante para o sucesso, e só como se torna difícil trabalhar em conjunto em documentos impressos, 75% of 75% das equipes multifuncionais acabam sendo contraproducentes.
A solução para isso é simples! Obtenha uma ferramenta colaborativa, um sistema de gerenciamento de documentos que ajude as equipes a trabalhar em conjunto no mesmo projeto e mantenha-se sempre a par sobre o seu progresso.
Não há necessidade de andar com um pedaço de papel dum lado para o outro desperdiçando preciosas horas de trabalho!
Então, quais são alguns dos principais sistemas de gerenciamento de documentos disponíveis que o podem ajudar a economizar espaço, manter os seus arquivos seguros e melhorar os fluxos de trabalho e a colaboração em equipe?
As nossas recomendações dos melhores software de gerenciamento de documentos
Você encontrará imensos sistemas de gerenciamento de documentos por aí, mas nem todos têm tantos recursos como os que listamos aqui.
Os 7 Melhores Sistemas de Gerenciamento de Documentos |
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| 1 | Wondershare Document Cloud | |
| 2 | Bitrix24 | |
| 3 | Microsoft SharePoint Online | |
| 4 | DocuWare Cloud | |
| 5 | OnlyOffice | |
| 6 | Legito | |
| 7 | Confluence | |
1. Wondershare Document Cloud
A nossa primeira escolha para a melhor solução de gerenciamento de documentos é a Wondershare Document Cloud.
É uma ferramenta baseada na cloud que ajuda você a editar, assinar, compartilhar e a acompanhar documentos. A cloud tem 1GB de armazenamento gratuito e até 100GB por um preço reduzido.
O recurso pelo qual esta ferramenta é conhecida é a assinatura eletrônica, com a qual você pode facilmente assinar ou obter assinaturas de outras pessoas para vincular documentos legalmente. E o melhor é que você pode acessar os documentos de qualquer sistema operacional sem ter de passar pelo incômodo de ter de baixar algum software.
No entanto, se você desejar editar PDFs no seu desktop, você pode obter PDFelement Pro DC que tem a Document Cloud incorporada nele. Em suma, você pode baixar rapidamente PDFs da Document Cloud diretamente para o PDFelement, editá-los e voltá-los a carregar lá!
Wondershare PDFelement Pro
Simplifique seu fluxo de trabalho com a nuvem de documentos para PDFelement.
2. Bitrix24
Outro software de gerenciamento de documentos que nos chamou a atenção foi o Bitrix24. Ele disponibiliza armazenamento na cloud, assim como armazenamento no local (armazenamento na cloud privado e pessoal). Além do armazenamento, esta plataforma multifuncional oferece o compartilhamento de arquivos, sincronização de arquivos, edição de vários usuários e acesso off-line a arquivos.
Para além disso, você também o pode usar em teleconferências, conversas e pode agilizar e marcar os seus projetos.
Resumindo, ele funciona como um escritório virtual do seu negócio. Portanto, se você quer que todas as suas tarefas de negócios do dia-a-dia estejam num só lugar, onde toda a equipe pode colaborar e trabalhar simultaneamente, você precisa obter o Bitrix24.
3. Microsoft SharePoint Online
Se você é uma empresa de larga escala que procura uma solução de gerenciamento de documentos que seja de tecnologia ponta, então, escolha o Microsoft SharePoint Online.
Disponível para Android, iOS e Windows, você pode usar este app para compartilhar e gerenciar documentos enquanto pode colaborar com a sua equipe em toda a organização. É uma ferramenta que não só cuida do gerenciamento e armazenamento de documentos, mas também lhe permite organizar as suas tarefas e trabalhar em projetos simultaneamente com os seus colegas.
4. DocuWare Cloud
A DocuWare Cloud é um dos sistemas de gerenciamento de documentos mais antigos que existem. Ele tem muitas características impressionantes que o diferenciam dos outros, incluindo a importação de documentos, a manipulação de formulários, o processamento de faturas e a entrada de campos de dados.
Não só isso, mas também ajuda na automação do fluxo de trabalho, que é essencial para um negócio produtivo.
5. OnlyOffice
OnlyOffice é um sistema de gerenciamento de documentos de nível comercial concebido especificamente para pequenas e médias empresas. Embora, ele sirva para muito mais do que apenas armazenamento na cloud, como um escritório virtual inteiro, vamos nos ater aos recursos básicos que proporcionam soluções de gerenciamento de documentos.
As empresas podem usar essa ferramenta incrível para criar e editar arquivos totalmente compatíveis com os formatos do MS Office. Ele também tem recursos para coeditar documentos, revisá-los, discuti-los via chat e deixar comentários. O recurso de histórico de versões também é bastante útil no que toca a restaurar versões mais antigas dum documento em vez de começar tudo do zero.
Então, este software de produtividade recheado de recursos é tudo o que você precisa para trabalhar.
6. Legito
Legito é um sistema de gerenciamento de documentos completo que permite armazenar, analisar, automatizar, elaborar, assinar, gerenciar e compartilhar os seus documentos oficiais com a maior facilidade e conveniência.
É uma ferramenta baseada na Web que permite salvar os seus documentos como modelos para uso futuro, o que ajuda a reduzir o tempo de elaboração em 90%. O recurso de trilha de auditoria torna o histórico de documentos visível para que você possa ver quem fez o quê e quando. Além disso, você pode fazer uma lista das suas tarefas com prazos, para que você cumpra sempre os seus prazos.
Com tantas características inovadoras, não acho que um preço ligeiramente elevado seja um impedimento.
7. Confluence
Se você está procurando uma solução de gerenciamento eficiente de documentos para armazenar e compartilhar dados para o seu negócio inteiro, você deve dar uma chance a Confluence.
Ele tem um recurso de busca avançado que ajuda você a localizar documentos sem esforço.
Mas ainda há mais!
Ao criar um novo documento, você pode escolher uma página em branco ou um modelo da biblioteca de 75 modelos personalizáveis, incluindo relatórios, planejadores, formulários, etc. No que diz respeito à colaboração, você pode editar documentos com a sua equipe em tempo real, deixar comentários e até mesmo ter discussões usando emojis e GIFs para adicionar um elemento de diversão durante o trabalho.
Portanto, Confluence não é só um mero sistema de gestão de documentos; Na verdade, é todo um espaço de trabalho para reunir toda a organização, não importa onde estejam.
Palavras Finais
Um sistema de gerenciamento de documentos é altamente eficaz para gerenciar e fazer crescer o seu negócio, seja em pequena escala ou a nível corporativo. Ele ajuda você a passar a trabalhar sem papel, proporciona uma segurança robusta para documentos contendo informações confidenciais e atua como uma opção de recuperação de problemas com documentos.
Com tantos benefícios, também ajuda a agilizar o seu fluxo de trabalho para aumentar a sua produtividade.
Portanto, invista num software de gerenciamento de documentos recheado de recursos para ser mais eficiente e melhorar o seu negócio em geral.